Estratégias de compliance: 6 dicas para compras e contratos

Responsável por fazer a seleção de fornecedores, analisar contratos, negociar com parceiros e outras atividades, o setor de compras vive uma rotina intensa. Mas como as estratégias de compliance se conectam a um segmento tão específico?

Bom, garantir que toda essa operação seja eficiente e possua defesa contra golpes é uma necessidade para os profissionais. E é aí que as práticas de compliance entram. Elas agrupam uma série de diretrizes e normas para promover uma cultura anticorrupção nas corporações.

Implementar o compliance é mais simples do que parece, entretanto alguns pontos devem ser levados em consideração. Além disso, por ser uma temática nova, ainda gera muitas dúvidas. Continue a leitura para saber quais estratégias podem ser adotadas para coibir as fraudes e entender completamente o assunto. Acompanhe!

Entenda como as estratégias de compliance impactam em compras e contratos

Assumindo um protagonismo nas discussões empresariais, as estratégias de compliance têm origem em um termo que vem amadurecendo ao longo dos anos. Ele surgiu do verbo inglês “to comply”, que significa seguir regras.

Absorver o compliance na área de compras e contratos significa ter uma gestão de riscos e atuar na prevenção de desvios de conduta. Da mesma forma, ter clareza sobre o que fazer em casos de infrações e acompanhar normas internas e externas. Basicamente, companhias que adotam essa concordância tendem a ser seguras para negociar. Veja, agora, o que o método possibilita.

• Contar com um plano de ação para guiar coordenadores em casos de irregularidades.
• Criação de parcerias pautadas na ética, gerando uma relação saudável para todos os envolvidos.
• Padronização e estabelecimento de métodos para promover proteção nas transações.
• Monitoramento de cláusulas contratuais para reduzir riscos de fraudes e má fé.
• Geração de relatórios embasados em um código de ética consolidado.
• Ter uma política de investigação e correção frente a denúncias.
• Aproximar e oferecer serviços seguros aos stakeholders.

6 dicas para implementar estratégias de compliance em compras e contratos

1. Atender às mudanças na legislação

A legislação brasileira é praticamente um organismo vivo. Se a organização leva o compliance a sério, acompanhar as alterações é fundamental, já que estamos falando sobre estar em conformidade.

Os profissionais de compras devem estar em alerta para verificar as novidades e aplicá-las, certificando retorno ágil e adequação praticamente imediata. As principais leis que influenciam o segmento são as relacionadas aos âmbitos financeiro, tributário, contábil e fiscal.

2. Automatizar processos

Não podemos falar em compliance sem citar esse ponto. Constantemente, a rotina de compras se torna pesada porque existem milhares de contratos físicos predominando na estação de trabalho. Isso gera um descontrole enorme sob um campo que deveria estar 100% organizado, visto que os contratos regem o tratamento com terceiros.

Quando não há domínio sobre esses documentos, ocorrem brechas para corrupção e conflitos de interesse. Além de, claro, um investimento de tempo absurdo em tarefas operacionais.

As ferramentas de e-procurement revolucionam essa realidade, viabilizando que os líderes direcionem os esforços do setor para atividades estratégicas. Há sistemas focados em acompanhar os prazos do contrato e, até mesmo, comunicar às partes sobre seu vencimento e alterações, por exemplo. Todo esse processo pode ser feito com total transparência e equidade entre as partes que estão negociando, garantindo 100% de compliance.

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3. Formalizar código de ética e conduta

Ter um registro das regras da empresa e deixá-lo a fácil acesso de todos os membros é primordial para manter a conformidade. Imagine que esteja ocorrendo uma situação de troca de favores financeiros para beneficiar determinados fornecedores.

Se as pessoas estiverem munidas com orientações sobre como agir nessas circunstâncias, o prejuízo pode ser inibido com antecedência. Após o desenvolvimento do código de ética e conduta, é possível enviá-lo através de intranet e e-mail. Se preferir, apresente-o em uma reunião presencial.

4. Homologar fornecedores

Talvez esse seja um dos maiores desafios da área de compras e contratos. Porém, ter o controle dos fornecedores abre portas para uma estratégia de compliance robusta. É necessário criar uma política de avaliação, escolha e relacionamento alinhada à cultura interna da empresa, bem como aos requisitos legais. Para facilitar este tipo de homologação também é possível contar com a tecnologia, adotando sistemas capazes de proporcionar compliance, visibilidade e transparência em todas as etapas do processo, como o Nimbi Certifica.

5. Elabore contratos claros e funcionais

Infelizmente, quem está do outro lado nem sempre tem uma boa intenção. Sendo assim, é preciso excluir qualquer possibilidade de erros de interpretação. É crucial assegurar a integridade da empresa com contratos reconhecidos legalmente. No melhor cenário, o setor jurídico da empresa deve alinhar a criação do contrato junto aos gestores, buscando um equilíbrio entre tópicos técnicos demais e a objetividade dos termos.

6. Realizar auditorias internas

O papel da liderança é constatar padrões negativos e conferir se todas as pessoas estão cumprindo as exigências. A identificação de inconsistências e gargalos dos processos internos permite uma resposta adequada e em tempo hábil. Isso porque, muitas vezes, as falhas estão evidentes, porém, sem o hábito de observar com um olhar analítico, elas passam despercebidas. Por fim, a ação evita perdas financeiras e prejuízos à imagem da empresa.

Existem muitas ações envolvidas na aplicação de estratégias de compliance em compras e contratos. Considerado um tema novo, apesar dos obstáculos, há o bônus de criar um certo pioneirismo na área. As empresas que priorizarem as boas práticas citadas neste artigo, tendem a se posicionar como referência no assunto. Para ler mais sobre o tema, veja qual a importância do compliance em compras. Até o próximo conteúdo!