Processos de compras operacionais: como eles diminuem a produtividade da sua equipe?

Embora a tecnologia já esteja bastante presente no dia a dia das empresas, os processos de compras parecem ir na contramão das inovações. Independente do porte do negócio, é comum encontrar áreas onde o fluxo é controlado por inúmeras planilhas e trocas de e-mails. Acontece que a falta de otimização pode trazer sérios prejuízos para o desempenho: falhas, perda de informações, retrabalhos e gasto de tempo desnecessários são apenas alguns exemplos.

Não ter os processos de compras bem definidos, estruturados e automatizados é considerado um grande risco para as organizações. Com um mercado cada vez mais pautado em governança, fluxos claros e transparência, manter tarefas manuais desnecessárias é, inclusive, uma forma de desperdiçar o potencial de muitos colaboradores. Isso porque quando um profissional conta com o respaldo da tecnologia, ele pode se dedicar a funções mais estratégicas.

Entretanto, os processos de compras operacionais continuam sugando a produtividade de muitas equipes. Neste artigo, trouxemos alguns reflexos dessas práticas, já consideradas ultrapassadas no contexto 4.0 em que vivemos. Acompanhe!

Entenda como processos de compras ultrapassados afetam a produtividade da equipe

No dia a dia da empresa, é natural que os dados sejam valiosos e guiem a tomada de decisão. Acontece que, mesmo sabendo da importância disso, os processos de compras ainda insistem em gargalos produtivos bastante claros. Afinal, pode ser que uma tarefa que se alongue hoje não tenha um reflexo evidente no fim do mês, mas o acúmulo desses pequenos desperdícios tem impacto na produtividade da equipe. Abaixo, você confere alguns.

Maior incidência de falhas

Os processos de compras são vitais para o funcionamento de qualquer negócio. E quando acontecem falhas, as consequências podem afetar toda a linha produtiva ― além de acarretar prejuízos financeiros imediatos. Manter um fluxo manual torna todas as negociações delicadas, com maior chance de erros.

Uma situação bastante comum em empresas onde as planilhas ainda estão presentes, é ocorrer uma negociação e os termos não serem atualizados no sistema interno. Normalmente, a irregularidade não é percebida de imediato e, quando isso ocorrer, será necessário proceder com a correção. Mas, antes, é preciso checar novamente todos os pontos acordados, conferir datas e buscar documentos. Mobilizar capital humano para isso, certamente, é um grande desperdício de produtividade.

Falta de métricas de desempenho

Quando os processos de compras estão inseridos na transformação digital, é possível angariar dados que, manualmente, seriam difíceis de conseguir. Gráficos de performances dos fornecedores, cumprimento de prazos, comparativos entre os períodos, enfim, são muitos os fatores que podem ser analisados para encontrar pontos de melhoria. E, nesse sentido, a tecnologia é uma grande aliada ao fornecer e estruturar essas informações.

Por outro lado, quando os processos de compras são manuais, as métricas de desempenho são deixadas de lado. E, quando existem, são analisadas questões bastante superficiais. Criar KPIs (Keys Performance Indicator, ou indicadores-chave de desempenho) é uma boa maneira de estimular a produtividade da equipe. E, aqui, vale o cuidado: estipule metas desafiadoras, não impossíveis!

Informações descentralizadas

As inovações tecnológicas, quando aplicadas no contexto empresarial, têm uma função bastante importante: manter os setores alinhados. Isso porque todos eles, de algum modo, são interligados. O de compras, talvez, seja o que mais se comunica com outras áreas do negócio, visto sua importância tanto gerencial (cumprindo metas financeiras), quanto operacional (fornecendo o necessário para o funcionamento e produção).

Quando os processos não são automatizados, todo o fluxo se torna mais lento e burocrático. Com as informações descentralizadas, muito tempo é desperdiçado e, por vezes, o setor pode perder o timing de uma aquisição importante. O cenário, hoje, pede agilidade e isso também engloba os processos de compras.

Afeta a motivação

Investir tempo e conhecimento em uma tarefa que precisará ser refeita ou interromper o trabalho para buscar uma informação simples, certamente, acaba com o bom humor de qualquer um. Quando isso se torna frequente, então, pode afetar a motivação e, consequentemente, a produtividade.

Por outro lado, líderes e gestores argumentam que a transformação digital sofre com o baixo engajamento do setor de compras. Muitos relatam investir em soluções que, em pouco tempo, são deixadas de lado. Para contornar essa situação, os treinamentos e desenvolvimento das habilidades, inclusive, as soft skills, se mostram uma saída. Assim, além de estimular a adesão às tecnologias, são um recurso conhecido para aumentar a motivação.

Incluir a tecnologia nos processos de compras é imprescindível para que o setor continue exercendo sua função estratégica nas empresas. Uma das inovações que mais se destacam é o big data. Leia mais sobre ele no artigo: Big Data: entenda os benefícios do tratamento de dados massivos em compra.