Compras spot de baixo valor: 4 erros que influenciam na produtividade da equipe

O dia a dia da área de suprimentos é bastante atribulado. Isso porque, além do grande número de requisições recebidas, nem toda negociação com fornecedores é igual. Existem aqueles contratos recorrentes que exigem acordos de longo prazo e as chamadas compras spot. Pontuais, esse último modelo representa, hoje, grande parte do volume deste setor. Porém, para que sejam eficazes, deve-se saber como colocá-las em prática. Confira, neste artigo, o que não fazer neste processo.

Quais erros não cometer nas compras spot?

As compras spot precisam ser feitas com estratégia. Para não gerar custos excessivos e prejudicar os resultados do departamento e de toda a empresa, é fundamental ter atenção. Acompanhe conosco quais erros não cometer no setor de suprimentos.

1. Não acompanhar os KPIs

Há algum tempo, a área de compras tem deixado a função de abastecer e se tornado um verdadeiro protagonista dos negócios. Logo, é necessário medir o seu desempenho constantemente. Assim, tanto compras spot quando contratos de longo prazo devem ser avaliados constantemente para atingir uma boa performance.

Ter acesso aos indicadores das transações auxiliará os profissionais a tomarem decisões mais assertivas e em um curto espaço de tempo. Os KPIs (Keys Performance Indicator) usados para isso são:

• Saving/Cost Avoidance: mostra a economia alcançada nas aquisições e o ganho do comprador na negociação;
• Volume de compras emergenciais: indica o percentual de compras emergenciais ou urgentes recebidas;
• Lead Time R2O e R2D: o primeiro mede o tempo do momento da aprovação da requisição até a emissão do pedido, enquanto o segundo acompanha da aprovação requisição à entrega.
• Produtividade do comprador: mede a performance individual do profissional.

2. Descentralizar informações

Para que as compras spot sejam realmente ágeis e produtivas, todas as informações devem ser acessíveis. Centralizar os dados significa munir o setor de suprimentos com o conteúdo para oportunidades de sucesso. É com menos processos operacionais, que o colaborador poderá argumentar preços, consultar históricos e acordar prazos.

Já quando não se encontra aquilo que deseja, todo o fluxo se torna lento e burocrático. Muito tempo é desperdiçado e, por vezes, perde-se o timing de uma aquisição importante. Para se ter uma ideia, um levantamento da McKinsey, mostrou que quase 2h por dia são desperdiçadas em busca de arquivos importantes. A conclusão é de que o cenário atual de inovação e concorrência acirrada exige agilidade em cada processo dentro das indústrias.

3. Não estimular a evolução

Líderes e gestores argumentam que a transformação digital sofre com o baixo engajamento do setor de suprimentos. Muitos relatam investir em soluções que, em pouco tempo, são deixadas de lado. Para contornar essa situação, os treinamentos e desenvolvimento das habilidades, inclusive, as soft skills, se mostram uma saída.

Além de estimular a adesão às tecnologias dentro da organização, capacitar a equipe aumenta a motivação. Esse fator é essencial, mas não só para o clima organizacional. Segundo pesquisa feita pela Right Management, profissionais engajados são 50% produtivos. Isso ocorre porque, ao se envolverem em novos projetos, aumenta o sentimento de pertencimento na empresa, valorizando a cultura interna.

4. Apostar no trabalho manual

Incluir a tecnologia nos processos da área de compras é imprescindível para que o setor continue exercendo sua função estratégica nas companhias. Quando você utiliza um software, pode criar fluxos de trabalho estáveis e dinâmicos. Juntamente, há a possibilidade de segmentar as necessidades dos produtos, se são recorrentes ou não. Assim, todo o time tem acesso rápido à lista dos itens mensais, deixando os inativos em outra área.

Para ganhar tempo e aumentar as chances de conquistar boas negociações, soluções de outsourcing são a melhor resposta. Com o Nimbi eProcurement, por exemplo, a área de suprimentos consegue centralizar todas as etapas que envolvem as aquisições corporativas. Indo desde a gestão de fornecedores até o controle de pagamento de notas fiscais. Inovador, ele também disponibiliza um catálogo para seus parceiros, facilitando a escolha dos insumos. O resultado é simplicidade e o aumento de 42% na produtividade.

Como você viu lendo o texto acima, as compras spot são uma ótima oportunidade para otimizar os trâmites do suprimento. Porém precisam ser pensadas de forma abrangente para gerar a eficiência que se espera. Já que o assunto é agilizar, a tecnologia não pode ficar de fora. No blog da Nimbi, produzimos um conteúdo relevante para compreender como um marketplace pode aumentar a produtividade das corporações. Não deixe de conferir!