Cotação de preços: entenda o que é e como cotar fornecedores na prática
Diferentemente de um orçamento, uma cotação de preços vai muito além de uma previsão de gastos e receitas em determinado período. Cotar fornecedores é um processo de dentro para fora, que envolve estudar oportunidades e priorizar uma boa negociação ao entender como essa compra pode afetar a empresa.
É sobre reunir informações de determinado produto ou serviço, como quantidade, pilares ESG, custo médio, qualidade do produto, prazos, influência direta no desempenho do negócio, segurança da transação e a responsabilidade fiscal e trabalhista do possível parceiro, entre outros.
Assim, é possível evitar quebras de contrato, ter rastreabilidade e garantir o compliance para a empresa receber o que precisa no prazo ideal, sem sofrer com grandes riscos ou prejuízos, e ainda melhorar processos como um todo na gestão de fornecedores.
Para entender como organizar cada uma dessas etapas e garantir os melhores resultados em suas negociações, continue a leitura.
O que é cotação de preços?
A cotação de preços é o processo de levantamento e comparação de valores oferecidos por diferentes fornecedores para um determinado produto ou serviço. Esse procedimento é fundamental para que empresas possam tomar decisões informadas e embasar a escolha da melhor oferta, não apenas pelo preço, mas também considerando a qualidade, prazos e condições de pagamento.
Além disso, a cotação é uma etapa imprescindível dentro do ciclo de compras e procurement, pois permite ao comprador avaliar o mercado, negociar melhores condições e otimizar os custos de aquisição de insumos ou serviços.
Diferente do que muitos podem pensar, a cotação de preços não se resume a buscar o valor mais baixo. Ela envolve uma análise mais profunda, considerando fatores como a reputação do fornecedor, a adequação do produto às necessidades da empresa e a sustentabilidade da parceria comercial no longo prazo.
Qual é a diferença entre cotação e orçamento?
Embora os termos “cotação” e “orçamento” sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles possuem diferenças importantes que influenciam o momento e a forma como são utilizados dentro do setor de compras e procurement.
A cotação refere-se ao processo inicial de levantamento de preços junto a diferentes fornecedores. Ela tem como objetivo oferecer uma visão comparativa para que a empresa possa avaliar as melhores opções de mercado. O foco principal está na coleta de informações e dados que auxiliem na tomada de decisão sobre qual fornecedor contratar.
Por outro lado, o orçamento é um documento mais formal e detalhado, emitido por um fornecedor após a escolha da empresa contratada. Ele descreve com precisão os valores e condições para a execução de um serviço ou entrega de um produto, já considerando aspectos como prazos, especificações técnicas e formas de pagamento. O orçamento serve como base para o contrato entre as partes e, por isso, é um compromisso mais formal do que a cotação.
Em resumo, a cotação é uma fase exploratória e comparativa, enquanto o orçamento é um compromisso formal entre a empresa e o fornecedor escolhido. A cotação pode incluir diversas propostas, enquanto o orçamento refere-se a uma única oferta, após a decisão de compra.
Quando utilizar cada um?
- Cotação: é indicada no início do processo de compras, quando a empresa precisa avaliar as alternativas do mercado e comparar diferentes fornecedores;
- Orçamento: deve ser solicitado após a escolha do fornecedor, servindo como um documento formal para dar início à negociação ou contratação.
Como fazer uma cotação de preços?
1. Defina os produtos ou serviços que serão cotados
Antes de iniciar o processo de cotação, é fundamental que você tenha clareza sobre quais produtos ou serviços serão adquiridos. Defina com exatidão as especificações técnicas, quantidades e prazos necessários. Essa etapa é muito importante para evitar ambiguidades e garantir que os fornecedores respondam com propostas alinhadas às suas necessidades.
2. Selecione fornecedores qualificados
Com as especificações em mãos, o próximo passo é identificar e cotar fornecedores que possam atender à demanda. É recomendável procurar por parceiros com boa reputação no mercado e experiência comprovada no segmento desejado. Além disso, vale considerar a inclusão de novos fornecedores para ampliar a base de comparação e aumentar o poder de negociação.
3. Solicite as propostas
Entre em contato com os fornecedores escolhidos e forneça todas as informações detalhadas sobre o que está sendo cotado. Quanto mais claras forem as informações fornecidas, mais precisas serão as propostas recebidas. Certifique-se de que as cotações incluam o preço, os prazos de entrega, condições de pagamento e garantias.
4. Compare as propostas recebidas
Após receber todas as cotações, é hora de compará-las detalhadamente. Crie uma tabela comparativa que inclua todos os aspectos importantes mencionados no tópico anterior, como preço, prazo de entrega, condições de pagamento e qualidade do produto ou serviço. Lembre-se de que o menor preço nem sempre é a melhor escolha; é necessário considerar o custo-benefício total.
5. Negocie com os fornecedores
Com as propostas em mãos e após a comparação, você pode identificar oportunidades de negociação. Antes de decidir quais fornecedores cotar para a rodada final, entre em contato com aqueles que apresentaram as melhores condições e veja se há margem para melhorar os preços ou obter prazos mais vantajosos. A negociação é uma etapa importante para maximizar os benefícios da compra.
6. Tome a decisão final
Após as negociações, é o momento de tomar a decisão sobre qual fornecedor será contratado. Considere o preço, a confiabilidade do fornecedor, histórico de entrega e qualquer outro critério relevante para o sucesso da sua operação.
7. Formalize a compra
Uma vez escolhido o fornecedor, formalize a compra. Se necessário, solicite um orçamento final e detalhado, que servirá como base para o contrato. Dessa forma, você garante que todas as condições acordadas estejam devidamente documentadas, evitando possíveis divergências no futuro.
Como ter eficiência em uma boa cotação de preços?
Nunca aceite o primeiro preço
Todos sabem que um bom comprador costuma ser um ótimo negociador. Por isso, a regra básica é: faça sempre uma contraproposta. No entanto, é importante justificar seu pedido e entender as condições do outro lado. Não deixe de ser honesto sobre suas possibilidades para que o fornecedor saiba como melhor auxiliar você na cotação de preços, construindo uma relação de confiança e parceria. Avalie volume do pedido, entrega e outras condições que podem ser reduzidas ou ajustadas na negociação.
Não tenha um fornecedor exclusivo
Vivemos em um mercado bem competitivo, por isso tenha em mente que é importante não depender completamente de um único fornecedor e diversificar sua carteira, especialmente quando a compra se refere a um produto ou serviço crucial para o seu negócio funcionar. Assim, caso algum problema aconteça ou precise de novos argumentos na negociação, é crucial ter uma cotação de preços de outro parceiro na manga.
Saiba o que precisa
Pode parecer óbvio, mas, antes de chegar em um fornecedor, é importante saber exatamente o que a sua empresa precisa para não ter tantas idas e vindas de e-mails. Procure detalhar ao máximo cada pedido com volume, quantidade, tamanho, medidas, entre outros, para obter uma cotação de preços mais adequada e precisa.
Invista em sistemas de gestão de compras
Percebeu como todas as dicas podem ser muito manuais? O operacional de compras pode ser cansativo e exigir muitas planilhas, ligações e e-mails, por isso ter a tecnologia ao seu lado é crucial para uma boa cotação de fornecedores. Plataformas como a Nimbi têm soluções fáceis de usar e flexíveis que se moldam às necessidades da sua empresa e ainda otimizam processos.
Como a Nimbi pode ajudar na cotação de fornecedores?
Sua área de compras precisa de ferramentas para se manter competitiva, e isso significa automatizar processos. Mas o que acontece quando cada etapa, da cotação ao pagamento, vive em uma ferramenta diferente? A gestão se torna fragmentada, cara e ineficiente.
A Nimbi entende esse desafio. Por isso, nossa abordagem é diferente: integramos todo o processo de compras em uma jornada única. Em nossa plataforma, compradores, requisitantes, aprovadores e fornecedores trabalham no mesmo ambiente, com total visibilidade e controle.
Dentro dessa jornada, o processo para cotar fornecedores se torna automatizado e inteligente. Você consegue padronizar os pedidos de cotação de preços, usar workflows de aprovação, monitorar SLAs e acessar um histórico completo de transações, o que torna a comunicação com os parceiros muito mais clara.
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Resumindo
O processo de cotação de preços é a etapa em que uma empresa levanta e compara propostas de diferentes fornecedores para um determinado produto ou serviço. O objetivo é analisar o custo, a qualidade, os prazos de entrega e as condições de pagamento, para tomar a melhor e mais informada decisão de compra.
A cotação é feita em algumas etapas . Primeiro, a empresa define detalhadamente o produto ou serviço que precisa. Em seguida, seleciona fornecedores qualificados e solicita as propostas. Após recebê-las, as propostas são comparadas, analisando preço, qualidade e prazos. Por fim, a empresa negocia as melhores condições antes de tomar a decisão final e formalizar a compra.
A principal diferença é que a cotação de preço é uma fase exploratória e comparativa, enquanto o orçamento é um documento formal e um compromisso. A cotação envolve levantar propostas de vários fornecedores para avaliar o mercado. Já o orçamento é emitido pelo único fornecedor escolhido, detalhando os valores e as condições finais que servirão de base para o contrato.