Ciclo PPMS: por que a produtividade da sua equipe de compras depende disso?

Você já deve saber que a equipe de compras vai além de um centro de custos ou de ser responsável por adquirir os suprimentos. Essas ainda são funções do setor, mas ele é muito mais do que isso. Com o sistema correto, como o ciclo PPMS, é possível alinhar os objetivos da área com os da empresa e criar planejamentos inteligentes e precisos.

Esse é o tema do nosso conteúdo, que abordará um breve histórico da análise de performance em suprimentos. Ainda falaremos sobre o conceito do ciclo PPMS, suas etapas e sua relação com a produtividade. Veja mais!

Ciclo PPMS na equipe de compras: veja o histórico de análise de resultados nesse setor

Para alguns setores, medir os resultados é fácil. No marketing, o número de pessoas que foram atraídos pelas comunicações é uma opção. No comercial, a quantidade de vendas. Já na cobrança, os valores de inadimplência que foram recuperados.

Mas, quando falamos da equipe de compras, há algum tempo já existe dificuldade em mensurar sua performance e produtividade. Até pouco tempo atrás, medir o Saving era a única maneira de mostrar o que o trabalho desses colaboradores estava gerando.

Tentando resolver essa situação, os líderes começaram a apresentar diversos indicadores. Eles se baseavam na economia gerada em uma negociação, em conseguir manter os preços abaixo da inflação ou escapar dos problemas do mercado. Assim como a redução de gastos comparado ao mesmo período no ano anterior.

Foi então que surgiu o ciclo PPMS, sigla para Purchasing Performance Measurement System ou Sistema de medição de desempenho de compras, em português. No tópico a seguir, falaremos sobre ele em detalhes. Confira!

Leia no blog: Índice Custo de Comprar: aprenda tudo sobre esse indicador fundamental com a Nimbi.

Entenda o que é o ciclo PPMS e como ele auxilia nos indicadores da equipe de compras

O objetivo do ciclo PPMS é alinhar os indicadores da área de compras com o planejamento orçamentário da companhia. E, por consequência, poder medir a produtividade e o aperfeiçoamento dos colaboradores em relação às metas.

Logo, toda a base desse documento é alimentada pelos números trazidos pela gestão de suprimentos. Por conta disso, as variáveis econômicas do setor em que atua são incluídas nesse plano e as estimativas se tornam mais exatas.

Essa metodologia propõe um monitoramento constante que é composto por 4 etapas. Veja quais são abaixo.

• Coleta de dados: pode ser realizada por meio de questionários com os envolvidos.
• Reunião de dados: fase composta por análise de informações de forma automatizada, trazidas normalmente com a ajuda de um software.
• Apresentação das constatações: momento de mostrar o que foi visto na análise e discutir a respeito do que foi descoberto.
• Uso dos resultados: utilização do que foi aprendido para melhorar os resultados.

A ideia de adotar esse recurso, além de alcançar os benefícios já citados, é também aproximar a equipe de compras de outro conceito. O chamado Business Performance Measurement (BPM) é composto por 5 processos, que vão desde a definição de estratégias até a execução, revisão e aperfeiçoamento. Na lista abaixo, você verá cada um em detalhes.

Seleção e design de medidas

Momento de observação e entendimento do propósito da empresa e da equipe de compras. É aqui que são vistos e especificados os objetivos e os possíveis caminhos para alcançá-los.

Coleta e manipulação de dados

O que é preciso ser feito para chegar ao resultado? Essa etapa é uma das necessárias para responder essa pergunta. Aqui, é realizada a busca de informações para atingir o que foi proposto anteriormente.

Gestão da informação

Similar a anterior, mas com foco maior na interpretação dos dados que foram reunidos. Em seguida, as decisões e direcionamentos da companhia são tomadas.

Avaliação de desempenho e recompensas

Basicamente, aquele estágio fundamental para analisar o rendimento das ações colocadas em prática. E, claro, quais benefícios elas trouxeram.

Revisão do sistema

Por fim, é feita uma correção do sistema que foi implementado a partir dos insights gerados na avaliação. Isso não quer dizer que ele “deu errado”, mas que precisa de otimização, tal qual qualquer processo corporativo. Com o tempo, novos desafios e oportunidades vão sendo encontrados.

Saiba a relação do ciclo PPMS com a produtividade da equipe de compras

Bom, você viu como o trabalho da equipe de compras está diretamente ligado à finalidade do setor. E, claro, a da empresa também. Portanto, é impossível falar de produtividade sem que as funções dos colaboradores sejam reorganizadas e revistas por meio do ciclo PPMS.

Com ele, pode-se levar clareza ao que é prioridade, diminuindo tarefas que são irrelevantes. Essa motivação trazida por uma meta tangível e relevante para o negócio tende a deixar os colaboradores mais engajados e, consequentemente, melhorar seus desempenhos.

Sem contar que abre espaço para que tarefas operacionais e repetitivas sejam assumidas por plataformas automatizadas. Enquanto isso, a equipe de compras pode atuar de forma estratégica. Um bom exemplo é o Nimbi Private, que garante a agilidade na compra de indiretos. Leia o conteúdo e entenda em detalhes!