Ciclo PPMS: por que a produtividade da sua equipe de compras depende disso?
Você já deve saber que a equipe de compras vai além de um centro de custos ou de ser responsável por adquirir os suprimentos. Essas ainda são funções do setor, mas ele é muito mais do que isso. Com o sistema correto, como o ciclo PPMS, é possível alinhar os objetivos da área com os da empresa e criar planejamentos inteligentes e precisos.
Esse é o tema do nosso conteúdo, que abordará um breve histórico da análise de performance em suprimentos. Ainda falaremos sobre o conceito do ciclo PPMS, suas etapas e sua relação com a produtividade. Veja mais!
Ciclo PPMS na equipe de compras: veja o histórico de análise de resultados nesse setor
Para alguns setores, medir os resultados é fácil. No marketing, o número de pessoas que foram atraídos pelas comunicações é uma opção. No comercial, a quantidade de vendas. Já na cobrança, os valores de inadimplência que foram recuperados.
Mas, quando falamos da equipe de compras, há algum tempo já existe dificuldade em mensurar sua performance e produtividade. Até pouco tempo atrás, medir o Saving era a única maneira de mostrar o que o trabalho desses colaboradores estava gerando.
Tentando resolver essa situação, os líderes começaram a apresentar diversos indicadores. Eles se baseavam na economia gerada em uma negociação, em conseguir manter os preços abaixo da inflação ou escapar dos problemas do mercado. Assim como a redução de gastos comparado ao mesmo período no ano anterior.
Foi então que surgiu o ciclo PPMS, sigla para Purchasing Performance Measurement System ou Sistema de medição de desempenho de compras, em português. No tópico a seguir, falaremos sobre ele em detalhes. Confira!
Leia no blog: Índice Custo de Comprar: aprenda tudo sobre esse indicador fundamental com a Nimbi.
Entenda o que é o ciclo PPMS e como ele auxilia nos indicadores da equipe de compras
O objetivo do ciclo PPMS é alinhar os indicadores da área de compras com o planejamento orçamentário da companhia. E, por consequência, poder medir a produtividade e o aperfeiçoamento dos colaboradores em relação às metas.
Logo, toda a base desse documento é alimentada pelos números trazidos pela gestão de suprimentos. Por conta disso, as variáveis econômicas do setor em que atua são incluídas nesse plano e as estimativas se tornam mais exatas.
Essa metodologia propõe um monitoramento constante que é composto por 4 etapas. Veja quais são abaixo.
- Coleta de dados: pode ser realizada por meio de questionários com os envolvidos.
- Reunião de dados: fase composta por análise de informações de forma automatizada, trazidas normalmente com a ajuda de um software.
- Apresentação das constatações: momento de mostrar o que foi visto na análise e discutir a respeito do que foi descoberto.
- Uso dos resultados: utilização do que foi aprendido para melhorar os resultados.
A ideia de adotar esse recurso, além de alcançar os benefícios já citados, é também aproximar a equipe de compras de outro conceito. O chamado Business Performance Measurement (BPM) é composto por 5 processos, que vão desde a definição de estratégias até a execução, revisão e aperfeiçoamento. Na lista abaixo, você verá cada um em detalhes.
Seleção e design de medidas
Momento de observação e entendimento do propósito da empresa e da equipe de compras. É aqui que são vistos e especificados os objetivos e os possíveis caminhos para alcançá-los.
Coleta e manipulação de dados
O que é preciso ser feito para chegar ao resultado? Essa etapa é uma das necessárias para responder essa pergunta. Aqui, é realizada a busca de informações para atingir o que foi proposto anteriormente.
Gestão da informação
Similar a anterior, mas com foco maior na interpretação dos dados que foram reunidos. Em seguida, as decisões e direcionamentos da companhia são tomadas.
Avaliação de desempenho e recompensas
Basicamente, aquele estágio fundamental para analisar o rendimento das ações colocadas em prática. E, claro, quais benefícios elas trouxeram.
Revisão do sistema
Por fim, é feita uma correção do sistema que foi implementado a partir dos insights gerados na avaliação. Isso não quer dizer que ele “deu errado”, mas que precisa de otimização, tal qual qualquer processo corporativo. Com o tempo, novos desafios e oportunidades vão sendo encontrados.
Saiba a relação do ciclo PPMS com a produtividade da equipe de compras
Bom, você viu como o trabalho da equipe de compras está diretamente ligado à finalidade do setor. E, claro, a da empresa também. Portanto, é impossível falar de produtividade sem que as funções dos colaboradores sejam reorganizadas e revistas por meio do ciclo PPMS.
Com ele, pode-se levar clareza ao que é prioridade, diminuindo tarefas que são irrelevantes. Essa motivação trazida por uma meta tangível e relevante para o negócio tende a deixar os colaboradores mais engajados e, consequentemente, melhorar seus desempenhos.
Sem contar que abre espaço para que tarefas operacionais e repetitivas sejam assumidas por plataformas automatizadas. Enquanto isso, a equipe de compras pode atuar de forma estratégica. Um bom exemplo é o Nimbi Private, que garante a agilidade na compra de indiretos. Leia o conteúdo e entenda em detalhes!