Quais problemas podem surgir da não emissão de documentos para transporte de carga?

Toda empresa precisa ficar atento à regularização fiscal. Mas no setor de transporte de cargas a não emissão de documentos tem consequências ainda mais graves. Manter o controle disso é, de fato, um trabalho complexo. Especialmente, entre aqueles que ainda não digitalizaram esses processos. Até porque algumas mudanças, como a expedição obrigatória de CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte) a partir de 26 de março de 2020, tornam essa gestão ainda mais delicada.

Entre os problemas da não emissão de documentos, o mais evidente, claro, é o custo financeiro. As multas podem ser pesadas e até retroativas. Por exemplo, a aplicada àqueles que descumprem a Tabela Mínima de Frete da ANTT, que revisa os últimos cinco anos. Porém, os danos são bem maiores, se considerarmos, também, aspectos intangíveis do negócio, como a reputação no mercado.

Para esclarecer acerca dos principais problemas que a não emissão de documentos acarreta às transportadoras, elaboramos este artigo. Nele, mostraremos 4 aspectos que são impactados por isso. Acompanhe com atenção e tire suas dúvidas!

4 problemas ocasionados pela não emissão de documentos

Felizmente, a internet trouxe muitas facilidades para a logística de carga. Agora, em grande parte, a emissão de documentos imprescindíveis para o transporte pode ser feita on-line. Entre os principais exemplos, podemos mencionar o CIOT, o CT-e (Conhecimento Eletrônico de Cargas) e o MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais).

Claro, algumas versões impressas ainda precisam estar em posse do motorista. Mas é inegável que a tecnologia tem ajudado os gestores a manterem a emissão de documentos em dia. Nesses casos, grande parte dos problemas abaixo ― senão todos ― são mitigados.

1. Insegurança jurídica

Para a emissão de documentos, muitas plataformas diferentes precisam ser acessadas. Isso faz com que o processo seja caro, burocrático e bastante complexo. Outro ponto é que o gestor deve realizar uma série de outras tarefas, como o planejamento das viagens, paradas e ocupação dos caminhões, além da negociação com os TACs. Essa sobrecarga pode fazer com que sejam cometidos erros que custam caro! Não observar o cumprimento integral às exigências legais de pagamento de frete e vale-pedágio pode gerar multas pesadas para a transportadora.

2. Instabilidade do caixa

Se tem uma coisa que receber uma multa atrapalha, é no planejamento financeiro. Enquanto a palavra de ordem para transportadoras de todo o Brasil é redução de custos, uma penalidade pode comprometer os rendimentos. Além de que esse é um gasto totalmente evitável por meio da emissão de documentos fiscais corretamente.

3. Imagem arranhada no mercado

Até aqui, você leu sobre os prejuízos diretos que a não emissão de documentos no transporte de carga pode trazer. Entretanto, existem danos que não são mensuráveis ― pelo menos não a curto prazo ― e que são tão prejudiciais quanto os financeiros. A reputação do negócio no mercado é um ótimo exemplo. Embarcadores preferem contar com o serviço de transportadoras de confiança, consolidadas. Certamente, algum caso de não emissão de documentos é um fator analisado na hora de fechar uma parceria.

4. Afeta o relacionamento com os motoristas

Os problemas ocasionados pela falta de algum documento fiscal afeta todos os envolvidos na cadeia logística, especialmente, os TACs. Afinal, eles estão na ponta desse processo e estarão cara a cara com a fiscalização. Para quem valoriza o bom relacionamento com os caminhoneiros, cumprir todas as exigências legais e ter os documentos em mãos é fundamental.

Logística 4.0: como a tecnologia pode ajudar o transportador a cumprir as exigências

A gestão de frete não precisa mais ser um trabalho tão operacional e que demanda tanto tempo. Hoje, a logística 4.0 já traz soluções que são aplicáveis a negócios de todos os portes, não sendo mais uma exclusividade dos grandes. Na verdade, automatizar e digitalizar processos que envolvem o transporte de cargas é a única maneira de se manter relevante em um cenário cada vez mais competitivo ― e tecnológico!

Algumas ferramentas, inclusive, estão disponíveis a custo zero e conseguem centralizar grande parte da emissão de documentos em um só local. Além disso, um software de gestão de frete possibilita:

• acesso a todas as informações centralizadas e visibilidade completa da operação, como status de cada demanda e viagem, assim como a previsão dos horários de chegada;
• cálculo do custo do pedágio de acordo com o veículo e preços atualizados de cada praça;
• cálculo automático do Preço Mínimo do Frete com base nas tabelas da ANTT;
• criação de demandas e viagens em poucos minutos;
• oferta de frete e negociação direta com motoristas;
• histórico e documentação de todos os processos;
• Pagamento dos fretes facilitado pelos meios de pagamento digital.

Automatizar essas tarefas permite que os envolvidos no planejamento e emissão de documentos para o transporte de cargas tenham maior controle sobre o trabalho. Além de que a digitalização e facilitação desses processos possibilita que o gestor se dedique a funções muito mais estratégicas e relevantes para o negócio.

Agora que você já sabe quais os problemas mais comuns relacionados a não emissão de documentos para o transporte de cargas, confira, também, o artigo Dificuldade logística não se limita à transporte de carga – é questão de gestão. Boa leitura!