E-procurement: quais as tecnologias disponíveis hoje em dia para área de suprimentos

e-procurement

A indústria deu um grande salto no que diz respeito à tecnologia. Hoje, sensores, inteligência artificial e softwares já são comuns em linhas de produção de todos os segmentos. Em contrapartida, um departamento vital para o sucesso de qualquer empresa segue um pouco distante de tantas inovações. Estamos falando da área de compras, que ainda carece de inovações que facilitem o dia dos profissionais, como o e-procurement. Pode ser que a sua empresa até conte com ERP. Acontece que, além do alto custo para implantação e utilização, ele é focado em solucionar os processos financeiros e nem sempre conseguem suprir todas as interfaces do dia a dia dos compradores.

As tecnologias disponíveis atualmente para a área de suprimentos não visam a substituição do ERP, mas, sim, complementá-lo. A intenção é dar a esse departamento ferramentas que tornem o trabalho mais estratégico, produtivo e alinhado aos objetivos da empresa. E as inovações em e-procurement são muitas! Para ajudá-lo a entendê-las melhor, separamos algumas das mais importantes e viáveis. Acompanhe!

As 3 principais tecnologias de e-procurement

Processos morosos, retrabalhos, desencontro de informações, relacionamento estagnado com os fornecedores… Quem ainda não conta com boas soluções para e-procurement, sabe que esses problemas são comuns no dia a dia da área de compras.

Mais do que tornar o fluxo trabalhoso e longo, o modo “analógico” tem outras grandes desvantagens. As principais, sem dúvidas, são a dificuldade de obter dados e métricas para análises e tomada de decisão assertivas. Não podemos ignorar, também, o tempo que os compradores levam para conseguir essas informações ou executar tarefas simples do dia a dia, como negociar com fornecedores. Hoje, o profissional de compras 4.0 deve se dedicar a questões mais estratégicas, como encontrar gargalos onerosos e garantir o saving, ou seja, a economia, nas negociações e contratos. Veja como as tecnologias abaixo ajudam os processos na área.

Marketplace corporativo

Mesmo que a área de compras lide com um enorme volume de requisições, os compradores sabem que muitas delas são aquisições recorrentes. Itens como materiais de limpeza, de escritório e papel para impressões são apenas alguns exemplos. Entretanto, todos esses pedidos precisam ser orçados, avaliados e solicitados. Com um marketplace corporativo, a equipe ganha agilidade por meio de transações seguras e transparentes com parceiros já homologados.

Em empresas que adotam esse modelo, o ganho de produtividade fica em torno de 30%. Além disso, há uma redução no ciclo de compra de até 40%, uma vez que as aquisições podem ser realizadas pelas próprias áreas, mantendo as regras de compliance definidas pela empresa. Aderir a um marketplace corporativo, possibilita conhecer novos produtos e fornecedores, estabelecer ou escolher condições de pagamento diferentes e, talvez, muito mais atrativas. É uma ótima opção para oxigenar a base e evitar a dependência de poucos parceiros.

Softwares de homologação

Nesse modelo, as soluções mais completas possibilitam outra maneira de gerenciar os fornecedores. Caso a empresa deseje manter os fornecedores que já tem, plataformas de homologação que ajudam a organizar e agilizar esse processo. O que isso significa? Os softwares geram recorrência dos vencimentos de cadastros e documentos, tirando essa dependência de controle manual. Além disso, oferecem integrações com órgãos públicos ou consultas dos documentos necessários para cada tipo de parceiro.

Já existem ferramentas que disponibilizam essas facilidades através de módulos que podem, ou não, serem integrados aos sistemas internos que sua empresa já utiliza, complementando assim suas funções. Com as tecnologias em nuvem e os modelos de negócios SaaS (Software as a Service), novas plataformas já conseguem maior flexibilidade nos custos e pagamentos, facilitando também a implantação. Por meio das soluções para homologação, é possível, ainda:

  • melhorar e facilitar o relacionamento com os fornecedores, que passam a ter mais visibilidade do processo
  • customizar formulários e fluxos de aprovação por tipo de categoria;
  • definir a frequência de atualização de cada documento;
  • relatórios para acompanhamento dos cadastros;

Cotações e leilões eletrônicos

Negociar on-line com os fornecedores, através das soluções de e-procurement permite ter todos os processos seguros, auditados e com transparência das informações para compradores e fornecedores. No caso das cotações, é possível criar uma única, com diversos fornecedores ao mesmo tempo. Isso porque as plataformas equalizam as respostas de forma automática, facilitando a tomada de decisão.

No leilão eletrônico, praticamente todos os aspectos de um modelo tradicional de negociação são replicados, mas ganha-se bastante agilidade no processo. Além do que, é uma forma mais agressiva de negociação, que costuma alcançar bons resultados, pois permite a participação de fornecedores equiparados e que se dispõe a negociar em um curto período de tempo.

Além de reduzir os custos com viagens, reuniões e comunicação, os leilões eletrônicos asseguram transações transparentes. Critérios de decisão, processo de tomada de

preços e condições comerciais são claros para todos os envolvidos, o que evita situações chatas, como rumores de favorecimento.

Como mencionamos, as plataformas mais completas conseguem disponibilizar diversos serviços diferentes de e-procurement no formato de módulos. A ideia é que sua empresa melhore os processos internos, usando a tecnologia como aliada no dia a dia do comprador, automatizando uma série de tarefas operacionais e nutrindo a área de suprimentos com dados importantes para a tomada de decisão. Veja como o uso de tecnologia na área de compras pode reduzir o trabalho operacional neste artigo.

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