Lead Time: o que é, como calcular e reduzir no setor de compras
No setor de suprimentos, cada segundo conta. Um atraso na entrega de um insumo pode impactar a produção e comprometer a satisfação do cliente final. Para garantir a eficiência de toda a cadeia, existe um indicador valioso que todo comprador precisa dominar: o lead time.
Entender, calcular e, principalmente, reduzir o lead time de compras é fundamental para a performance do setor. Neste artigo, vamos explicar o que é este KPI, por que ele é tão importante, como calculá-lo e as principais estratégias para otimizá-lo. Acompanhe!
O que é lead time?
O lead time é o tempo total decorrido entre o início de um processo e a sua conclusão. Ou seja, é o intervalo entre a solicitação de um pedido e a sua entrega final. Dependendo do contexto, esse tempo pode incluir várias etapas, como aprovação do pedido, produção, transporte e até a inspeção final antes da entrega.
Esse é um conceito que veio da engenharia de produção e, originalmente, engloba tudo aquilo que acontece da transformação da matéria-prima até o produto acabado.
Quanto menor for o lead time, mais eficiente é o processo, o que pode significar maior satisfação do cliente e menores custos operacionais. No setor de suprimentos, otimizar o lead time de compras é um dos principais objetivos para alcançar essa eficiência.
Quais são os tipos de lead time?
Embora o conceito seja amplo, o lead time pode ser dividido em três tipos principais, cada um medindo uma fase diferente da cadeia de suprimentos. Confira!
Lead time de compras
Este é o tempo que decorre entre a solicitação de matéria-prima ou produto ao fornecedor e a sua efetiva entrega na empresa. O lead time de compras é imprescindível para o planejamento, pois um cálculo incorreto pode afetar diretamente a produção e a capacidade de atender ao cliente final.
Lead time de produção
Refere-se ao tempo necessário para transformar a matéria-prima em um produto acabado. Ele começa quando a ordem de produção é emitida e termina quando o produto está pronto para ser enviado, passando por todas as etapas de fabricação.
Lead time de entrega
Este é o tempo entre a confirmação do pedido pelo cliente e a entrega final do produto em suas mãos. Ele engloba o tempo de separação no estoque, o empacotamento e todo o processo logístico de transporte.
Qual a diferença entre Lead Time, Cycle Time e SLA?
É comum confundir esses três termos no dia a dia da gestão, mas eles medem aspectos diferentes e complementares de um processo.
- Lead Time: mede a experiência completa do ponto de vista de quem solicita, desde o momento em que o pedido é feito até a entrega. Ele inclui todo o tempo de espera e as filas do processo;
- Cycle Time: mede o tempo em que o trabalho está sendo ativamente realizado na tarefa. Ele começa quando a equipe inicia o trabalho e termina quando ele é concluído, desconsiderando o tempo em que o pedido ficou parado em uma fila de espera;
- SLA: não é uma medida de tempo, mas sim uma meta acordada. É o prazo máximo definido em contrato ou acordo para a conclusão de um processo. O objetivo de uma operação é que o lead time seja sempre menor que o SLA estabelecido.
Como calcular o lead time?
O cálculo do lead time no setor de compras é bastante simples e, novamente, envolve medir o tempo decorrido entre o momento da solicitação de um item até a sua entrega.
Lead Time = Data de Entrega – Data de Pedido
Esse cálculo pode ser feito de forma geral para todos os pedidos ou segmentado por tipo de insumo, fornecedor ou fase do processo — tempo de processamento, tempo de transporte etc. Isso ajuda a identificar quais partes da cadeia de suprimentos estão contribuindo mais para o lead time de compras total e onde podem ser feitas melhorias.
Por que é tão importante medir o lead time em compras?
A realidade de um setor de Compras 4.0 já não permite mais negociar sem planejamento ou conhecimento aprofundado sobre todos os aspectos da aquisição. Entre eles, claro, está o lead time.
Isso porque, hoje, há uma preferência por estoques mais enxutos. Afinal, eles exigem espaço físico para armazenagem e simbolizam capital imobilizado.
Portanto, no momento em que a requisição chega, inicia-se uma corrida contra o tempo. Com menos produtos acumulados dentro da empresa, o prazo de entrega dos produtos solicitados é um dos pontos mais importantes a serem considerados, visto que, a depender do material, um atraso na chegada do insumo pode fazer com que a produção saia do ritmo e comprometa a entrega aos clientes finais.
Monitorar o lead time de compras ajuda ainda a entender o momento certo para a compra. Conhecendo as particularidades dos fornecedores, fica mais fácil determinar quando antecipar um pedido ou, então, avaliar a viabilidade de outras opções de abastecimento.
Como reduzir o lead time de compras?
Manter um bom lead time exige uma gestão proativa e o uso inteligente da tecnologia. Algumas ações são imprescindíveis para otimizar esse indicador. Veja a seguir:
Avalie a localização geográfica e a base de fornecedores
Quanto mais longe o fornecedor estiver, maior tende a ser o lead time. Fatores como rotas, alfândega (no caso de importados) e outras eventualidades costumam interferir no planejamento. Por isso, é fundamental avaliar constantemente sua base de fornecedores, monitorando o cumprimento de prazos e desenvolvendo parceiros locais para evitar a dependência de uma única fonte.
Padronize e automatize os processos internos
Muitas vezes, o maior gargalo do lead time de compras está dentro de casa. Processos de requisição e aprovação manuais, baseados em planilhas e e-mails, são lentos e pouco eficientes. Padronizar esses fluxos e automatizá-los faz com que as solicitações não fiquem paradas, agilizando todo o ciclo interno.
Utilize a tecnologia para uma gestão integrada
A tecnologia de e-procurement é a principal aliada na redução do lead time. Ela permite que a equipe de compras tenha acesso a dados centralizados para fazer uma gestão de fornecedores mais eficaz. Quando os compradores deixam de gastar tempo em trabalhos manuais, eles podem se dedicar a questões mais valiosas para o negócio.
Como a Nimbi otimiza o lead time com a Jornada Única
O maior obstáculo para reduzir o lead time é a fragmentação. Processos manuais, informações espalhadas em planilhas e a necessidade de usar múltiplas ferramentas criam gargalos e falta de visibilidade.
É para eliminar essa complexidade que a Nimbi oferece uma jornada única de compras. Em vez de gerenciar cada etapa em um sistema diferente, a plataforma da Nimbi centraliza todo o fluxo de suprimentos em um único ambiente. Desde a requisição e a cotação automatizada até a aprovação digital e a gestão de contratos, tudo acontece de forma integrada.
Sendo assim, a Nimbi proporciona uma visão 360º da operação, possibilitando que os gestores identifiquem problemas em tempo real e tomem decisões mais rápidas. A automação de tarefas repetitivas acelera o processo interno, enquanto a centralização de dados sobre fornecedores melhora a negociação e a gestão de prazos, resultando em uma redução significativa do lead time total.
Pronto para eliminar os gargalos e reduzir o lead time de compras na sua empresa? Acesse o site da Nimbi, solicite uma demonstração e veja como a nossa jornada única de compras pode alavancar seus resultados.
Resumindo
Lead time significa o tempo total decorrido desde o início de um processo até sua conclusão. De forma prática, é o intervalo entre a solicitação de um pedido e sua entrega final, medindo a eficiência de toda a cadeia de suprimentos. Um lead time menor indica maior agilidade e pode resultar em menores custos e maior satisfação do cliente.
Para calcular o lead time, subtrai-se a data do pedido da data da entrega (Lead Time = Data de Entrega – Data do Pedido). O resultado, geralmente medido em dias, representa o tempo total que o cliente ou a área solicitante esperou pelo produto ou serviço. Esse cálculo pode ser segmentado por fornecedor ou etapa do processo para identificar gargalos com mais precisão.
A principal diferença é que o lead time é uma medição do tempo real de um processo, enquanto o SLA (Service Level Agreement) é uma meta ou um prazo máximo acordado. O lead time mede o tempo que um processo realmente levou para ser concluído, do início ao fim. Já o SLA é o tempo que ele deveria levar, conforme definido em contrato. O objetivo de uma operação eficiente é que o lead time seja sempre menor que o SLA.
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