Gestão de compras: controle digital de contratos traz transparência e rapidez a todo o processo.
Gestão de compras com automação de contratos evita perdas e atrasos no supply chain.
Os contratos estão presentes em toda a cadeia de suprimentos… Desde a compra de insumos até o transporte e armazenamento, um acordo entre as empresas precisa ser sempre validado e, mais importante, acompanhado. Por isso, na gestão de compras, sabemos que qualquer falha em um desses contratos pode levar a perdas para ambas as parceiras ou até desabastecimento de produtos e paralisação de produções.
Já imaginou como é fácil perder um email no meio de centenas? Ou até mesmo como é difícil acompanhar o contrato que um colega que entrou de férias iniciou? E o tempo que leva para encontrar um orçamento em papel nos arquivos?
Um estudo da World Commerce & Contracting (WorldCC) afirma que administrar contratos manualmente pode resultar em perdas anuais de até 9,15% para as empresas, devido à ineficiência desse tipo de gestão.
É por isso que a automatização e digitalização tem tornado o trabalho da área de compras cada vez mais fácil. Afinal, o uso da tecnologia surgiu exatamente para evitar que processos importantes como a gestão de contratos tenham complicações desnecessárias.
Em uma plataforma de compras, por exemplo, além de automatizar diversas etapas do processo, é possível que as equipes de uma empresa consigam monitorar e controlar melhor seus contratos com mecanismos como workflows e alertas para ganhar vantagens competitivas frente ao mercado atual.
Quais são as vantagens de automatizar contratos?
Quando falamos em soluções de plataformas de compras, uma boa gestão de contratos ganha benefícios que vão desde agilidade a qualidade e padronização de processos.
Transparência
Empresas e seus parceiros conseguem visualizar e acompanhar documentos dos dois lados, agilizando assinaturas eletrônicas, mas também permitindo que acompanhem datas de vencimento, renovações, pagamentos e status de contratos, criando até mesmo notificações das etapas mais cruciais, o que torna o processo mais claro e visível para todos.
Compliance
Em plataformas de gestão de compras como a Nimbi, todos conseguem monitorar o andamento do pedido e até mesmo saber que usuário modificou o que e quando, o que garante que empresas possam analisar o desempenho e o SLA de seus compradores, mas também consiga notar divergências de interesses e valores com seus fornecedores.
Rapidez
Com alertas simples automatizados, é possível ter maior controle das obrigações e identificar não comprimentos com maior agilidade, evitando atrasos ou grandes problemas e, assim, tomar providências antes da situação escalar.
Acessível
Uma boa plataforma de compras como o e-Procurement da Nimbi é de fácil e intuitivo acesso. Assim, qualquer fornecedor e empresa consegue acessar o sistema, colocar os dados necessários e acompanhar tudo de maneira digital sem ter grandes instalações.
Padronização
Com a ajuda de uma plataforma como a Nimbi, a empresa consegue criar templates para diferentes tipos de pedidos e contratos, o que dá um ar mais profissional para esse negócio frente ao mercado e ainda garante que as informações necessárias sejam sempre coletadas.
Ter um sistema de gestão de compras faz sua administração de contratos realmente subir de nível e controlar o ciclo de vida do produto de maneira ainda mais madura e inteligente, garantindo que cada etapa legal e ética seja cumprida como deve de acordo com sua política interna, permitindo que a empresa dê mais um passo na evolução digital tão importante hoje em dia.
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