Gestão de compras: como ela funciona e quais são suas responsabilidades?

Moça segurando um tablet simulando uma gestão de compras

Evitar erros, eliminar gastos desnecessários e se manter competitivo. Um negócio precisa lidar com diferentes aspectos da administração para chegar nesses resultados, sendo um deles uma boa gestão de compras. Afinal, ela é responsável pela compra de insumos, serviços complementares e materiais que permitem que a empresa inicie sua cadeia produtiva e se sustente ao longo do tempo.

Assim, em um cenário empresarial dinâmico, onde a eficiência e a agilidade são essenciais, uma gestão de compras bem executada é um componente-chave para o sucesso organizacional. A responsabilidade desse departamento abrange a seleção criteriosa de fornecedores, a negociação de condições vantajosas e a busca contínua por práticas sustentáveis e responsáveis.

Dessa forma, uma gestão de compras eficaz contribui não apenas para a redução de custos e otimização de processos, mas também para a construção de relacionamentos sólidos com fornecedores e a criação de uma base sólida para o crescimento e a competitividade a longo prazo.

Continue a leitura do texto e entenda as responsabilidades da gestão de compra, quais são as etapas do processo e como otimizar o gerenciamento da área!

O que é gestão de compras?

Uma gestão de compras define uma série de estratégias para garantir todos os suprimentos necessários para o desenvolvimento das atividades da empresa a partir da negociação com fornecedores, sempre equilibrando custos e qualidade

Isso envolve desde a identificação das necessidades, a pesquisa e seleção de fornecedores, negociação de contratos, até a avaliação de serviços contratados.

Qual é a importância da gestão de compras?

A gestão de compras desempenha um papel fundamental no cenário empresarial, sendo essencial para a eficiência, sustentabilidade e competitividade das empresas. Esta prática estratégica não apenas administra recursos, mas também estabelece e mantém relacionamentos cruciais na cadeia de suprimentos.

Um dos aspectos vitais da gestão de compras é assegurar o abastecimento contínuo e pontual de insumos, evitando interrupções na produção ou na prestação de serviços. Essa abordagem contribui diretamente para a eficiência operacional, garantindo a fluidez dos processos empresariais.

A constante avaliação dos fornecedores, aliada à diversificação de fontes quando necessário, colabora na mitigação de riscos associados à disponibilidade, qualidade e confiabilidade dos insumos. Essa prudência na gestão de riscos fortalece a resiliência da empresa diante de desafios potenciais.

Por isso, desenvolver parcerias sólidas com fornecedores é tão importante. Essas parcerias podem resultar em benefícios tangíveis, como descontos, condições especiais de pagamento e colaboração mútua para impulsionar melhorias contínuas nos processos.

Ademais, a conformidade legal e ética também está no cerne da gestão de compras, sendo vital garantir que todas as transações estejam em conformidade com leis e regulamentos. Isso inclui uma abordagem ética para evitar práticas comerciais questionáveis, promovendo a integridade nos negócios.

Além disso, a gestão de compras não se limita apenas a aspectos operacionais; ela também desempenha um papel ativo no impulsionamento da inovação. Ao buscar continuamente novas soluções e tecnologias por meio da seleção criteriosa de fornecedores, a empresa pode se posicionar estrategicamente no mercado.

A crescente relevância da sustentabilidade na atualidade é um aspecto adicional considerado pela gestão de compras. Ao incorporar práticas sustentáveis na cadeia de suprimentos, as empresas não apenas atendem às demandas do mercado, mas também contribuem para um impacto positivo no meio ambiente.

Como funciona o processo de compras na prática?

O processo de compras pode variar em detalhes de uma empresa para outra, mas começa geralmente com a identificação de uma demanda e cotação com possíveis fornecedores, em que são analisados os prazos, qualidade do serviço ou produto e valores.

A partir disso, o setor responsável realiza uma requisição de compra e, tendo a aprovação interna, iniciam-se as negociações com o fornecedor escolhido. Por fim, ocorre o recebimento dos produtos ou serviços e análise para verificar se está de acordo com o contratado.

Quais são as responsabilidades de uma gestão de compras?

As principais responsabilidades da gestão de compras incluem:

  • Planejar as aquisições, determinando especificações como prazo e quantidade;
  • Fazer a homologação e gestão de fornecedores;
  • Negociar os termos e condições de compra e registrar tudo;
  • Emitir os pedidos e organizar os produtos recebidos;
  • Calcular as despesas com estocagem e depreciação de produtos;
  • Manter o fluxo contínuo de suprimentos necessários;
  • Controlar recebimento e fazer relatórios de uso.

Além de todas essas tarefas, essencialmente, uma boa gestão de compras precisa aderir ao pensamento estratégico para manter bons relacionamentos com fornecedores e parceiros, pensar constantemente em como otimizar processos e garantir que cada procedimento esteja alinhado com as expectativas dos stakeholders.

Uma ótima maneira de fazer isso é ter o auxílio de um sistema de gestão de compras, como um e-procurement ou marketplace b2b, para automatizar diversos processos da cadeia de supply chain, reduzir o desgaste das equipes com as tarefas mais manuais e controlar índices de desempenho importantes para o negócio.

Quais são as etapas do processo de compra?

A requisição de compra

O processo começa quando uma empresa identifica a necessidade de adquirir bens ou serviços para atender a algum objetivo específico. Isso pode ocorrer por meio de feedbacks de departamentos internos, análise de estoques, mudanças nas demandas do mercado ou projetos específicos.

Identificação de fornecedores

Com a aprovação, o setor de compras inicia a busca por fornecedores potenciais. Essa etapa envolve pesquisa de mercado, análise de reputação dos fornecedores, avaliação de capacidade de produção, qualidade dos produtos ou serviços oferecidos e a adequação aos requisitos da empresa.

Cotação e negociação

Na etapa de cotação e negociação, as empresas solicitam propostas aos fornecedores, avaliam preços, prazos e condições. Negociam-se termos contratuais para garantir o melhor acordo em preço e qualidade, visando atender às necessidades da empresa de forma eficiente e econômica, buscando sempre benefícios mútuos.

Ordem de compra

Com base na requisição de compra aprovada, a empresa emite uma ordem de compra, incluindo detalhes como preço, condições de pagamento, prazos de entrega e termos contratuais. Este documento é enviado ao fornecedor para formalizar a transação.

Faturamento e entrega

Após o fornecedor entregar os produtos ou serviços, o fornecedor emite uma fatura detalhando os custos, e a empresa compara com os termos da ordem de compra. Simultaneamente, confirma-se se os produtos ou serviços recebidos correspondem ao que foi solicitado.

Pagamento

Nesta fase, a empresa efetua o pagamento ao fornecedor de acordo com os termos acordados e o método de pagamento definido.

Como fazer uma boa gestão de compras?

Planeje uma estratégia de compras

Todo processo de compra necessita de uma estratégia para obter sucesso. Assim, desenvolva uma estratégia alinhada aos objetivos da empresa, considerando fatores como economia de custos, qualidade, prazos e sustentabilidade.

Alguns exemplos de estratégias envolvem o estabelecimento de diretrizes para a escolha de fornecedores, definição de políticas de compra, e estratégias de negociação para otimizar os resultados.

Desenhe seu processo de compras

Ao mapear os processos de compra, é possível identificar gargalos e áreas de melhorias para implementação de estratégias visando tornar o processo mais eficaz. Para isso, faça uma análise detalhada do seu processo de compras, identificando todas as etapas, envolvidos e fluxos de trabalho.

Então, documente cada fase do processo, desde a identificação da necessidade até o pagamento, incluindo aprovações e responsabilidades, de modo a ter uma visão clara e identificar áreas de melhoria.

Crie um plano de gestão

Um plano de gestão proporciona uma estrutura organizada para as atividades de compras, orientando as ações da equipe e garantindo que os objetivos sejam alcançados de forma eficiente. Assim, elabore um plano que inclua metas, orçamentos, indicadores de desempenho e um cronograma para implementar as estratégias.

Invista em um software de gestão de compras

Considere a implementação de um software de gestão de compras para centralizar informações, facilitar o acompanhamento e fornecer insights analíticos.

Softwares especializados, como os oferecidos pela Nimbi, possibilitam a centralização das informações e facilitam o controle de estoque, análise de desempenho de fornecedores e relatórios detalhados, contribuindo para uma gestão mais eficiente.

Busque por fornecedores confiáveis

Realize uma pesquisa de mercado para identificar fornecedores confiáveis, avaliando reputação, experiência e conformidade com normas de qualidade.

Lembre-se que a seleção cuidadosa de fornecedores contribui para a consistência na entrega de produtos ou serviços de qualidade.

Diversifique seus fornecedores

Evite depender excessivamente de um único fornecedor, diversificando suas opções. Isso porque a diversificação reduz riscos relacionados a problemas de fornecimento, variações de preço e outros imprevistos, mantendo a flexibilidade nas operações.

Automatize processos

Utilize sistemas e tecnologias para automatizar tarefas repetitivas, como cotações, processamento de pedidos e rastreamento de entregas. Com isso, é possível agilizar os processos, minimizar erros humanos e liberar tempo para atividades mais estratégicas.

Analise a eficiência do processo periodicamente

A análise periódica permite identificar se a estratégia e o processo de compra está atingindo os resultados esperados, e colaboram para identificar e realizar ajustes conforme as mudanças nas necessidades da empresa, do mercado ou em políticas internas.

Como uma plataforma de compras pode ajudar?

Ter bons parceiros é fundamental em qualquer negócio, não importa o tamanho ou setor. Isso significa fornecedores comprometidos na área de compras, mas também representa plataformas que permitem um aumento de produtividade e otimização do processo como um todo.

Um software de gestão de compras como a Nimbi pode ajudar com diferentes soluções nessa situação, englobando as mais variadas necessidades da área de supply chain, como podemos ver abaixo.

Nimbi Private: um excelente marketplace B2B

Ao utilizar um marketplace B2B, é possível ter uma experiência de e-commerce no mundo corporativo. Com o Nimbi Private, a empresa tem acesso a mais de 400 mil itens indiretos pré-negociados disponibilizados por diversos fornecedores do país todo. 

Por ter um ambiente digital fácil de usar, é uma solução que garante acesso rápido e fácil para a empresa comprar materiais de escritório, descartáveis, brindes, impressos e muitos outros.

Essa possibilidade de concentrar catálogos completos de vários fornecedores e categorias em um único portal garante uma mitigação de risco do desabastecimento por stock-out de um fornecedor, economia média de preços unitários de até 20% e ainda reduz o lead-time de req-to-order para zero e de req-to-deliver de pelo menos 50%.

e-Procurement da Nimbi: uma plataforma de compras flexível

Uma boa solução de e-Procurement permite que o processo de compras de um negócio seja completamente automatizado, mas na Nimbi existe uma vantagem extra: a flexibilidade. Afinal, nem toda empresa tem todas as etapas de uma gestão de compras para digitalizar.

Dividido em módulos, o e-Procurement da Nimbi deixa que a empresa escolha o que melhor atende às suas necessidades montando um plano personalizado. 

Se o processo de homologação de fornecedores for mais interessante, por exemplo, o módulo Certifica atende bem a essa demanda com consultas públicas das informações do CNPJ, fluxos de aprovação e sistemas de alerta de diferentes etapas.

Isso reduz o risco de rupturas e falhas no fornecimento, e de não conformidades relacionadas ao cadastro dos parceiros, garantindo que reduza o tempo e esforço envolvidos na certificação e gestão deles em até 80%.

No entanto, se quiser auxílio com a gestão de dados da empresa, é possível unir o módulo Certifica com o Analytics, que traz relatórios e indicadores sobre suas operações em tempo real. 

Dessa forma, a empresa pode usar o e-Procurement para controlar melhor seu spend e outros indicadores confiáveis por categoria, região e fornecedor, além de acompanhar a evolução do processo parametrizando regras e políticas do negócio e criando relatórios específicos.

Uma boa gestão de compras requer conhecimento e estratégia acima de tudo e, como pode ver, a tecnologia pode ser uma excelente aliada para assegurar que sua empresa tenha os recursos necessários para isso. 

Quer saber mais sobre esse mundo de soluções do supply chain? Leia nosso blog e nos acompanhe nas redes sociais da Nimbi Instagram, Facebook e LinkedIn.

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