Aditivos contratuais: quando é necessário e como fazer?

No dia a dia da área de compras, contratos nem sempre permanecem iguais do início ao fim. Mudanças ocorrem com frequência. E quando isso acontece, os aditivos contratuais entram em cena. Eles servem para formalizar alterações que não comprometem a natureza original do contrato.

Ao lidar com fornecedores, prazos, entregas e condições comerciais, ajustes se tornam naturais. A gestão de contratos precisa acompanhar essas atualizações para manter o controle e garantir conformidade. A seguir, entenda como os aditivos contratuais funcionam, quando são recomendados e como formalizá-los da maneira correta.

O que são aditivos contratuais?

Aditivos contratuais são documentos que modificam ou complementam um contrato em vigor. Essas alterações mantêm a estrutura principal do contrato, sem mudar o objeto contratado.

Servem como um reforço legal e permitem ajustes nos termos, prazos ou condições, com o devido registro das novas decisões tomadas entre as partes.

Essa prática evita riscos e mal-entendidos. Garante segurança jurídica e alinhamento com a realidade da contratação. Tudo fica documentado, claro e aprovado pelas partes envolvidas.

Como funcionam os aditivos contratuais em compras?

No contexto de compras, contratos podem durar meses ou até anos. Durante esse período, situações mudam: novas demandas surgem e condições comerciais precisam de ajustes.

O aditivo funciona como um recurso para corrigir, ampliar ou esclarecer aspectos contratuais. Sempre com base no contrato original.

A formalização do aditivo deve ser clara. Todas as cláusulas modificadas precisam ser descritas com precisão. A assinatura de ambas as partes valida o novo documento.

Esse processo permite que a relação contratual se mantenha atualizada e alinhada às necessidades operacionais.

Em empresas com alto volume de contratos, a gestão de contratos bem estruturada faz toda a diferença, evitando atrasos, descumprimentos e prejuízos operacionais.

Quando fazer aditivos contratuais em compras?

Na gestão de compras, a elaboração de aditivos não deve ocorrer por impulso: cada modificação precisa ter um motivo real. Quando bem fundamentada, a alteração protege o contrato. A seguir, conheça as situações mais comuns que exigem aditivos.

Extensão do prazo de execução

Projetos ou entregas podem atrasar por diferentes razões. Ao invés de refazer todo o contrato, basta um aditivo. Ele ajusta o prazo e evita vencimentos inesperados.

É uma forma eficiente de estender obrigações sem comprometer o relacionamento com o fornecedor.

Exclusão ou inclusão de partes

Fornecedores podem sair, novos parceiros podem entrar. Quando há mudança nas partes envolvidas, o contrato original precisa refletir essa nova realidade. O aditivo atualiza essa composição, evita conflitos e esclarece responsabilidades.

Atualização de informações

Dados como CNPJ, razão social ou endereço sofrem alterações. Para manter o contrato em dia, essas mudanças precisam ser registradas por meio de aditivo. Atualizar o documento garante que ele permaneça válido e não tenha problemas em auditorias.

Adequação a novas leis ou regulamentações

Mudanças legais podem impactar diretamente cláusulas contratuais. Um contrato firmado antes de uma nova norma pode precisar de ajustes para manter sua validade.

O aditivo permite esse alinhamento, preservando a conformidade com a legislação e evitando penalidades futuras.

Alteração das condições comerciais

Os termos comerciais de um contrato vão muito além do preço ou do prazo de pagamento. Podem incluir: 

• obrigações técnicas;
• penalidades;
• índices de reajuste;
• garantias.

Quando esses elementos mudam, o aditivo formaliza o novo acordo e garante que tudo esteja escrito com clareza.

Nenhuma alteração deve ser tratada informalmente. A segurança jurídica depende da formalização.

Adição de saldo ou alteração de valor

Durante a vigência contratual, o consumo pode superar o previsto. Um aditivo pode ser necessário para ampliar o valor contratado.

O monitoramento contínuo ajuda a identificar o momento certo para o ajuste. Assim, evita-se o risco de bloqueio em pedidos, atraso em pagamentos ou paralisação no fornecimento.

Gerir saldo, consumo e vigência é parte essencial da gestão de contratos no setor de compras.

10 dicas para fazer um bom aditivo contratual em compras

Um bom aditivo nasce do cuidado com cada detalhe. Erros pequenos podem comprometer a validade do documento. Veja como evitar problemas com essas boas práticas.

1. Identifique o contrato original

Todo aditivo precisa indicar com precisão qual contrato será alterado. Informe: 

• o número;
• a data de assinatura;
• as partes envolvidas. 

Quando contratos semelhantes existem, essa etapa evita confusões e garante clareza. Uma simples omissão pode gerar dúvidas ou questionamentos jurídicos no futuro. Quanto mais completo for esse apontamento, melhor será a rastreabilidade do documento.

2. Especifique quais serão as alterações

Não basta mencionar que haverá mudança. O aditivo precisa indicar de forma clara e objetiva o que será substituído, excluído ou acrescentado no contrato. 

Use uma linguagem simples, direta e sem margem para interpretações diferentes. Quanto mais detalhado for o texto, menor a chance de questionamentos entre as partes durante a vigência do contrato.

3. Redija as novas cláusulas

As novas cláusulas devem ser construídas com atenção. Cada termo precisa ter um único sentido. Ambiguidades enfraquecem o contrato e abrem espaço para conflitos. 

Evite jargões técnicos desnecessários. Clareza, coerência e objetividade ajudam a preservar a boa relação contratual e a segurança jurídica do acordo.

4. Identifique as partes

Todas as pessoas ou empresas envolvidas no contrato precisam ser corretamente identificadas no aditivo. Use dados atualizados, incluindo razão social, CNPJ, endereço e nome completo das pessoas físicas, quando aplicável. 

Se houver alteração de representantes, o documento deve registrar essa troca. Essa identificação precisa garantir que não restem dúvidas sobre quem responde pelo contrato.

5. Informe a data da alteração

A data da alteração define a partir de quando as novas cláusulas começam a valer. Esse dado é obrigatório para que o aditivo seja considerado válido. 

Se não houver clareza sobre esse ponto, o documento pode perder sua eficácia jurídica. Também é importante manter essa informação coerente com a vigência do contrato original.

6. Recolha a assinatura das partes

Nenhum aditivo tem validade sem a assinatura de todas as partes envolvidas no contrato original. As assinaturas validam as alterações propostas e demonstram que houve concordância mútua. 

Se o contrato exige testemunhas ou reconhecimento de firma, o aditivo deve seguir as mesmas exigências. Assinar é formalizar o acordo com segurança.

7. Anexe o documento original

O contrato original deve acompanhar o aditivo como referência. Essa prática facilita a compreensão do contexto e assegura que as alterações sejam lidas dentro da lógica do contrato vigente. Isso é útil tanto para o time jurídico quanto para auditorias ou fiscalizações futuras. A relação entre os dois documentos precisa estar visível e bem documentada.

8. Revise o documento

Erros simples, como valores trocados ou datas invertidas, podem gerar transtornos. Antes de formalizar o aditivo, revise nomes, cláusulas, prazos e condições com atenção. 

Sempre que possível, conte com o apoio do time jurídico. Uma boa revisão contratual protege o contrato e evita retrabalho.

9. Conte com uma solução de CLM para organizar cláusulas

Ao lidar com vários contratos, controlar cláusulas pode se tornar um desafio. Mudanças ocorrem e, sem organização, erros se acumulam.

Uma solução de CLM ajuda a estruturar esse processo. O Docusign CLM, por exemplo, permite acompanhar as cláusulas de forma inteligente, com visibilidade total de versões, aprovações e obrigações contratuais.

Com o CLM, o histórico de alterações fica registrado. A equipe jurídica ganha mais controle, o time de compras trabalha com segurança, e as áreas se conectam com mais fluidez.

É uma forma prática de garantir que nenhum detalhe fique fora do radar e que os aditivos contratuais reflitam o que foi realmente acordado.

10. Use uma boa plataforma de gestão de contratos

A tecnologia facilita o controle dos aditivos. O módulo de contratos da Nimbi permite acompanhar saldo, vigência, consumo e cláusulas com agilidade.

Por meio do eProcurement, empresas organizam melhor seus contratos digitais e conseguem fazer aditivos com muito mais segurança. A ferramenta ainda oferece integração com a Docusign, o que permite assinatura eletrônica e uso do CLM.

A conexão entre jurídico e compras flui de forma simples. Há diminuição de retrabalho e riscos e aumento da agilidade na tomada de decisão.

Aditivos contratuais são ferramentas essenciais para quem atua com contratos em constante adaptação. Em compras, onde mudanças acontecem com frequência, ter esse recurso é uma forma de manter o controle, a segurança e o bom relacionamento com fornecedores.

Cada aditivo precisa refletir o novo acordo com precisão. Mais do que alterar termos, ele protege as partes e garante que tudo continue dentro da lei.

Aliado a uma boa gestão de contratos, o aditivo fortalece a estrutura contratual e sustenta operações mais eficientes.

Quer organizar melhor seus contratos e garantir agilidade nos aditivos contratuais? Acesse a página da Nimbi e conheça o módulo de contratos e soluções em eProcurement.

Resumindo

O que é um aditivo contratual?

É um documento que modifica cláusulas de um contrato em vigor, sem alterar sua natureza. Ele formaliza mudanças como prazos, valores ou condições previamente acordadas.

O que são termos aditivos de contratos?

São documentos que complementam ou ajustam contratos existentes. Servem para registrar mudanças acordadas entre as partes, mantendo o contrato válido e atualizado.

Quando se faz aditivo de contrato?

Sempre que for necessário alterar prazos, valores, condições comerciais, partes envolvidas ou adequar o contrato a novas normas, sem mudar seu objeto principal.

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