LGPD: Entenda como estar conforme a lei é importante para a escolha de fornecedores.

LGPD bem implementada significa menos riscos para a sua empresa e uma área de compras mais estratégica.

Não há como negar que desde foi criada a LGPD tem se tornado um tópico importante para as empresas. Sem entender muito bem como afeta cada negócio, elas têm tentado se desdobrar para encontrar formas de proteger os dados dos clientes e parceiros. 

No entanto, mesmo empenhados em seguir a nova lei, nem todos pensam como a escolha de fornecedores pode afetar essa política interna. Como garantir que eles estão atuando de acordo com as novas regras e sua reputação não será prejudicada, por exemplo?

O que é LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709) entrou em vigor em setembro de 2020 e regulamenta o uso, proteção e transferência de dados pessoais no país. Além de garantir o consentimento de uso de dados, dando respaldo jurídico para qualquer pessoa controlar e saber como suas informações são usadas, a lei proíbe a prática discriminatória e abusiva baseada nesses dados. 

A empresa que usar de maneira incorretamente esse tipo de informação dos clientes, parceiros ou colaboradores pode pagar multas altas e até sofrer proibição total das atividades relacionadas a tratamento de dados.

Quais são os riscos envolvendo fornecedores?

Agora que conhece um pouco mais a LGPD, é possível entender como isso pode afetar toda sua reputação e compliance na gestão de compras. Assim como as pessoas físicas que são seus clientes podem ter seus dados vazados, é possível que um fornecedor seu não esteja tendo o mesmo cuidado com as suas informações. 

Isso pode levar a problemas sérios de confidencialidade, dados de negociações serem expostos ou até mesmo criar um clima de desconforto no mercado, o que gera uma sensação menor de segurança nas suas relações e prejudica aquisições presentes e futuras.

Como reduzir esse risco com fornecedores?

• Revisão de contratos

Já pensou se seus contratos com fornecedores, especialmente os de longa data, abordam a questão da LGPD? Revisar os contratos firmados, analisar os documentos vigentes e reconhecer os dados coletados até então é fundamental para garantir uma redução de riscos. Dessa forma, sua empresa pode adicionar novas cláusulas, incluir a finalidade dos dados, autorização de coleta e tratamento das informações, e deixar claro a transparência do processo por escrito.

Também é importante criar um adendo sobre o local de armazenamento e endereço da empresa, já que a LGPD se aplica a qualquer operação de coleta e tratamento de dados no Brasil inteiro.

• Redefinição de processos

Com os contratos revisados, é importante garantir que haja um padrão sobre o assunto nas negociações. Redefinir a gestão de contratos e controle de documentos, além de encontrar formas de proteger essas transações com a ajuda da tecnologia e automatização.

Muitas vezes, plataformas de compras como a Nimbi tem um sistema que ajuda exatamente com essa rastreabilidade de dados e padronização de documentos. Um exemplo disso é que líderes podem dar acesso a certas fases do processo para determinados membros da equipe, dividindo-os em requisitantes, compradores e aprovadores com filtro de acesso por categorias. Além disso, o e-Procurement torna sua homologação auditável e permite controle automático de atualização e validação de documentos, além de permitir a padronização de contratos e procedimentos, envolvendo uma assinatura digital segura e diversos pontos de checagem. 

• Fim de parceira com empresas não-complacentes

Caso queira atualizar o contrato, mas seu fornecedor não quer fazer alterações ou então você descobriu que ele está usando os dados incorretamente, a melhor solução pode ser desfazer essa parceira e evitar danos para sua reputação e finanças. Afinal, a multa para descumprimento da LGPD pode chegar a R$50 milhões, o que pode levar muitas empresas à falência. 

Todo esse compliance de políticas internas corporativas e governança é uma preocupação da Nimbi há muitos anos e algo que vem sendo aprimorado com a tecnologia para garantir que todas as negociações, leilões e compras feitas pela plataforma tenham o máximo de segurança possível – para os dois lados, tanto os fornecedores quanto às empresas. Dessa forma, fica mais fácil assegurar que haja uma redução de riscos para os dois. 

Cada um desses cuidados é importante para sua empresa ficar de olho nos possíveis riscos em torno da sua atividade, independente de qual for. Por isso, encontre bons parceiros como a Nimbi ao escolher plataformas, por exemplo, ou implementar novas estratégias de marketing para garantir que sua empresa consiga prosperar sem riscos desnecessários. 

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