Processo de compra: o que é follow-up e como fazer na sua empresa

Qualquer empresa pode sofrer com dados demais ou até mesmo ter dificuldade de obter informações. No entanto, o problema vai além: muitas vezes, os negócios se perdem ao monitorar contratos, consumo e vencimentos sem saber ao certo quando pedir um desconto ou trocar parcerias, fazendo com que seu processo de compra seja ineficiente.

Lidar com fornecedores não é fácil e exige uma série de habilidades e ferramentas para garantir que cada detalhe seja atendido e cada stakeholder seja ouvido. Por isso, mecanismos como follow-up e diligenciamento podem ser perfeitos para tornar seu processo de compra corporativo mais eficaz.

O que é follow-up e diligenciamento?

Follow-up, que vem do inglês “acompanhar”, pode ser definido como um conjunto de estratégias e mecanismos que servem para acompanhar os pedidos de aquisição feitos aos fornecedores e garantir que o abastecimento da empresa seja feito no prazo e condições esperadas.

Pode-se dizer que o follow-up (ou FUP) faz parte da prática do diligenciamento, que consiste em coletar, acompanhar e fiscalizar as etapas de processo de entrega com os fornecedores, assegurando que tudo que foi combinado no contrato seja cumprido.

Qual é a melhor forma de colocá-los em prática?

Faça uma boa homologação

Do ponto de vista preventivo, é essencial que seu follow-up tenha como primeira etapa do processo de compra a qualificação e homologação de fornecedores. Afinal, é analisando o compliance, reputação e histórico desse possível parceiro que sua equipe começará a ter uma dimensão da confiança e segurança que ele pode dar. 

Em plataformas de gestão de compras como a Nimbi, por exemplo, é possível receber um auxílio nessas horas por meio do módulo Certifica+ do e-Proc, em que você pode consultar dados públicos de fornecedores, criar formulários personalizados dentro dos pilares ESG com recorrência automática; customizar documentos necessários para a homologação com alertas de vencimento e bloqueio automático de fornecedor ou categoria, fazer workflows individuais e flexíveis com alertas de etapas de aprovação para cada departamento, e fazer homologação por categoria com uma melhor gestão dos status de aprovação de cada uma.

Defina indicadores para fornecedores

Metas e indicadores são essenciais para medir o desempenho, custos e eficiência de um processo de compra. Por isso, definir quais categorias vai usar e como vai delimitar seus objetivos é fundamental para prosseguir. 

Entre os principais indicadores de desempenho, os que se destacam são: diversidade de fornecedores, prazo de entrega respeitado, lead-time do fornecedor e taxa de cumprimento de contrato e defeitos. 

Mantenha um bom relacionamento

Ter uma boa relação com fornecedores vai muito além de descontos. Buscar uma certa fidelização dos próprios parceiros significa entendê-lo e permitir que a boa comunicação construa um relacionamento que sirva como apoio para sua empresa se manter em pé, especialmente se o fornecimento for de algum produto/serviço fundamental para o seu negócio existir.

Boas parcerias permitem que os fornecedores agreguem valor à marca da sua empresa, pois auxiliam na gestão de custos, no monitoramento dos produtos e até podem dar sugestões de melhorias logísticas. 

Ferramentas como o e-Procurement da Nimbi são ótimas no processo de compra exatamente porque mantém uma comunicação clara e transparente entre empresas e fornecedores, deixando-os a par de todas as etapas com notificações automáticas. 

Utilize boas plataformas de compras

Como deve ter percebido, a tecnologia pode ser uma mão na roda no follow-up e diligenciamento. Com soluções automáticas como as da Nimbi, seu processo de compra fica mais prático e sua empresa consegue reunir, analisar e responder a dados de maneira mais precisa e inteligente, fugindo de quebras de contrato e construindo parcerias verdadeiramente seguras.

O e-Procurement da Nimbi é uma plataforma modular e personalizável que tem até mesmo um módulo apenas para Follow-up. Nele, você consegue:

• Criar processos de follow-up diferentes para cada tipo de pedido; 
• Realizar o acompanhamento dos pedidos e itens;
• Visualizar as entregas totais ou parciais;
• Gerenciar pedidos e pendências para ações em massa;
• Compartilhar informações com todos os participantes por meio de atualizações do status das fases do follow-up;
• Integrar o ERP com a Nimbi através de APIs para manutenção das fases do follow-up.

Além de reduzir em até 60% o tempo de diligenciamento das entregas, o módulo FUP otimiza o tempo da equipe interna, maximizando as respostas de transações dentro do prazo e SLA acordado e ainda otimiza os processos de resolução de eventuais contingências.

Viu como seu processo de follow-up pode ser fácil? Entre em contato com a Nimbi para saber mais e continue lendo nosso blog para mais conhecimento.