Ciclo PPMS: o que é, etapas e como medir a performance em compras
Você já sentiu dificuldade em demonstrar o valor estratégico da sua equipe de compras para além da economia de custos? Medir a performance do setor de suprimentos é um desafio complexo, mas imprescindível para alinhar os objetivos da área com os da empresa. É para resolver essa questão que existe o ciclo PPMS.
Com este sistema, é possível criar planejamentos inteligentes, medir a produtividade e transformar a área de compras em um pilar estratégico.
Neste artigo, vamos mostrar o que é o ciclo PPMS, suas etapas, os benefícios de adotá-lo e como a tecnologia é indispensável para sua implementação. Continue a leitura!
O que é o ciclo PPMS?
O PPMS é a sigla para Purchasing Performance Measurement System, ou Sistema de Medição de Desempenho de Compras. Trata-se de uma metodologia contínua que visa alinhar os indicadores de desempenho da área de compras com o planejamento estratégico e orçamentário da companhia.
O objetivo principal dos PPMS é ir além da análise de saving. Ele busca medir a contribuição real do setor de suprimentos para o negócio, avaliando a produtividade, a eficiência dos processos e o aperfeiçoamento dos colaboradores em relação às metas globais da empresa.
Por que o saving não é mais suficiente para medir a performance?
Até pouco tempo atrás, medir o saving — a economia gerada em uma negociação — era a principal e, muitas vezes, a única maneira de mostrar o valor do trabalho da equipe de compras.
No entanto, focar apenas nesse indicador é uma visão limitada que ignora outros fatores importantes, como a qualidade, o risco dos fornecedores, o tempo de entrega e a inovação.
Líderes de suprimentos perceberam que precisavam de um modelo mais completo para medir a performance de forma justa. Foi nesse contexto que o ciclo PPMS ganhou força.
Quais são as etapas do ciclo PPMS?
1. Definição de estratégias e indicadores
O primeiro passo é entender o propósito da empresa e como a equipe de compras pode contribuir para alcançá-lo. Aqui, são definidos os objetivos estratégicos da área e os KPIs que serão utilizados para medir o sucesso. As metas precisam ser claras, mensuráveis e relevantes para o negócio.
2. Coleta e reunião de dados
Com os indicadores definidos, a próxima etapa é a coleta de informações. Para que o ciclo PPMS seja eficaz, os dados precisam ser precisos e confiáveis. Essa fase é idealmente realizada de forma automatizada com o auxílio de um software de gestão, que centraliza as informações de negociações, pedidos e fornecedores.
3. Análise e apresentação dos resultados
Neste momento, os dados coletados são analisados e interpretados. A equipe se reúne para discutir as constatações, comparar os resultados com as metas estabelecidas e entender o que funcionou e o que precisa ser melhorado.
4. Uso dos resultados e otimização
A última etapa fecha o ciclo. Com base nos insights gerados na análise, são definidas ações para corrigir desvios e otimizar os processos. O ciclo então recomeça, fazendo com que a área de compras esteja em um processo de aperfeiçoamento constante, sempre se adaptando a novos desafios e oportunidades.
Quais indicadores usar no PPMS?
Para que o PPMS seja eficaz, é preciso definir os KPIs corretos. Eles podem ser divididos em categorias para garantir uma visão 360º da performance do setor.
- Indicadores financeiros: além do saving, inclua o Custo Total de Propriedade (TCO), que considera todos os custos de um produto ou serviço ao longo de sua vida útil, e o Cost Avoidance (custo evitado);
- Indicadores de qualidade e desempenho: meça o nível de qualidade dos produtos recebidos, o percentual de entregas no prazo (On-Time Delivery) e a performance geral dos fornecedores;
- Indicadores de risco e compliance: monitore o nível de risco dos fornecedores homologados e o percentual de compras realizadas dentro do contrato e das políticas da empresa;
- Indicadores de produtividade e eficiência: acompanhe o Lead Time de Compras (tempo total do ciclo de compra) e o custo do processo de aquisição.
Como a Nimbi viabiliza o ciclo PPMS com a Jornada Única
O maior desafio para implementar o ciclo PPMS com sucesso é a qualidade dos dados. De nada adianta ter uma metodologia robusta se as informações de compras estão espalhadas em planilhas, e-mails e sistemas diferentes. Um ambiente fragmentado gera dados imprecisos e torna a etapa de coleta um processo manual, lento e sujeito a erros.
É para eliminar essa complexidade que a Nimbi oferece uma jornada única de compras. Em vez de gerenciar cada etapa do processo em uma ferramenta diferente, a solução Nimbi centraliza todo o fluxo de suprimentos em um único ambiente. Desde a requisição e negociação até a gestão de contratos e análise de fornecedores, tudo fica registrado em uma fonte única de verdade.
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