Por que não fazer a gestão dos fornecedores custa caro para sua empresa?

Realizar uma compra equivocada pode trazer mais prejuízos em longo prazo para as empresas do que aqueles imediatos, com a correção do deslize. Além do evidente desperdício, todos os erros evitáveis precisam ser encarados como tendo um impacto, também, nos objetivos do negócio. Fazer a gestão dos fornecedores, medir seu desempenho e realizar a análise de risco, por exemplo, são ações que ajudam a mitigar essas falhas. Bom, mas se você trabalha no departamento de suprimentos, deve estar se perguntando como fazer isso em meio a tantas tarefas do dia a dia.

A boa notícia é que a tecnologia na área de compras evoluiu muito e, agora, grande parte do trabalho operacional pode ser automatizado. Isso possibilita que profissionais se dediquem a tarefas mais importantes ― e estratégicas ― para a empresa. Entre elas, claro, a gestão dos fornecedores.

Neste artigo, mostraremos como negligenciar a avaliação dos parceiros custa caro, não só financeiramente, mas, também, em termos de competitividade. Continue a leitura e veja se a sua equipe tem deixado passar esses detalhes sobre gestão de fornecedores.

Como a gestão de fornecedores pode ajudar na redução de custos

Fazer a gestão de fornecedores  vai além de apenas manter os contratos em dia e garantir que os estoques permaneçam nos níveis adequados. Entretanto, é bom ressaltar que não são apenas os parceiros de insumos e matérias-primas que merecem atenção. As aquisições recorrentes, como materiais de limpeza e escritório, podem gerar um saving de até 10%, quando bem adquiridos e negociados. Para alcançar esse resultado é preciso, antes de tudo, selecionar os contatos com base em critérios que vão além do preço.

Toda essa gestão, coleta de dados, análise com parâmetros pré-estabelecidos pela empresa e busca por melhores condições de qualidade, pagamento e entrega têm uma consequência natural: as compras se tornam muito mais vantajosas. Com informações completas sobre o que e com quem negociar a demanda, a transação torna-se mais estratégica, trazendo benefícios para o resultado financeiro da empresa.

Aprimora a gestão de risco e de documentações

É claro que todos fazem o possível para garantir a melhor aquisição, mas riscos existem. Os mais comuns em relação aos fornecedores são os relacionados a pontos financeiros (falências, inadimplências), logísticos (fraudes nas entregas, entregas parciais) e de qualidade e legislação (problemas com  certificações e documentos obrigatórios). Ignorá-los, certamente, é um erro grave. E eles devem ser considerados mesmo naquelas aquisições com parceiros conhecidos, que a sua indústria já confia. Afinal, ele também está sujeito às oscilações do mercado e qualquer imprevisto enfrentado por ele pode afetar a sua negociação.

Porém, quando a gestão de fornecedores é deixada de lado, a análise dos riscos passa despercebida. Dessa forma, a área de compras perde a oportunidade de antever, e se preparar, para eventuais problemas. E ser pego de surpresa, claro, custa muito mais caro para a empresa.

Outro ponto diretamente beneficiado pela tecnologia é a gestão e captura de documentos. Toda homologação depende da validação de alguns documentos. Quando o processo não é feito digitalmente, há uma troca muito grande de arquivos de forma física, ou até por e-mails, mas que não geram um processo eficiente, uma vez que depende muito do fator humano para ser encontrado ou organizado, gerando mais demora, e pouca eficiência no resultado.

Decisões embasadas em dados

Segundo o CEO da Mastercard, Ajay Banga, os dados são o novo petróleo. Com uma única diferença: “o petróleo um dia vai acabar. Os dados, não”. E a área de compras é um departamento que gera vários deles, a cada novo contato com os vendedores. O problema é que poucos captam, tratam e utilizam essas informações na tomada de decisão. Soluções como big data já podem ser inseridas na rotina dos profissionais para auxiliar nessa tarefa e garantir muito saving para as empresas.

Sem essa etapa na gestão de fornecedores, a equipe não tem parâmetros que norteiam as escolhas. Assim, fica fácil cometer erros, como fechar negócio com alguém que tem um preço um pouco menor, mas que tem um histórico de atraso de entregas. A tecnologia já ajuda ao disponibilizar softwares que angariam os dados e geram relatórios.

Reduz o lead time

Aqui está um exemplo de como a falta de uma boa gestão de fornecedores se reflete em diversas frentes. Um processo de compras lento e moroso, 100% manual, pode até ter como resultado uma aquisição vantajosa, em termos de economia imediata. Entretanto, você já parou para pensar na quantidade de custos envolvidos quando o lead time (como é chamado o tempo de espera entre a requisição e o cumprimento da demanda) é longo?

Existem os diretos, aqueles que oneram o orçamento como telefonemas, malotes, documentos e eventuais viagens ou visitas. Porém, o maior custo para a empresa em uma negociação que demora mais do que deveria é em relação à eficiência. Em empresas que não realizam a gestão de fornecedores, é comum encontrar uma base de parceiros extensa. Porém, isso não acontece por ter muitas opções e, sim, por haver muitos cadastros duplicados e ineficientes. A falta de padronização nas solicitações de orçamento também contribui para que os compradores acabem precisando de um grande trabalho para uma aquisição que não tem valor agregado para o negócio.

Esses são alguns dos pontos mais importantes quando falamos em como a gestão de fornecedores é aliada da redução de custos. É preciso que os gestores estejam cientes que, no contexto atual, muito mais competitivo, a área de compras assume uma posição estratégica na empresa. Por isso, já não há espaço para processos defasados e relacionamentos baseados unicamente no bom relacionamento.

Se você quer saber melhor sobre o que o mercado espera dos profissionais de suprimentos, conheça O perfil do profissional de compras 4.0.