KPIs de compras: 15 indicadores essenciais para acompanhar

A gestão de compras é um dos pilares para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empresa. Mais do que adquirir insumos e materiais, essa área desempenha um papel estratégico, impulsionando a eficiência e a competitividade no mercado. Assim, monitorar os KPIs de compras é fundamental para identificar oportunidades de melhoria, otimizar processos e, ao mesmo tempo, reduzir custos. 

Esses indicadores servem como uma bússola, orientando as empresas a alinhar suas estratégias de aquisição aos objetivos gerais do negócio e garantindo uma atuação mais assertiva em um mercado cada vez mais desafiador. 

Quer saber quais são os 15 principais KPIs de compras e como eles podem transformar as suas decisões estratégicas? Então continue nesta leitura e confira!

O que são KPIs de compras?

Os KPIs de compras, ou Indicadores-Chave de Desempenho, são métricas essenciais para fornecer uma análise abrangente e quantitativa do desempenho das atividades de compras. Elas permitem uma compreensão detalhada e a identificação precisa de áreas que demandam ajustes, otimizações ou realinhamentos estratégicos.

Sendo assim, estes indicadores são indispensáveis para medir e avaliar a eficiência, a eficácia e a qualidade dos processos de aquisição em uma organização. 

Ao oferecerem uma perspectiva objetiva do funcionamento do processo de aquisição, os KPIs capacitam as empresas a tomar decisões informadas e estratégicas, impulsionando a eficiência operacional e a competitividade no mercado.

A importância dos KPIs de compras

Os KPIs de compras permitem uma compreensão profunda do impacto das atividades de compras na saúde financeira e operacional da organização. Além disso, possibilitam identificar oportunidades de economia e de garantia de produtos adquiridos que atendam aos padrões de qualidade exigidos.

Os KPIs de compras também norteiam a otimização dos processos internos, promovendo uma gestão mais eficiente e ágil da cadeia de suprimentos. Sem contar que são essenciais para oferecer insights importantes sobre diversos aspectos, entre eles: 

• a performance interna da equipe e dos processos da organização;
• o desempenho dos fornecedores;
• a eficácia das negociações de contratos; e
• a precisão das previsões de demanda. 

Essas métricas são decisivas para reduzir custos desnecessários, aprimorar a satisfação dos clientes e impulsionar a inovação na empresa.

15 indicadores importantes para acompanhar

A gestão estratégica de compras exige precisão e adaptação constantes. Em uma empresa, os processos de aquisição envolvem diversas etapas e impactam diretamente os resultados gerais do negócio. 

E os KPIs de compras permitem que gestores acompanhem, de maneira estruturada, os principais sinais de saúde na área de compras. Eles tornam o processo mais transparente, orientam tomadas de decisão e ajudam a reduzir desperdícios. 

1. Saving de compras (Economia) 

O indicador de Cost Saving (Economia) demonstra a capacidade de economizar em transações comerciais, contribuindo diretamente para a lucratividade imediata. Ao integrar esse indicador como um KPI, as empresas podem aumentar a margem de lucro e adotar uma abordagem estratégica nas negociações com fornecedores.

2. Cost Avoidance (Custo Evitado)

No contexto do processo de compras, o indicador de Cost Avoidance (Custo Evitado) desempenha um papel fundamental na gestão financeira das empresas. O Cost Avoidance compara os valores fechados em negociacao com os valores inicialmente recebidos e mede a performance do comprador em conseguir evitar esse custo mais elevado. 

Ao integrar esse indicador como um KPI, as empresas podem otimizar suas operações financeiras e garantir uma utilização inteligente dos recursos, fortalecendo sua competitividade no mercado.

3. Produtividade

A métrica de produtividade nos processos de compras é fundamental para avaliar o desempenho e a eficiência em todas as fases da cadeia de aquisição — desde a requisição inicial dos produtos ou serviços até a conclusão da entrega. 

Ela se baseia na capacidade de um profissional de compras em executar com sucesso um determinado número de processos em um período específico. 

Por exemplo, a emissão de 30 linhas de pedido por dia pode ser um indicador de alta produtividade. Ao acompanhar de perto os dados relacionados à produtividade, torna-se possível identificar gargalos operacionais, eliminar atrasos desnecessários e identificar áreas que demandam otimização para agilizar o ciclo de compra. 

Essa análise contínua permite a implementação de melhorias efetivas que maximizam a eficiência e o desempenho global do processo de compras.

4. TCO (Custo Total de Aquisição)

O Custo Total de Aquisição (TCO) é um KPI que vai além do preço de compra inicial, incorporando todos os custos associados à aquisição de produtos ou serviços ao longo do tempo — o que inclui:

• custos diretos, como preço de compra, impostos e frete; e
• custos indiretos, como mão de obra envolvida no processo, manutenção, operação, armazenamento e despesas com a disposição ou reciclagem. 

Monitorar e calcular o TCO ajuda a identificar qual a melhor decisão de compra por considerar mais variáveis envolvidas que não só preço de aquisição.

5. Lead Time

O Lead Time, também conhecido como tempo de execução, é outra métrica fundamental que avalia a duração total necessária para concluir o processo de compra. Tipicamente dividido em dois aspectos:

• o Lead Time de Pedido mede o intervalo entre a aprovação da requisição até o envio do pedido ao fornecedor, permitindo a avaliação individual do profissional de compras;
• já o Lead Time de Entrega compara o prazo de entrega prometido pelo fornecedor com o prazo efetivo. 

Este KPI é decisivo na avaliação da eficiência da cadeia de suprimentos, bem como na capacidade da empresa de satisfazer as demandas dos clientes de forma oportuna — garantindo a otimização de cada fase do processo de aquisição.

6. Satisfação dos clientes

A satisfação do cliente espelha a eficácia da empresa em cumprir ou exceder expectativas, considerando qualidade dos produtos e prazos de entrega.

Essencial para identificar pontos de melhoria, este KPI orienta iniciativas para aprimorar a experiência do consumidor, promovendo lealdade e fortalecendo a reputação corporativa. 

Monitorá-lo é vital para ajustar estratégias que visam não só satisfazer, mas também encantar o cliente e garantir sua fidelização contínua.

7. Prazo médio de pagamento

O Prazo Médio de Pagamento é um indicador-chave que revela o tempo médio que uma empresa leva para saldar suas dívidas com fornecedores. Este KPI é importante por refletir diretamente as condições de crédito negociadas e a saúde financeira da organização.

Um prazo médio de pagamento equilibrado indica uma gestão de fluxo de caixa eficiente. O que permite que a empresa mantenha boas relações com seus fornecedores enquanto aproveita termos de pagamento que não comprometam seu capital de giro.

8. Compras sustentáveis

A avaliação do comprometimento da empresa com práticas de compras sustentáveis é um indicador cada vez mais relevante. Este KPI mede o grau em que as aquisições da empresa estão alinhadas com práticas que respeitam o meio ambiente e promovem o bem-estar social.

Empresas que priorizam compras sustentáveis contribuem para uma economia mais verde e justa. Além disso, fortalecem sua reputação no mercado, ao atender às crescentes demandas dos consumidores por responsabilidade social e ambiental. Exemplos dessas práticas incluem: 

• a preferência por fornecedores locais para reduzir as emissões de carbono associadas ao transporte de mercadorias; e
• a escolha de produtos ecológicos, como materiais reciclados ou de origem sustentável, para minimizar o impacto ambiental. 

Além disso, a implementação de políticas que promovam condições de trabalho éticas e justas em toda a cadeia de suprimentos também é um componente essencial das compras sustentáveis, garantindo que os fornecedores adotem padrões socialmente responsáveis.

9. Precisão da compra

A Precisão da Compra é um indicador que mede a exatidão entre o que foi pedido em uma ordem de compra e o que foi efetivamente entregue. Este KPI é fundamental para garantir que as operações de compra estejam livres de erros e que os recursos sejam utilizados da maneira mais eficiente possível.

Uma alta precisão nas compras minimiza perdas e retrabalhos, otimiza o inventário e garante que a produção ou o serviço ao cliente não sejam interrompidos por falta — ou excesso — de materiais.

10. Evolução de preço

Monitorar a evolução dos preços é essencial para a estratégia de compras, pois permite que as empresas acompanhem as variações de custo dos produtos. Este KPI fornece insights para negociações e planejamento futuro — o que ajuda a prever aumentos de preço e a identificar alternativas mais vantajosas. 

As variações nos preços são comparadas com indicadores gerais do mercado, como a inflação, ou com índices mais específicos relacionados às matérias-primas utilizadas no processo produtivo do insumo monitorado. A meta é sempre ter variações de preço abaixo dos indicadores de referência.

11. Custo de comprar

Entre os KPIs mais importantes para a área, o custo de comprar se destaca por representar uma soma de todos os investimentos envolvidos no processo de aquisição. Ele considera aspectos como:

• recursos humanos;
• despesas operacionais; e
• custos com plataformas e tecnologias específicas.

Monitorar esse indicador garante que a empresa saiba exatamente quanto está investindo para adquirir um produto ou serviço. Além disso, ele permite visualizar pontos de melhoria em processos — o que ajuda a reduzir gastos e melhorar contratos com fornecedores. 

Desta forma, empresas fortalecem sua capacidade de negociar melhores condições e ajustam suas estratégias de compra.

12. Custo médio de aquisição compras

O custo médio de aquisição aprofunda o entendimento financeiro ao mensurar o valor médio gasto por unidade adquirida. Ele é particularmente útil quando o objetivo é otimizar a relação custo-benefício ou expandir margens de lucro. 

Analisar este KPI auxilia no controle de preços pagos e na busca por fornecedores mais competitivos.

A análise que envolve esse indicador pode revelar como flutuações de mercado, mudanças na demanda ou alterações nos custos de matérias-primas impactam o resultado da empresa. 

Empresas que buscam estabilidade financeira costumam priorizar ajustes recorrentes neste KPI para garantir maior previsibilidade de custos.

13. Taxa de devolução

A taxa de devolução reflete o percentual de pedidos que retornam ou precisam de substituição devido a falhas e problemas. 

Quando bem acompanhada, ela permite identificar tendências, seja na qualidade de materiais fornecidos, seja nos processos logísticos que influenciam na entrega ou utilização.

Problemas recorrentes associados a uma alta taxa de devolução indicam a necessidade de revisar fornecedores ou ajustar práticas internas. Além disso, a análise contínua:

• reduz insatisfações;
• melhora o posicionamento diante de outros departamentos dentro da empresa; e
• acelera correções em processos problemáticos.

14. OTD – On-Time Delivery

O OTD, ou “entrega dentro do prazo”, é um dos indicadores mais usados para mensurar confiabilidade na cadeia de fornecimento. Ele controla a porcentagem de entregas realizadas dentro do tempo acordado com os fornecedores, oferecendo insights sobre eficiência e pontualidade na logística.

Empresas que acompanham este KPI conseguem avaliar o impacto que atrasos têm sobre outras áreas, como produção e atendimento ao cliente final. O monitoramento adequado permite:

• aumentar previsibilidade;
• renegociar contratos; e
• ajustar cronogramas operacionais. 

Para gestores que buscam estabilidade e sincronismo em seus processos, este indicador é indispensável.

15. Tempo médio de ciclo de compra

O tempo médio de ciclo de compra acompanha toda a jornada de aquisição, desde a identificação da necessidade até o recebimento do material ou serviço. A análise deste KPI é essencial para acelerar processos sem comprometer a qualidade ou gerar custos adicionais.

Reduzir o ciclo de compras pode trazer benefícios como maior eficiência operacional e menor risco de ruptura na cadeia produtiva. Gestores que dedicam atenção a este indicador garantem que suas equipes sigam fluxos bem definidos, otimizando etapas e eliminando atrasos desnecessários.

Quais as vantagens de usar KPIs de compras

O uso inteligente de KPIs transforma a área de compras em um setor estratégico e alinhado às metas corporativas. Quando bem definidos, os indicadores:

• mostram o desempenho geral do departamento;
• ajudam na redução de despesas; e
• possibilitam uma visão ampla sobre oportunidades operacionais.

Ao alinhar KPIs com os objetivos da empresa, gestores ganham ferramentas para tomar decisões baseadas em dados concretos. Identificar fornecedores eficientes, renegociar contratos e eliminar desperdícios são algumas das vantagens que os indicadores oferecem. 

A implementação de métricas específicas também fortalece o cumprimento de prazos e metas financeiras, evitando imprevistos.

Outro benefício notável está na eficiência operacional. Monitorar KPIs não significa apenas registrar números, mas sim implementar melhorias contínuas. A área de compras passa a operar com maior agilidade, ajustando processos à medida que os resultados são analisados. Além disso, os dados permitem maior sincronismo entre diferentes setores, o que assegura que as aquisições estejam sempre alinhadas aos objetivos gerais da empresa.

Vale destacar que esses indicadores ajudam as empresas a construir uma relação mais sólida com seus fornecedores. A transparência gerada contribui para negociações mais equilibradas, maturidade nas parcerias e fidelização de fornecedores estratégicos. Esse alinhamento é fundamental para criar uma cadeia de suprimentos mais confiável.

A capacidade de aprimorar aquisições estratégicas é outro ponto forte. Analisar os aspectos financeiros, qualitativos e logísticos das compras possibilita escolher fornecedores e produtos que agreguem valor além do preço — contribuindo para a competitividade da empresa no mercado.

Boas práticas para monitorar KPIs de compras

Monitorar eficientemente os KPIs de compras é essencial para maximizar a performance e a eficiência dos processos de aquisição de uma empresa. Conheça algumas práticas recomendadas para garantir um monitoramento eficaz dos KPIs de compras.

Metas e objetivos específicos

Estabelecer metas claras para cada KPI é essencial, focando em objetivos como redução de custos ou melhoria da qualidade. Isso direciona esforços, permite avaliações objetivas do avanço e facilita ajustes precisos, assegurando uma gestão efetiva e o alcance dos resultados desejados.

Dados relevantes e confiáveis

A análise acurada dos KPIs exige dados precisos e verificáveis. Garantir sistemas de coleta robustos e realizar validações periódicas é fundamental para evitar erros de interpretação e manter a integridade das informações. 

Tecnologias apropriadas para coleta e armazenamento de dados reforçam a confiabilidade das análises realizadas.

Comunique os resultados de forma transparente

A transparência na comunicação dos resultados dos KPIs com todas as equipes envolvidas é fundamental para incentivar a colaboração e o comprometimento com as metas estabelecidas.

Compartilhe os avanços, desafios e insights obtidos de forma clara e objetiva, para promover um ambiente de melhoria contínua. A apresentação regular dos resultados também permite celebrar conquistas, motivar a equipe e ajustar estratégias conforme necessário para atingir os objetivos propostos.

Melhore continuamente os KPIs de compras

Aprimorar constantemente os KPIs de compras é decisivo para sustentar a competitividade e a eficiência nas aquisições.

Analisando esses indicadores, identificam-se pontos para melhorias e implementam-se estratégias para otimizar desde negociações até a logística, passando pela qualidade dos produtos e redução de custos.

Uma abordagem proativa na revisão dos KPIs garante que a empresa acompanhe as melhores práticas de mercado e responda adequadamente às demandas dinâmicas.

Como decidir os indicadores de compras para acompanhar?

Definir quais KPIs acompanhar requer atenção ao perfil da empresa e aos seus objetivos. Cada negócio tem suas peculiaridades, e os indicadores escolhidos devem refletir essas características. Por exemplo:

• empresas com foco em produção devem priorizar métricas relacionadas a entrega no prazo e eficiência de fornecedores;
• já negócios que enfrentam pressão por redução de custos devem avaliar o custo médio de aquisição e outras métricas financeiras com profundidade.

Outro ponto-chave na escolha é garantir que os KPIs acompanhem o dinamismo do mercado e as evoluções internas. Revisar periodicamente os indicadores possibilita substituir métricas que perderam relevância ou ajustar métodos para refletir mudanças nas prioridades da empresa.

Ferramentas tecnológicas são grandes aliadas na hora de consolidar os dados dos KPIs. Soluções como sistemas baseados em nuvem permitem maior integração entre setores e tornam as análises mais precisas. Isso leva a tomadas de decisões mais ágeis, o que reduz erros e aumenta os resultados positivos.

Ao decidir os indicadores, o envolvimento da equipe de compras também se torna essencial. Profissionais que estão na linha de frente da área garantem que o contexto operacional seja considerado — contribuindo para que os KPIs escolhidos façam sentido na prática cotidiana e impactem positivamente todas as etapas do processo.

Além de considerar fatores internos, é importante ajustar os indicadores às demandas externas e às expectativas dos clientes e stakeholders. Apenas assim, a gestão de compras se mantém alinhada aos objetivos estratégicos e às mudanças impostas pelo mercado.

Como medir os KPIs de compras?

A medição eficaz dos KPIs de compras permite que as empresas tomem decisões baseadas em dados, otimizem seus processos e alcancem resultados superiores. Para realizar essa tarefa com eficiência, é fundamental seguir algumas etapas.

Coleta de dados

A base de qualquer análise confiável é a coleta de dados precisos e relevantes. Este processo envolve a identificação das fontes de informação, como:

• registros de compra;
• feedback de fornecedores e clientes; e 
• dados financeiros.

A utilização de sistemas automatizados pode facilitar a coleta contínua e consistente de dados, garantindo que as informações sejam atualizadas e abrangentes.

Análise de dados

Após a coleta, a análise dos dados se torna o próximo passo. Esta fase implica na interpretação das informações coletadas para extrair insights sobre o desempenho das compras.

A análise deve focar na avaliação dos KPIs atuais e na identificação de tendências, padrões e oportunidades de melhoria. A utilização de técnicas analíticas avançadas e software de análise de dados pode amplificar a capacidade de gerar conhecimento a partir dos dados coletados.

Ferramentas de e-Procurement

As ferramentas de e-Procurement representam um recurso indispensável na medição dos KPIs de compras. 

Essas plataformas digitais oferecem funcionalidades que vão desde a automação dos processos de compra até a integração de dados de diferentes fontes, facilitando a coleta e a análise de informações.

Além disso, muitas dessas ferramentas têm módulos de Business Intelligence (BI) integrados, que permitem a visualização de dados em tempo real, a criação de relatórios personalizados e a identificação rápida de áreas que necessitam de atenção ou ajustes.

Conheça a solução eProcurement

Descubra a solução eProcurement da Nimbi, uma plataforma avançada projetada para revolucionar a gestão de compras. 

Essa solução integra funcionalidades-chave como automatização de processos, visibilidade aprimorada da cadeia de suprimentos e agregação eficiente de dados — garantindo uma base sólida para decisões estratégicas. 

O grande destaque é seu módulo de Business Intelligence (BI) integrado, que permite análises profundas e monitoramento em tempo real dos KPIs de compras, oferecendo insights importantes e facilitando a tomada de decisões baseadas em dados.

Além disso, a centralização das informações e a padronização de fluxos de aprovação garantem uma gestão mais eficaz e menos dependente de fatores individuais, como o conhecimento específico de colaboradores. 

Sua empresa poderá acessar um catálogo com fornecedores pré-qualificados e facilitar negociações com maior agilidade, enquanto mantém práticas alinhadas a políticas de compliance e requisitos internos. 

Esta combinação de atributos favorece um aumento na produtividade, com empresas que implementam o sistema relatando melhorias de até 42% nos indicadores de desempenho do setor de compras.

Outro aspecto fundamental é a flexibilidade proporcionada pelos módulos do eProcurement da Nimbi. 

Projetados para atender diferentes necessidades, cada módulo atua de forma independente ou integrada, garantindo que sua empresa possa adotar exatamente o que precisa e escalar conforme suas demandas evoluem. 

Com funcionalidades como leilões reversos, mapeamento de fornecedores e consolidação de solicitações para negociações mais robustas, sua equipe de compras estará equipada para lidar com os desafios mais complexos do mercado.

Investir no modelo SaaS (Service as a Service) também agrega benefícios. Com uma solução 100% em nuvem, elimina-se a necessidade de infraestrutura física para instalação e manutenção de software, além de reduzir custos com licenciamento. 

A flexibilidade para cancelar o serviço a qualquer momento, sem multas, representa uma vantagem adicional, promovendo confiança na relação de uso e entrega de valor.

Com o eProcurement da Nimbi, sua empresa pode otimizar as operações de compra e elevar a gestão de aquisições a um novo patamar de eficácia, inovação e economia. Transforme sua estratégia de compras com o eProcurement da Nimbi. Conheça nossa solução hoje mesmo e inicie sua jornada rumo à excelência em gestão de aquisições.

Em resumo

Quais são os principais KPIs de compras?

Saving de compras, cost avoidance, produtividade, TCO, lead time, satisfação dos clientes, prazo médio de pagamento, compras sustentáveis, precisão da compra, evolução de preço, custo total, taxa de devolução, OTD e ciclo de compra.

Quais são os indicadores do setor de compras?

Indicadores-chave incluem economia, produtividade, cumprimento de prazos, custos totais de aquisição, sustentabilidade, precisão nas entregas, evolução de preços, relação com fornecedores e impacto financeiro.

Quais são os KPIs mais usados?

Saving de compras, lead time, OTD, TCO e taxa de devolução são os mais usados no setor, por avaliarem eficiência, custos, qualidade e confiabilidade nas aquisições.