4 principais erros na negociação com fornecedores

A negociação com fornecedores é um processo complexo e que exige muito de quem atua na área de compras. É preciso homologar, acompanhar seu desempenho, buscar pontos de economia e brigar pelas melhores condições de pagamento. Mas, junto a isso, a equipe ainda realiza uma série de tarefas operacionais, como atualização de planilhas, documentação de contratos e acompanhamento das entregas. Visto a quantidade de etapas, não é surpresa que muitos erros podem ser cometidos.

Entretanto, um novo cenário vem se desenhando. Nele, a tecnologia ganha destaque e traz consigo um novo profissional de compras 4.0, muito mais estratégico e analítico. Dessa forma, erros evitáveis ganham uma grande proporção, onde a perda de eficiência custa caro para a empresa.

Neste artigo, elencamos 4 dos erros mais comuns na negociação com fornecedores. Você verá que, muitos deles, já podem ser contornados. Continue a leitura e perceba se esses erros também acontecem com a sua equipe.

Negociação com fornecedores: os 4 erros mais comuns da área de compras

1. Não conferir o histórico

Quem atua na negociação com fornecedores sabe que a boa relação entre as partes é essencial. Porém, essa confiança não pode estar baseada apenas na simpatia dos compradores por determinado vendedor. Checar os históricos deve ser rotina para os profissionais da área de compras. Os prazos de entrega têm sido mantidos? As quantidades são recebidas conforme o acordado em todas as tratativas? Como anda a reputação de tal parceiro no mercado? Essas são apenas algumas das perguntas que precisam de resposta antes de fechar negócio.

Mas, quando falamos em histórico, também nos referimos aos dos itens comprados. Quem faz aquisições recorrentes pode ganhar muito tempo e eficiência ao tê-los em mãos. Afinal, muitas das compras são feitas mais de uma vez e com as mesmas especificações (papel sulfite, por exemplo). Então, orçar novamente é um grande desperdício de produtividade, visto que já existe possibilidade de realizá-las de forma automática.

2. Dependência de um único fornecedor

Ainda na questão de relacionamento entre área de compras e fornecedores, existe um erro mais comum do que se pode imaginar. Por vezes, um vendedor cumpre suas demandas com eficiência e, claro, isso é bastante positivo para a empresa. O problema começa a aparecer quando essa confiança se transforma em dependência. Assim, qualquer instabilidade, seja de preço ou de fornecimento, coloca em risco as aquisições.

Por isso, é sempre recomendado aos profissionais que tenham em mãos um “plano B”. Manter a gestão dos fornecedores em dia, com dados atualizados sobre cada parceiro, além de ter métricas que possam ratificar o bom desempenho é uma forma de evitar isso.

3. Dados dispersos

No dia a dia da área de suprimentos, é bastante comum que a agilidade nas aquisições seja fundamental para os resultados. Acontece que muitos compradores acreditam que isso significa respostas imediatas, mesmo que vindas de diversos canais. Assim, pode acontecer de parte da tratativa com fornecedores estar nos e-mails, mas o acordo sobre a entrega está em mensagens do WhatsApp. Definitivamente, esse é um erro que pode comprometer muitos negócios.

Manter os dados organizados, centralizados, de fácil acesso e atualizados é primordial para que a área de compras abandone sua função operacional e assuma uma posição mais estratégica. Agora, as decisões precisam estar embasadas em informações que assegurem a confiabilidade das transações e as mantenham alinhadas aos objetivos da empresa.

4. Insistir em processos operacionais

Embora a tecnologia já não seja mais exclusividade dos grandes players e já esteja disponível para negócios de todos os portes, a verdade é que o engajamento da área de compras à transformação digital ainda deixa muito a desejar. E, com isso, os processos operacionais continuam vigentes, mesmo sendo responsáveis por diminuir a produtividade da equipe.

Quando feitos manualmente, a chance de erros é grande. E, como dá para imaginar, um equívoco na determinação de uma entrega ou das quantidades pode gerar muita dor de cabeça ― sem falar nos eventuais prejuízos financeiros. Mas existe outro grande gargalo nessa situação: alguém precisará levantar todas as informações, conferi-las e, então, corrigir a falha. Ou seja, um profissional que poderia estar realizando atividades muito mais alinhadas com a estratégia do negócio, tem um retrabalho operacional.

Como você pôde perceber, todos esses problemas podem ser evitados. O uso de softwares de gerenciamento de fornecedores e marketplace corporativo tem atraído cada vez mais empresas que querem dar à área de compras o posicionamento estratégico que o mercado exige.

Se algum desses erros ainda é comum na sua empresa, saiba que há tempo para corrigi-lo! E, mais uma vez, a tecnologia será a sua grande aliada. Leia o artigo Big Data: entenda os benefícios do tratamento de dados massivos em compra e saiba mais sobre a transformação digital na área de suprimentos!