Não tem um processo de centralização de compras? Veja o que você pode estar perdendo

Quem atua na área de suprimentos, já deve ter se deparado com o termo centralização de compras. A princípio, é fácil de entender. Afinal, nada mais é que as aquisições sendo realizadas por um único centro. Porém, na prática, nem sempre as coisas acontecem dessa forma. É bastante comum ainda encontrarmos empresas que, embora tenham uma equipe exclusivamente dedicada a essa tarefa, deixem as compras recorrentes a cargo de cada departamento.

Isso até parece fazer sentido, visto a agilidade que o novo cenário exige. Assim, a área de suprimentos da empresa não fica sobrecarregada com negociações de baixo valor agregado, certo? Em partes. De fato, essa fragmentação pode até ajudar a desafogar os compradores. Mas é inegável que a centralização de compras traz benefícios ainda mais significativos, em termos de competitividade.

E é para falar sobre eles que elaboramos este artigo. Nele, mostraremos o que a sua empresa está perdendo ao não investir na centralização de compras. Acompanhe e conheça os detalhes.

O que a sua empresa está perdendo ao não investir na centralização de compras

A área de suprimentos tem um papel fundamental em qualquer negócio. Sem ela, todas as etapas de produção ficam comprometidas, sem contar que os insumos adquiridos podem ter impacto direto na qualidade final. Entretanto, não são apenas itens de valor agregado que fazem parte da rotina dos compradores. Para que tudo continue funcionando, materiais de escritório, de limpeza, ferramentas e muitos outros produtos precisam ser adquiridos.

Acontece que alguns acabam deixando essas compras recorrentes de lado, apenas respondendo às requisições e fazendo os orçamentos. Aqui está um grande gargalo, visto que a negociação de indiretos, quando centralizada, pode gerar uma economia de até 15%. E como sabemos que saving é a palavra de ordem para essa área, nada mais justo que começarmos falando dessa oportunidade de economia proporcionada pela centralização de compras. Abaixo, você encontra esse e outros dois motivos para aplicar esse modelo.

Saving

Todo comprador sabe que, quanto maior a quantidade negociada, melhores as condições. Porém, quando as aquisições são fragmentadas, fica difícil pleitear descontos ou condições de pagamento diferenciadas. Já quando uma mesma equipe fica com essa responsabilidade, as compras são muito mais estratégicas, uma vez que várias solicitações internas são atendidas simultaneamente.

Outro ponto é que, com controle total sobre as negociações, a área de suprimentos pode se dedicar a torná-las mais assertivas. Sabendo da recorrência, o planejamento de compras corporativas fica mais robusto. Também, é possível instituir um fluxo mais ágil com os requisitantes, por meio de formulários completos, com todas as especificações técnicas necessárias para o orçamento.

Relacionamento

É inegável que uma boa relação com os vendedores faz toda a diferença! Quando as mesmas pessoas realizam contato constante com um parceiro, é muito provável que exista uma proximidade bastante favorável. No modelo descentralizado, além de não haver esse desenvolvimento, a área de compras central não consegue realizar a devida gestão de fornecedores.

Em contrapartida, quando há a centralização das compras por meio de um catálogo de fornecedores, as transações ocorrem de maneira transparente, valorizando os parceiros com melhores resultados e condições. Com uma equipe dedicada, é muito mais fácil buscar novas opções, evitando um erro comum, que é manter as negociações restritas a um único vendedor.

Como a tecnologia pode auxiliar na centralização de compras

No início do artigo, mencionamos que a descentralização pode ser uma alternativa para não sobrecarregar o setor de suprimentos. Isso é bastante comum em empresas que contam com estruturas que englobam várias unidades. Porém, como você viu, a centralização tem o poder de garantir muito saving e, sem dúvidas, esse já é um argumento forte o suficiente para investir nesse modelo!

Bom, mas e como, então, ter os benefícios da centralização sem que isso coloque em xeque a produtividade dos compradores? Algumas tecnologias para e-procurement têm uma proposta que resolve esse impasse. Nelas, a centralização acontece em uma plataforma, não em uma equipe. Assim, todas as unidades de uma mesma empresa podem adquirir, com autonomia, em um ambiente organizado com os catálogos de fornecedorese produtos, itens já negociados e as homologações necessárias para assegurar o compliance.

Dessa forma, em um único lugar, todas as aquisições ficam registradas e unificadas. O histórico, então, torna-se bastante robusto, ao conseguir angariar os dados de todas as filiais. Foi exatamente isso que aconteceu com um dos clientes da Nimbi, uma grande distribuidora de combustíveis. A empresa, que conta com várias unidades pelo país, centralizou as compras em uma única plataforma. Assim, deu espaço para que cada uma delas faça as aquisições dos itens que precisa para abastecer as unidades no dia a dia, mas de catálogos já negociados pela matriz da empresa, garantindo agilidade e o compliance necessário no processo de compras.

Viu como é possível ― e vantajoso ― realizar a centralização de compras sem sobrecarregar a equipe de suprimentos? Para entender um pouco mais sobre esses ambientes virtuais próprios para as negociações de indiretos, leia o artigo Como um marketplace corporativo pode aumentar a produtividade nas empresas?