Requisição de compra: entenda sua importância

Por meio do processo de requisição de compra, as necessidades de bens e serviços são identificadas e formalizadas, dando início a todo o ciclo de aquisição que sustenta as atividades das equipes nas empresas.

Assim, ao estabelecer um sistema estruturado de requisição de compras, as empresas podem otimizar a eficiência operacional, garantir o controle adequado dos gastos, minimizar riscos de fraude e manter a conformidade com políticas internas e regulamentos externos.

Neste artigo, entenda como funciona uma requisição de compra e como tornar esse processo mais eficiente na sua empresa. Continue a leitura!

O que é uma requisição de compra?

Uma requisição de compra é um documento formal utilizado por uma empresa para solicitar a aquisição de bens ou serviços necessários para suas operações. Geralmente, essa solicitação é feita por um funcionário autorizado e contém informações detalhadas sobre os itens desejados, como descrição, quantidade, especificações técnicas, prazo de entrega desejado, entre outros detalhes relevantes.

Essa requisição serve como um ponto de partida para o processo de compra, permitindo que o departamento responsável avalie a necessidade do pedido, verifique o orçamento disponível e efetue a compra após obter cotações de fornecedores, negociar termos e condições, e emitir uma ordem de compra.

Como funciona uma requisição de compras?

A requisição de compras funciona a partir de alguns passos. Confira a seguir!

Identificação da necessidade

Um funcionário, ou departamento, identifica a necessidade de determinado produto ou serviço para realizar suas atividades comerciais. Isso pode surgir devido a uma reposição de estoque, necessidade de novos equipamentos, contratação de serviços externos, entre outros motivos.

Preenchimento da requisição

O funcionário ou departamento preenche uma requisição de compra com informações detalhadas sobre o que é necessário, como a descrição do item, quantidade, especificações técnicas, prazo de entrega desejado e qualquer outra informação relevante.

Aprovação interna

A requisição de compra é submetida ao departamento responsável, que pode ser o departamento de compras, gerenciamento financeiro ou outro órgão autorizado. Essa área avalia se a compra é justificada, se está dentro do orçamento disponível e se atende às políticas da empresa.

Obtenção de autorização

Se a requisição atender aos critérios estabelecidos, é aprovada e autorizada para prosseguir com o processo de compra. Isso pode envolver a obtenção de aprovações de níveis superiores, dependendo do valor do pedido.

Processo de compra

Com a autorização, o departamento de compras inicia o processo de obtenção de fornecedores, obtenção de cotações, negociação de termos e condições e eventual emissão de uma ordem de compra.

Execução da compra

Uma vez que a ordem de compra é emitida e aceita pelo fornecedor, a compra é efetivada e o produto ou serviço é adquirido e entregue conforme acordado.

Registro e controle

Todas as etapas do processo de compra são registradas e controladas pela empresa para garantir transparência, conformidade com políticas internas e responsabilidade financeira. Isso pode envolver a manutenção de registros de compras, acompanhamento de entregas e reconciliação de faturas.

Qual é a diferença entre requisição e pedido de compra?

Enquanto a requisição de compra é um documento interno que solicita a compra de itens necessários dentro da empresa, o pedido de compra é um documento externo que formaliza essa solicitação e estabelece os termos da transação com os fornecedores.

Ambos desempenham papéis distintos no processo de aquisição e são essenciais para garantir uma gestão eficiente das compras corporativas.

Veja na tabela abaixo as principais diferenças:

Como fazer uma requisição de compra?

O documento de requisição de compra pode variar dependendo da empresa, da área de atuação e da solicitação, entretanto, existem alguns campos de preenchimento em comum:

• Nome do requisitante e departamento: identificação da pessoa e departamento que está realizando a solicitação de compra.
• Data da requisição: a data em que a solicitação de compra foi feita.
• Descrição do item: detalhes dos itens solicitados, como o nome do produto, especificações técnicas, marca/modelo e outras informações relevantes.
• Quantidade: a quantidade de cada item solicitado.
• Justificativa: explicação do motivo da requisição dos itens, como necessidade de reposição de estoque, demandas operacionais específicas, projetos em andamento, entre outros.
• Prazo de entrega desejado: a data ou prazo desejado para a entrega dos itens solicitados.
• Fornecedor preferencial: se você tiver um fornecedor específico em mente ou se houver requisitos específicos em relação aos fornecedores, isso pode ser incluído na requisição de compra.

Quais são as principais etapas do processo de compras?

As principais etapas de um processo de requisição de compras são: requisição de compra, avaliação de prioridades, análise dos fornecedores e acompanhamento das compras.

Requisição de compra

Essa é a fase inicial em que as necessidades de compra são identificadas e registradas. Os funcionários ou departamentos que necessitam de bens ou serviços preenchem uma solicitação de compra, detalhando os itens necessários, quantidades, justificativas para a compra e outras informações relevantes. Essas requisições são então submetidas ao processo de aprovação.

Avaliação de prioridades

Nessa etapa, as requisições de compra são avaliadas e priorizadas com base em diversos critérios, como urgência, importância estratégica, disponibilidade de recursos, entre outros. É essencial classificar e categorizar as requisições para estabelecer uma ordem de compra e suas prioridades. 

Dessa forma, é possível garantir que os recursos sejam alocados de forma eficiente e que as compras mais críticas sejam atendidas primeiro.

Análise dos fornecedores

Após a priorização das requisições, o próximo passo é realizar uma análise dos fornecedores potenciais. A seleção dos fornecedores adequados é fundamental para garantir a qualidade e o sucesso das compras.

Para isso, é preciso pesquisar e avaliar diferentes fornecedores com base em critérios como qualidade dos produtos, reputação, preço, prazos de entrega, condições contratuais, entre outros.

Acompanhamento das compras

Uma vez que as compras são realizadas, é importante acompanhar o processo de entrega e garantir que os itens sejam recebidos de acordo com o esperado. Dessa forma, é indispensável verificar se os produtos estão conforme as especificações, se foram entregues no prazo acordado e se não há danos ou problemas de qualidade.

Qualquer discrepância ou problema deve ser tratado prontamente com o fornecedor para garantir uma resolução rápida e satisfatória.

Essas quatro etapas formam um processo básico de requisição de compras, que pode ser adaptado e personalizado conforme as necessidades e políticas específicas de cada organização. O objetivo é garantir que as compras sejam feitas de forma eficiente, econômica e satisfatória para atender às necessidades da empresa.

Qual a importância da implementação de um processo de requisições de compra?

Um processo de requisição de compras eficiente contribui para uma gestão mais transparente, eficiente e estratégica dos recursos da empresa, garantindo conformidade, controle e prevenção de fraudes. Confira mais detalhes abaixo!

Maior controle sobre as compras

Um processo de requisições de compra permite uma gestão mais estruturada e controlada das aquisições a partir da definição de fluxos de trabalho claros, aprovações adequadas e monitoramento do status das requisições.

Assim, é possível evitar compras desnecessárias ou não autorizadas, garantindo que os recursos da empresa sejam utilizados de forma eficiente.

Facilita a estratégia de aquisições

Ao implementar um processo de requisições de compra, as empresas podem alinhar suas aquisições com suas metas e objetivos estratégicos. Para isso, é preciso realizar uma avaliação das necessidades do negócio, a identificação de fornecedores adequados e a negociação de termos favoráveis.

Com um processo estruturado, a empresa pode tomar decisões mais informadas e estratégicas em relação às suas compras.

Visibilidade dos gastos e investimentos

Um processo de requisições de compra fornece visibilidade total sobre os gastos e investimentos da empresa. Isso inclui o rastreamento de todas as requisições de compra, aprovações, ordens de compra e pagamentos.

Tendo essa visibilidade, a empresa pode identificar áreas de gastos excessivos, oportunidades de economia e padrões de compra que podem ser otimizados.

Prevenção de golpes e fraudes na empresa

Um processo de requisições de compra bem definido e controlado ajuda a prevenir golpes e fraudes na empresa. Para isso, deve-se implementar controles rigorosos de aprovação, a verificação da legitimidade das requisições e a detecção de atividades suspeitas.

Evita pedidos duplicados

Um processo de requisições de compra ajuda a evitar pedidos duplicados, garantindo que cada solicitação seja devidamente registrada, revisada e aprovada antes da emissão de uma ordem de compra. Assim, é possível reduzir o desperdício de recursos e evitar custos desnecessários associados a compras duplicadas ou não autorizadas.

Como agilizar e tornar mais eficiente o processo de compras?

Aqui estão três dicas para melhorar e agilizar o processo de solicitação de compras:

Centralize as informações

Conte com uma plataforma de gestão de processos, como a Nimbi, para centralizar todas as solicitações de compra em um único lugar, de modo a evitar erros, perda de informações e retrabalho.

Torne os processos mais visíveis

Estruture um fluxo de trabalho claro e compreensível para o processo de compras, garantindo que todos os membros da equipe tenham visibilidade sobre as etapas do processo, os responsáveis por cada atividade e os prazos envolvidos. Isso facilita a colaboração, o acompanhamento do progresso e a identificação de possíveis gargalos ou atrasos.

Automatize tarefas manuais e repetitivas

Utilize ferramentas de automação para simplificar tarefas manuais e repetitivas, como a geração de pedidos de compra, notificações de aprovação e acompanhamento de fornecedores. Com isso, é possível reduzir o tempo gasto em atividades operacionais e liberar recursos para atividades mais estratégicas.

Análise e melhoria contínua

Realize análises periódicas do processo de compras para identificar oportunidades de melhoria e otimização. A partir disso, pode ser possível localizar fornecedores mais eficientes, rever as políticas de aprovação e os fluxos de trabalho, e a implementar novas tecnologias ou práticas recomendadas.

Para agilizar e tornar o processo de requisição de compra mais eficiente, você pode contar com a solução de gestão de compras da Nimbi, que oferece uma plataforma completa para otimizar todos os aspectos do processo de compras empresarial.

Com uma variedade de módulos e recursos, a Nimbi simplifica desde a homologação e gestão de fornecedores até a negociação, compra, controle de contratos e pagamentos.

Saiba como a Nimbi ajuda você a otimizar sua requisição e gestão de compras!