Cotação de Preços: entenda o que é e como cotar fornecedores com eficiência

Cotação de preços é uma ótima oportunidade de conseguir custos-benefícios melhores e ainda construir boas relações.

Diferentemente de um orçamento, uma cotação de preços vai muito além de uma previsão de gastos e receitas em determinado período. Cotar fornecedores é de dentro para fora, estudar oportunidades priorizando uma boa negociação ao entender estrategicamente como essa compra pode afetar a empresa.

É sobre reunir informações de determinado produto ou serviço, como quantidade, pilares ESG, custo médio, qualidade do produto, prazos, influência direta no desempenho do negócio, segurança da transação, responsabilidade fiscal e trabalhista do possível parceiro, entre outros. 

Assim, é possível evitar quebras de contrato, ter rastreabilidade e garantir o compliance para a empresa receber o que precisa no prazo ideal sem sofrer com grandes riscos ou prejuízos, e ainda melhorar processos como um todo na gestão de fornecedores. 

O que é cotação de preços?

A cotação de preços é o processo de levantamento e comparação de valores oferecidos por diferentes fornecedores para um determinado produto ou serviço. Esse procedimento é essencial para que empresas possam tomar decisões informadas e embasar a escolha da melhor oferta, não apenas pelo preço, mas também considerando a qualidade, prazos e condições de pagamento.

Além disso, a cotação é uma etapa fundamental dentro do ciclo de compras e procurement, pois permite ao comprador avaliar o mercado, negociar melhores condições e otimizar os custos de aquisição de insumos ou serviços.

Diferente do que muitos podem pensar, a cotação de preços não se resume a simplesmente buscar o valor mais baixo. Ela envolve uma análise mais profunda, considerando fatores como a reputação do fornecedor, a adequação do produto às necessidades da empresa e a sustentabilidade da parceria comercial no longo prazo.

Nesse sentido, o processo de cotar preços é uma prática comum em empresas de todos os portes e segmentos, sendo uma peça-chave para a competitividade e eficiência operacional.

Qual é a diferença entre cotação e orçamento?

Embora os termos “cotação” e “orçamento” sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles possuem diferenças importantes que influenciam o momento e a forma como são utilizados dentro do setor de compras e procurement.

A cotação refere-se ao processo inicial de levantamento de preços junto a diferentes fornecedores. Ela tem como objetivo oferecer uma visão comparativa para que a empresa possa avaliar as melhores opções de mercado. O foco principal está na coleta de informações e dados que auxiliem na tomada de decisão sobre qual fornecedor contratar.

Por outro lado, o orçamento é um documento mais formal e detalhado, emitido por um fornecedor específico após a escolha da empresa contratada. Ele descreve com precisão os valores e condições para a execução de um serviço ou entrega de um produto, já considerando aspectos como prazos, especificações técnicas e formas de pagamento. O orçamento serve como base para o contrato entre as partes e, por isso, é um compromisso mais formal do que a cotação.

Em resumo, a cotação é uma fase exploratória e comparativa, enquanto o orçamento é um compromisso formal entre a empresa e o fornecedor escolhido. A cotação pode incluir diversas propostas, enquanto o orçamento refere-se a uma única oferta, após a decisão de compra.

Quando utilizar cada um?

• Cotação: é indicada no início do processo de compras, quando a empresa precisa avaliar as alternativas do mercado e comparar diferentes fornecedores.
• Orçamento: deve ser solicitado após a escolha do fornecedor, servindo como um documento formal para dar início à negociação ou contratação.

Como fazer uma cotação de preços?

Realizar uma cotação de preços de forma eficiente é fundamental para garantir que sua empresa faça a melhor escolha, obtendo produtos ou serviços com a melhor relação custo-benefício. Esse processo vai além da simples comparação de valores, envolvendo análise de prazos, qualidade e condições de pagamento. A seguir, apresentamos um passo a passo prático para guiar você na realização de cotações de maneira mais eficaz e estratégica.

1. Defina os produtos ou serviços que serão cotados

Antes de iniciar o processo de cotação, é fundamental que você tenha clareza sobre quais produtos ou serviços serão adquiridos. Defina com exatidão as especificações técnicas, quantidades e prazos necessários. Essa etapa é muito importante para evitar ambiguidades e garantir que os fornecedores respondam com propostas alinhadas às suas necessidades.

2. Selecione fornecedores qualificados

Com as especificações em mãos, o próximo passo é identificar fornecedores que possam atender à demanda. É recomendável procurar por parceiros com boa reputação no mercado e experiência comprovada no segmento desejado. Além disso, vale considerar a inclusão de novos fornecedores para ampliar a base de comparação e aumentar o poder de negociação.

3. Solicite as propostas

Entre em contato com os fornecedores escolhidos e forneça todas as informações detalhadas sobre o que está sendo cotado. Quanto mais claras forem as informações fornecidas, mais precisas serão as propostas recebidas. Certifique-se de que as cotações incluam não apenas o preço, mas também prazos de entrega, condições de pagamento e garantias.

4. Compare as propostas recebidas

Após receber todas as cotações, é hora de compará-las detalhadamente. Crie uma tabela comparativa que inclua todos os aspectos importantes, como preço, prazo de entrega, condições de pagamento e qualidade do produto ou serviço. Lembre-se de que o menor preço nem sempre é a melhor escolha; é essencial considerar o custo-benefício total.

5. Negocie com os fornecedores

Com as propostas em mãos e após a comparação, você pode identificar oportunidades de negociação. Entre em contato com os fornecedores que apresentaram as melhores condições e veja se há margem para melhorar os preços ou obter prazos mais vantajosos. A negociação é uma etapa importante para maximizar os benefícios da compra.

6. Tome a decisão final

Com todas as propostas comparadas e após possíveis negociações, é o momento de tomar a decisão sobre qual fornecedor será contratado. Considere não apenas o preço, mas também a confiabilidade do fornecedor, histórico de entrega e qualquer outro critério relevante para o sucesso da sua operação.

7. Formalize a compra

Uma vez escolhido o fornecedor, formalize a compra. Se necessário, solicite um orçamento final e detalhado, que servirá como base para o contrato. Dessa forma, você garante que todas as condições acordadas estejam devidamente documentadas, evitando possíveis divergências no futuro.

Como ter eficiência em uma boa cotação de preços?

Nunca aceite o primeiro preço

Todos sabem que um bom comprador costuma ser um ótimo negociador. Por isso, a regra básica é: faça sempre uma contraproposta. No entanto, é importante justificar seu pedido e entender as condições do outro lado. Não deixe de ser honesto sobre suas possibilidades para que o fornecedor saiba como melhor auxiliar você na cotação de preços, construindo uma relação de confiança e parceria. Avalie volume do pedido, entrega e outras condições que podem ser reduzidas ou ajustadas na negociação. 

Não tenha um fornecedor exclusivo

Vivemos em um mercado bem competitivo, por isso tenha em mente que é importante não depender completamente de um único fornecedor e diversificar sua carteira, especialmente quando a compra se refere a um produto ou serviço crucial para o seu negócio funcionar. Assim, caso algum problema aconteça ou precise de novos argumentos na negociação, é crucial ter uma cotação de preços de outro parceiro na manga.

Saiba o que precisa

Pode parecer óbvio, mas, antes de chegar em um fornecedor, é importante saber exatamente o que a sua empresa precisa para não ter tantas idas e vindas de e-mails. Procure detalhar ao máximo cada pedido com volume, quantidade, tamanho, medidas, entre outros, para obter uma cotação de preços mais adequada e precisa. 

Invista em sistemas de gestão de compras

Percebeu como todas as dicas podem ser muito manuais? O operacional de compras pode ser cansativo e exigir muitas planilhas, ligações e e-mails, por isso ter a tecnologia ao seu lado é crucial para uma boa cotação de fornecedores. Plataformas como a Nimbi têm soluções fáceis de usar e flexíveis que se moldam às necessidades da sua empresa e ainda otimizam processos.

Como a Nimbi pode ajudar na cotação de fornecedores?

Sua área de compras precisa ter ferramentas que auxiliem na cotação de preços para poder se manter atual no mercado competitivo em que vivemos, e isso significa automatizar processos. Na Nimbi, existem diversas soluções que ajudam negócios na gestão de compras de formas diferentes:

e-Procurement da Nimbi

De maneira simples, nossa plataforma de e-Procurement automatiza processos de compras desde a homologação de fornecedores até o gerenciamento de pagamentos com módulos específicos para cada demanda que tiver. 

Assim, você pode montar um plano personalizado para as necessidades do seu negócio e ter rastreabilidade de todas as etapas e usuários, sejam compradores ou fornecedores, com notificações e restrições de acesso; conseguir controle automático de documentos e padronização do pedido de cotação de preços; usar workflows de aprovação e monitoramento de SLAs; e ter acesso a dados de transações com histórico e comunicação mais clara com os parceiros. 

Nimbi Private

Nosso marketplace B2B ajuda com a cotação de fornecedores de uma maneira muito simples: reduzindo tarefas operacionais da sua equipe. Imagine um e-commerce B2B com uma experiência B2C. Ao negociarmos valores e condições, você sequer precisa fazer cotações. Basta entrar na plataforma, selecionar os produtos que precisa e fazer a compra ali mesmo em poucos cliques. 

Com o fomento de fornecedores já homologados, o Nimbi Private mitiga riscos de desabastecimento por stock-out do fornecedor, gera mais alternativas de diversificação de parceiros para sua empresa e ainda cria uma economia média de preço unitário em até 20%. 

Viu como pode ser fácil colocar em práticas as nossas dicas de gestão de fornecedores e cotação de preços? Com uma parceira ao seu lado como a Nimbi, é possível conseguir inúmeros benefícios e simplificar seu processo de compras de maneira que a empresa invista em tecnologia, acompanhe a performance das equipes e mantenha índices como spend e lead time sob controle.