Procure-to-Pay: o que é, como funciona e por que automatizar?
Gerenciar o processo de Procure-to-Pay (P2P) manualmente pode gerar muitos gastos e ineficiências para a empresa. Por outro lado, automatizar esse processo traz inúmeras vantagens, como redução de custos, aumento de segurança e melhorias no relacionamento com fornecedores.
Veja a seguir como funciona o P2P, os desafios da gestão de compras manual e os benefícios da automação.
O que significa Procure-to-Pay?
Procure-to-Pay (P2P) é um processo abrangente que engloba todas as etapas da aquisição de bens e serviços, desde a requisição de compra até o pagamento dos fornecedores.
Ele integra a cadeia de suprimentos e os processos financeiros, garantindo uma gestão eficiente e transparente das compras.
Como funciona o Procure-to-Pay?
O ciclo Procure-to-Pay (P2P) é essencial para a gestão eficiente das aquisições em uma empresa e envolve alguns processos.
Requisição de compra
A primeira etapa no ciclo Procure-to-Pay (P2P) é a identificação da necessidade de bens ou serviços dentro da empresa. Quando um departamento ou equipe percebe a necessidade de algum item, é criado um pedido de compra.
Este pedido deve especificar claramente o que é necessário, em que quantidade e com que urgência. Em seguida, ele é enviado para aprovação, que pode envolver várias camadas hierárquicas, dependendo do valor e da natureza do pedido.
Identificação de fornecedores
Após a aprovação da requisição de compra, a empresa inicia o processo de identificação e seleção de fornecedores qualificados.
Esta etapa envolve a avaliação de fornecedores potenciais com base em critérios como preço, qualidade, capacidade de entrega, termos de pagamento e conformidade com os requisitos da empresa.
Muitas vezes, esse processo inclui a solicitação de propostas (RFP – Request for Proposal) ou cotações (RFQ – Request for Quotation) para garantir que a empresa obtenha a melhor oferta possível.
Ordem de compra
Uma vez que o fornecedor ideal é selecionado, uma ordem de compra (PO – Purchase Order) é emitida. Esta ordem de compra é um documento oficial que detalha todos os aspectos da transação.
Isso inclui os itens a serem adquiridos, as quantidades, os preços acordados, as condições de entrega e os termos de pagamento. A ordem de compra serve como um contrato entre a empresa e o fornecedor, garantindo que ambas as partes estejam alinhadas quanto às expectativas e obrigações.
Recebimento de bens e serviços
Quando os bens ou serviços são entregues, a empresa realiza o recebimento e a verificação. Esta etapa envolve conferir se os itens entregues correspondem à ordem de compra em termos de quantidade, qualidade e especificações.
Qualquer discrepância ou defeito deve ser registrado e comunicado ao fornecedor imediatamente para resolução.
A documentação de recebimento é fundamental para a próxima etapa do processo, garantindo que a empresa só pague pelos itens efetivamente recebidos e conformes.
Recebimento da fatura
Após a entrega dos bens ou serviços, o fornecedor emite uma fatura que é enviada à empresa. A fatura deve corresponder à ordem de compra e aos itens recebidos.
Esta etapa do Procure-to-Pay envolve o registro da fatura no sistema da empresa, iniciando o processo de verificação e aprovação para pagamento. A precisão na emissão e recepção da fatura é fundamental para evitar disputas e atrasos no pagamento.
Aprovação da fatura
A fatura recebida é então verificada em relação à ordem de compra e aos bens ou serviços recebidos.
Este processo de verificação garante que os valores cobrados estejam corretos e que todos os itens faturados foram realmente recebidos. Uma vez validada, a fatura é aprovada para pagamento.
Pagamento do fornecedor
Finalmente, o pagamento é processado de acordo com os termos acordados na ordem de compra. Esta etapa envolve a emissão de um pagamento eletrônico ou cheque ao fornecedor.
O pagamento pontual é importante para manter um bom relacionamento com os fornecedores e garantir a continuidade das operações. Além disso, o pagamento é registrado nos sistemas financeiros da empresa, completando o ciclo Procure-to-Pay.
Quais são os desafios da gestão de Procure-to-Pay Manual?
Gerenciar o ciclo Procure-to-Pay manualmente pode apresentar vários desafios que afetam a eficiência e a eficácia dos processos de aquisição.
Falta de visibilidade do processo
A gestão manual do ciclo P2P dificulta a visualização completa do processo, tornando mais difícil identificar e resolver problemas rapidamente. Sem um sistema centralizado, informações críticas podem se perder ou não estar disponíveis em tempo real.
Isso impede a capacidade de monitorar o progresso das requisições, ordens de compra, entregas e pagamentos, resultando em atrasos e ineficiências. A falta de visibilidade também pode levar a uma menor capacidade de resposta a problemas emergentes.
Problemas no compliance
Garantir a conformidade com as políticas internas e regulamentações externas é essencial, mas sem um sistema automatizado, isso pode ser complicado e sujeito a erros.
Processos manuais são mais propensos a falhas humanas, como esquecimentos e erros de digitação, que podem levar a violações de compliance. Além disso, a ausência de registros precisos e auditáveis dificulta a demonstração de conformidade durante auditorias.
Falta de controle de entrega de fornecedores
Monitorar e controlar a entrega de fornecedores de forma manual pode levar a atrasos e inconsistências.
Sem um sistema automatizado para rastrear entregas, é difícil garantir que os fornecedores cumpram os prazos acordados e entreguem os produtos conforme especificado.
Isso pode resultar em interrupções nas operações, custos adicionais devido à necessidade de compras emergenciais ou substituições, e insatisfação do cliente.
Falta de conformidade com as políticas
Garantir que todas as compras estejam conforme as políticas da empresa pode ser difícil sem um sistema automatizado. Processos manuais podem levar a compras não autorizadas, despesas não planejadas e violações das diretrizes internas.
Sem uma verificação automatizada, é desafiador garantir que todas as etapas de aprovação sejam seguidas corretamente e que as compras sejam feitas de acordo com as políticas estabelecidas.
Compras com atividades de retrabalho e bloqueios
Processos manuais frequentemente resultam em retrabalhos e bloqueios, aumentando os custos e reduzindo a eficiência. A falta de padronização e automação pode levar a erros que precisam ser corrigidos posteriormente, desperdiçando tempo e recursos.
Além disso, a falta de integração entre diferentes departamentos e sistemas pode causar atrasos e interrupções no fluxo de trabalho.
Como ter uma boa gestão no Procure-to-Pay?
Para garantir uma gestão eficiente do ciclo Procure-to-Pay (P2P), é essencial adotar práticas que melhorem a organização, a comunicação e a eficiência dos processos.
Planejamento financeiro
O planejamento financeiro é fundamental para garantir que todas as etapas do processo de compra sejam executadas de maneira eficiente e dentro do orçamento.
Isso envolve a alocação adequada de recursos financeiros, a previsão de despesas e a definição de orçamentos para cada departamento. Um planejamento financeiro sólido permite que a empresa evite surpresas desagradáveis e gerencie melhor os fluxos de caixa.
Organização
Manter uma organização clara e estruturada de todos os documentos e processos envolvidos no ciclo P2P é fundamental. Isso inclui a catalogação e arquivamento adequado de ordens de compra, faturas, contratos e outros documentos relevantes.
Priorização
Definir prioridades claras para as compras é essencial para garantir que as necessidades mais críticas sejam atendidas primeiro. Isso envolve a avaliação das requisições de compra com base em critérios como urgência, importância estratégica e impacto nos negócios.
Comunicação
Manter uma comunicação eficiente entre todos os departamentos envolvidos no processo de compra é vital para o sucesso do ciclo P2P.
A comunicação clara e constante garante que todas as partes interessadas estejam alinhadas quanto às expectativas, prazos e responsabilidades.
Controle de compliance
Implementar sistemas de controle que garantam a conformidade com todas as políticas e regulamentações é essencial para evitar riscos legais e financeiros.
Exemplo disso é a adoção de políticas claras de compra, a realização de auditorias internas regulares e a implementação de procedimentos de verificação para garantir que todas as compras sejam realizadas de acordo com as diretrizes estabelecidas.
Métricas e indicadores de desempenho
Utilizar métricas e indicadores de desempenho para monitorar e avaliar a eficiência do processo de compra é uma prática fundamental.
Indicadores como tempo de ciclo de compra, custo por transação, taxa de conformidade e satisfação do fornecedor ajudam a identificar áreas de melhoria e a tomar decisões informadas para otimizar os processos.
Automação de processos
Automatizar o máximo possível das etapas do processo P2P é uma estratégia eficaz para aumentar a eficiência e reduzir erros.
A automação permite a realização de tarefas repetitivas de forma rápida e precisa, liberando os colaboradores para se concentrarem em atividades estratégicas e garante a conformidade com as políticas internas e regulamentações externas.
Análise
Realizar análises contínuas dos processos e resultados é essencial para identificar áreas de melhoria e implementar mudanças necessárias.
A análise de dados permite entender o desempenho do ciclo P2P, identificar gargalos e oportunidades de otimização, e tomar decisões baseadas em dados para aprimorar continuamente os processos de compra.
Quais são as vantagens do Procure-to-Pay automatizado?
Automatizar o processo Procure-to-Pay (P2P) oferece inúmeras vantagens que podem transformar a eficiência e a eficácia das operações de aquisição de uma empresa. Abaixo, destacamos os principais benefícios da automação:
Visão ampla das compras
A automação do processo Procure-to-Pay proporciona uma visão abrangente de todas as compras realizadas, facilitando o gerenciamento e a análise de dados em tempo real.
Com um sistema automatizado, é possível acessar informações detalhadas sobre cada etapa do ciclo P2P, desde a requisição até o pagamento.
Aumento da segurança
A segurança das transações é significativamente melhorada com a automação do processo P2P. Sistemas automatizados reduzem o risco de fraudes e erros humanos, garantindo que todas as transações sejam registradas e monitoradas de forma segura.
Além disso, a automação permite a implementação de controles rigorosos e auditorias regulares, aumentando a transparência e a integridade dos processos financeiros.
Otimização das aquisições
A automação torna o processo de aquisição mais rápido e eficiente. Tarefas repetitivas e manuais, como a criação de ordens de compra e a verificação de faturas, são realizadas de forma automática, reduzindo o tempo necessário para completar cada etapa.
Flexibilidade para negociações
Sistemas automatizados proporcionam maior flexibilidade nas negociações com fornecedores, possibilitando melhores condições de compra.
Com acesso a dados precisos e atualizados, os gestores de compras podem tomar decisões informadas e negociar termos mais favoráveis, como descontos por volume ou condições de pagamento mais vantajosas.
A automação também facilita a comparação de propostas e a seleção de fornecedores com base em critérios objetivos.
Aprimorar o relacionamento com fornecedores
A automação melhora o relacionamento com fornecedores através de processos mais transparentes e eficientes. Com um sistema automatizado, é possível garantir que os fornecedores recebam pagamentos pontuais e que qualquer discrepância seja resolvida rapidamente.
A transparência nas transações fortalece a confiança mútua e promove parcerias de longo prazo, beneficiando ambas as partes.
Redução de custos
A automação reduz os custos operacionais ao eliminar atividades manuais e ineficiências. Processos automatizados demandam menos recursos humanos e diminuem a necessidade de retrabalho, resultando em economia de tempo e dinheiro.
Além disso, a eficiência aprimorada dos processos P2P contribui para a redução de desperdícios e a melhor utilização dos recursos financeiros.
Solução de eProcurement da Nimbi
A Nimbi oferece uma solução de eProcurement abrangente que automatiza todo o ciclo Procure-to-Pay (P2P), garantindo eficiência, segurança e conformidade para as empresas.
Com a Nimbi, sua empresa pode gerenciar compras de forma integrada e otimizada, melhorando a tomada de decisões e reduzindo custos operacionais.
A solução automatiza todas as etapas do ciclo P2P, desde a requisição de compra até o pagamento do fornecedor, eliminando tarefas manuais repetitivas e reduzindo a possibilidade de erros.
A automação dos processos de compra ajuda a reduzir custos operacionais ao minimizar a necessidade de retrabalho e o risco de fraudes.
Além disso, a plataforma oferece controle de acesso robusto, rastreamento de auditoria e conformidade com as regulamentações de PLD e outras normas relevantes, garantindo que todas as transações sejam seguras e estejam em conformidade com as políticas internas e regulatórias.
A Nimbi oferece suporte abrangente durante a implementação, garantindo uma transição suave e eficiente, adaptando a solução às necessidades específicas da sua empresa.
Conheça as soluções da Nimbi e descubra como podem transformar a gestão de compras da sua empresa.
Em resumo
O que significa Procure-to-Pay?
Procure to Pay (P2P) é um processo que abrange todas as etapas da aquisição de bens e serviços, desde a requisição até o pagamento ao fornecedor, garantindo eficiência e controle.
O que significa o termo procurement?
Procurement é o processo de obtenção de bens e serviços para uma empresa, incluindo a identificação de necessidades, seleção de fornecedores, negociação de contratos e gestão das compras.