Lead Time em compras: tudo que você precisa saber

Assim como sua companhia tem uma gama de consumidores, o seu setor de suprimentos têm os seus próprios clientes. Afinal, cada um dos colaboradores de uma empresa pode ser um requisitante. Em ambos os casos, existe um indicador valioso para garantir a satisfação: o Lead Time. E é para falar melhor sobre ele que elaboramos este artigo. Nele, você vai entender:

• o que é o Lead Time de compras;
• por que é tão importante monitorá-lo;
• quais os fatores que influenciam no Lead Time na hora das compras.

Leia e saiba mais sobre esse KPI tão importante para os compradores.

O que é Lead Time?

O Lead Time é o tempo total decorrido entre o início de um processo e a sua conclusão. Ou seja, é o intervalo entre a solicitação de um pedido e a sua entrega final. Dependendo do contexto, esse tempo pode incluir várias etapas, como aprovação do pedido, produção, transporte e até a inspeção final antes da entrega.

Esse é um conceito que veio da engenharia de produção e, originalmente, engloba tudo aquilo que acontece da transformação da matéria-prima até o produto acabado. De maneira geral, é entendido como o tempo transcorrido entre o pedido e a entrega ao cliente.

Em termos práticos, o lead time mede o quão rapidamente uma demanda é atendida. Quanto menor o lead time, mais eficiente é o processo, o que pode significar maior satisfação do cliente e menores custos operacionais.

O que é Lead Time no setor de compras de suprimentos?

No setor de compras corporativas, o lead time é uma métrica fundamental que mede o tempo entre a identificação da necessidade de um item até a sua disponibilidade para uso. Isso inclui todas as etapas desde a requisição, aprovação, envio do pedido ao fornecedor, processamento, transporte e entrega.

A eficiência do lead time no setor de compras está diretamente ligada ao sucesso da gestão de estoque e ao atendimento das necessidades operacionais da empresa. Nesse contexto, surgem dois conceitos importantes: R2O e R2B, que ajudam a classificar o tipo de lead time de acordo com o processo de aquisição.

R2O (Request to Order)

O R2O está relacionado ao tempo que leva desde a solicitação do pedido até a colocação da ordem de compra junto ao fornecedor. Essa etapa é muito importante no setor de compras, pois envolve a identificação da necessidade de materiais, a aprovação do orçamento e a emissão formal do pedido.

Algumas atividades que fazem parte do R2O são:

• criação de uma solicitação de compra interna;
• aprovação da solicitação por gestores;
• emissão de ordem de compra para o fornecedor.

Um bom gerenciamento de R2O reduz o tempo gasto em burocracia interna e libera rapidamente o pedido para a próxima fase, que é o atendimento pelo fornecedor.

R2B (Request to Buy)

O R2B vai além do R2O e refere-se ao tempo que decorre desde a aprovação da solicitação de compra até o recebimento do item adquirido e sua disponibilidade para uso. Esse conceito abrange o tempo de processamento interno (R2O) mais o tempo de entrega do fornecedor. Assim, ele inclui a logística envolvida na entrega do material e as possíveis inspeções e conferências antes de o item ser considerado pronto para utilização.

Algumas das atividades que fazem parte do R2B são:

• processamento do pedido pelo fornecedor;
• fabricação ou separação do material;
• transporte e entrega;
• conferência e inspeção do item recebido.

O R2B é especialmente importante para monitorar todo o ciclo de vida de uma aquisição, garantindo que os prazos acordados sejam cumpridos e que o fornecimento ocorra dentro do esperado. Um lead time otimizado nesta fase assegura que as operações da empresa não sejam interrompidas por falta de suprimentos.

Tanto em um quanto em outro, existe o chamado “período crítico” que, nada mais é, que esse tempo que ocorre até a chegada. O MCT (Manufacturing critical-path time), como é chamado, compreende o número de dias que, pelo menos, um item leva para chegar desde a criação da ordem de serviço.

A relação entre R2O, R2B e o lead time total

Ao dividir o lead time em R2O e R2B, as empresas podem identificar com mais precisão onde estão os gargalos no processo de compras. O R2O foca nas operações internas, enquanto o R2B inclui a performance dos fornecedores e a logística de entrega.

Ao controlar e otimizar essas duas frentes, o setor de compras pode reduzir significativamente o lead time total, melhorando a eficiência da cadeia de suprimentos e garantindo que os insumos necessários estejam sempre disponíveis, no prazo certo.

Como calcular o lead time?

O cálculo do lead time no setor de compras é bastante simples e envolve medir o tempo decorrido entre o momento da solicitação de um item até a sua entrega.

Lead Time = Data de Entrega – Data de Pedido

Esse cálculo pode ser feito de forma geral para todos os pedidos ou segmentado por tipo de insumo, fornecedor ou fase do processo — tempo de processamento, tempo de transporte etc. Isso ajuda a identificar quais partes da cadeia de suprimentos estão contribuindo mais para o tempo total e onde podem ser feitas melhorias.

Por que é tão importante medir o Lead Time em compras?

A realidade de um setor de Compras 4.0 já não permite mais negociar sem planejamento ou conhecimento aprofundado sobre todos os aspectos da aquisição. Entre eles, claro, está o Lead Time. Isso porque, hoje, há uma preferência por estoques mais enxutos. Afinal, eles exigem espaço físico para armazenagem e simbolizam capital imobilizado.

Portanto, no momento em que a requisição chega, inicia-se uma corrida contra o tempo. Com menos produtos acumulados dentro da empresa, o prazo de entrega dos produtos solicitados é um dos pontos mais importantes a serem considerados. Isso porque, a depender do material, um atraso na chegada do insumo pode fazer com que a produção saia do ritmo e comprometa a entrega aos clientes finais.

Monitorá-lo ajuda ainda a entender o momento certo para a compra. Conhecendo as particularidades dos fornecedores, fica mais fácil determinar quando antecipar um pedido ou, então, avaliar a viabilidade de outras opções de abastecimento.

Algumas das razões para monitorar o lead time em compras incluem:

• Previsibilidade: conhecer o lead time permite que as empresas planejem melhor seus processos produtivos e estoques, evitando excessos ou faltas de materiais;
• Redução de custos: um lead time bem gerido pode ajudar a reduzir os custos de estoque, transporte e armazenagem, além de evitar a compra de insumos em caráter de emergência, que geralmente têm custos mais elevados;
• Aumento da competitividade: empresas que conseguem adquirir e disponibilizar suprimentos com rapidez e eficiência têm uma vantagem competitiva significativa em relação a seus concorrentes;
• Gestão de riscos: monitorar o lead time ajuda a mitigar riscos associados a atrasos, permitindo que a empresa tome decisões antecipadas, como ajustar cronogramas de produção ou buscar fornecedores alternativos.

Como fazer para manter um bom Lead Time na área de compras?

Localização geográfica do fornecedor

Quanto mais longe o fornecedor estiver, é natural que Lead Time seja mais longo. E isso não se deve nem apenas a rota que a compra percorrerá para chegar à sua empresa. No caso dos importados, muitos eventos podem interferir no planejamento. Para citar os mais recentes, um fator que teve bastante impacto foi a crise na Ucrânia. Sem esquecer também do entalhamento do navio de carga Ever Given no Canal de Suez.

Porém, mesmo em solo brasileiro, a carga está exposta a eventualidades, como a análise na Receita Federal. Então, na hora de recorrer a essas opções, é bom prever um Lead Time maior e entender que nem todos os fatores que o compõem são totalmente previsíveis.

Avaliação constante da base de fornecedores

Um dos preceitos de uma área de compras realmente inserida no contexto 4.0 é a melhoria contínua. Agora, a tecnologia ajuda a enxergar detalhes que passavam despercebidos. E, a partir do momento que são conhecidos, têm a chance de serem sanados. Ou seja, saber como seus fornecedores trabalham, o índice de sucesso nas entregas, o cumprimento de prazos e outros aspectos que impactam nas entregas devem ser constantemente monitorados.

Outro ponto importante quando falamos na base de parceiros é em relação à gama de opções. Desenvolver novos fornecedores é essencial para evitar a dependência. Afinal, quando isso acontece, a equipe de compras fica à mercê de preços e, claro, do prazo de entrega oferecidos.

Insira tecnologia nos processos

Já que falamos na realidade 4.0, não poderíamos deixar de fora o quanto as tecnologias de e-procurement auxiliam na redução do Lead Time. Elas possibilitam que o time de compras tenha acesso aos dados que comentamos e possam fazer a gestão dos fornecedores. Assim, os profissionais são munidos de informações que guiam as decisões, tornado-as muito mais assertivas.

Também há de se considerar a redução dos processos operacionais. Quando os compradores estão soterrados em trabalhos manuais, planilhas e dados descentralizados, quem perde é a eficiência do setor. Até porque é mais interessante que eles estejam dedicados a questões estratégicas do que perdendo tempo na gestão de contratos, por exemplo.

Agora que você já sabe o que é o Lead Time e entendeu como ele é importante para a área de suprimentos, leia também o artigo “Compras spot de baixo valor: 4 erros que influenciam na produtividade da equipe”. Nele, você verá como seu time de suprimentos pode ganhar eficiência e alavancar os resultados.