Quais as vantagens do BPO (Business Process Outsourcing) para grandes empresas?

Embora a terceirização em compras seja mais comum quando falamos em atividades operacionais, esse modelo também pode agregar muito à estratégia do negócio. Um bom exemplo é o BPO, sigla para Business Process Outsourcing que, como o próprio nome esclarece, refere-se à Terceirização dos Processos de Negócio. Aqui, uma  equipe externa assume tarefas operacionais, mas relevantes para o dia a dia da área de compras da empresa e isso tem sido bastante utilizado por grandes players.

Apenas por essa introdução, já deu para ter uma ideia do que é o BPO. Mas esse conceito ainda é alvo de dúvidas, afinal, nem todos se sentem à vontade para delegar atividades estratégicas a terceiros. Este artigo foi pensado, justamente, para esclarecer acerca do Business Process Outsourcing e mostrar as vantagens que ele trará para a sua área de compras, tanto no apoio a atividades operacionais, quanto estratégicas. Leia com atenção e veja como ele pode alavancar os resultados de grandes empresas.

O que é BPO (Business Process Outsourcing)?

O BPO é uma sigla para Business Process Outsourcing e se refere à terceirização de processos de negócios para empresas especializadas, permitindo que uma organização delegue tarefas específicas a um fornecedor externo. Esses processos podem variar desde funções administrativas, como contabilidade e recursos humanos, até áreas mais estratégicas, como TI e atendimento ao cliente.

A essência do BPO está em transferir atividades que, embora importantes, não fazem parte do core business da empresa, para que esta possa concentrar seus esforços no que realmente importa: o crescimento e a inovação. Ao terceirizar processos para parceiros especializados, as empresas reduzem custos operacionais, já que passam a ter acesso a tecnologias de ponta e a profissionais altamente qualificados, sem a necessidade de investimentos significativos em infraestrutura ou treinamento.

O BPO não é apenas uma estratégia para grandes corporações. Pequenas e médias empresas também podem se beneficiar, especialmente em um cenário onde a eficiência e a agilidade são fatores críticos para a sobrevivência. Com o BPO, essas empresas podem competir em igualdade de condições com players maiores, aproveitando a expertise de terceiros para otimizar seus processos internos.

Qual a diferença entre BPO e terceirização?

Embora o termo BPO seja frequentemente confundido com terceirização, é importante destacar que, apesar de estarem relacionados, eles não são exatamente a mesma coisa. A terceirização, de maneira geral, refere-se à contratação de uma empresa externa para executar determinadas funções ou serviços que não são necessariamente processos de negócios centrais. Por exemplo, uma empresa pode terceirizar a limpeza, a segurança ou o serviço de alimentação.

O BPO, por outro lado, vai além da simples terceirização de serviços. Ele envolve a externalização de processos de negócios inteiros, com um enfoque estratégico que visa otimizar a operação da empresa e agregar valor ao negócio. Diferente da terceirização tradicional, onde o foco está na redução de custos e no deslocamento de tarefas operacionais, o BPO busca transformar processos e melhorar a eficiência e a eficácia do negócio como um todo.

Quais áreas podem se beneficiar com o BPO?

O BPO é uma solução versátil, aplicável a diversas áreas dentro de uma empresa. A seguir, destacamos algumas das principais áreas que podem se beneficiar dessa prática, com ênfase especial no setor de compras.

1. Setor de Compras

O setor de compras é um dos mais beneficiados pelo BPO, especialmente em tempos onde a eficiência operacional é indispensável para a competitividade. A terceirização das atividades de compras pode trazer inúmeros benefícios, como a redução de custos, a melhoria nos processos de negociação com fornecedores e a garantia de conformidade com as melhores práticas de mercado.

Com o BPO, o setor de compras pode ser gerido por profissionais especializados que possuem um profundo conhecimento do mercado e das dinâmicas de fornecimento. Isso não só melhora a qualidade das negociações, mas também permite que a empresa aproveite economias de escala e condições mais favoráveis em contratos e aquisições. Além disso, a terceirização pode trazer ferramentas tecnológicas avançadas que automatizam processos de compra, gerando ainda mais eficiência e transparência.

2. Recursos Humanos

Outra área que pode se beneficiar significativamente com o BPO é o departamento de Recursos Humanos. A gestão de folha de pagamento, recrutamento, seleção e treinamento são processos que podem ser facilmente terceirizados. Isso permite que a equipe interna de RH se concentre em estratégias de desenvolvimento de talentos e melhoria do ambiente organizacional, ao invés de se preocupar com tarefas operacionais.

Além disso, ao terceirizar essas funções, a empresa pode garantir que esteja em conformidade com todas as legislações trabalhistas vigentes, evitando assim possíveis riscos legais e financeiros.

3. Finanças e Contabilidade

O BPO também é altamente aplicável às funções financeiras e contábeis de uma empresa. A terceirização dessas atividades garante precisão e compliance, ao mesmo tempo em que reduz a carga de trabalho da equipe interna. Com especialistas cuidando dessas áreas, a empresa pode ter mais confiança na gestão de seu fluxo de caixa, na elaboração de relatórios financeiros e na execução de auditorias.

Outro ponto positivo é a capacidade de acessar insights financeiros de qualidade, fornecidos por analistas que estão constantemente atualizados com as melhores práticas do setor, o que facilita a tomada de decisões estratégicas.

4. Atendimento ao Cliente

O atendimento ao cliente é uma área crítica para qualquer negócio, e a terceirização desse processo pode proporcionar um serviço de alta qualidade a um custo reduzido. Empresas especializadas em atendimento ao cliente estão equipadas com as tecnologias mais recentes e com equipes treinadas para lidar com uma vasta gama de situações, garantindo a satisfação e a lealdade do cliente.

5. Tecnologia da Informação (TI)

Por fim, a TI é outra área que se beneficia do BPO. Desde a gestão de infraestrutura até o desenvolvimento de software, a terceirização em TI permite que as empresas aproveitem as mais recentes inovações tecnológicas sem precisar investir pesadamente em equipamentos ou capacitação interna. Isso não apenas melhora a eficiência, mas também protege a empresa contra riscos de segurança cibernética.

Como acontece o Business Process Outsourcing na área de compras?

Atualmente, todos os processos que envolvem as compras corporativas podem ser facilmente automatizados ou terceirizados. Isso traz uma série de benefícios ― que mencionaremos logo a seguir. Mas, antes de conhecer as vantagens de adotar o BPO, é bom saber mais sobre o que esse processo engloba.

O BPO pode ocorrer de duas formas. A primeira, é por meio da terceirização de parte ou da totalidade das atividades de compras, das mais diversas categorias para uma Central de Compras especializada para a resolução de solicitações recorrentes, como as compras indiretas, por exemplo. Os requisitantes internos enviam os pedidos diretamente para a terceirizada, que dá sequência à aquisição. Por lidar com diferentes clientes, essa equipe consegue negociações vantajosas por conta da demanda e tira do setor de suprimentos interno toda a operação que envolve esses itens ou serviços.

Já o segundo modelo é o chamado BPO Dedicado, ou alocação de recursos especializados como terceiros ou temporários, na operação de compras da empresa . Enquanto no primeiro a área de compras é externa, operando dentro das instalações da contratada e sob a gestão dela, aqui ele atua in loco sob gestão da empresa. Essa é uma ótima opção para desfalques sazonais na equipe, como no caso em que o comprador precisa se ausentar por conta de licenças (maternidade, por exemplo) ou em casos de picos de demandas nas operações de compras. Assim, um profissional terceirizado passa a suprir as necessidades de da área de compras na própria empresa.

Entendidas essas particularidades, confira as vantagens que ambos os modelos trazem. Acompanhe!

Quais os benefícios do BPO?

Seja o BPO interno (alocado na operação da empresa) ou externo (via central de compras de um parceiro especializada), a terceirização dos processos de compras traz benefícios interessantes para todas as empresas, especialmente, as grandes. Afinal, com demandas crescentes e muitas outras atividades estratégicas a serem conduzidas pela área de compras, é necessário expertise no assunto e agilidade para manter o fluxo de trabalho. Confira melhor as 3 principais vantagens do Business Process Outsourcing.

1. Expertise

Por ser conduzido por um especialista , o profissional dedicado ou a central de compras têm acesso a uma vasta gama de fornecedores, informações históricas de negociações já realizadas e benchmarks internos e externos, que cooperam nos resultados a serem alcançados. Vale ressaltar que tudo isso acontece em conformidade com as políticas da empresa contratante, assim, o compliance e a governança estão garantidos! Assim, contar com essa expertise é uma forma de alavancar os resultados e projetar estrategicamente a área de compras na empresa, com melhor nível de serviço aos seus requisitantes e clientes internos.

2. Economia

É claro que o saving conquistado nas compras é um ótimo exemplo de como o Business Process Outsourcing auxilia na economia. Porém, existem outros fatores que contribuem para essa vantagem. Contar com uma equipe externa reduz a necessidade de instalações que comportem esses profissionais, além de eliminar a necessidade de contratação direta e seus custos e riscos associados. Ou seja, o comprador é, na verdade, colaborador do parceiro contratado, isentando o cliente de vínculos e obrigações trabalhistas, com grande flexibilidade de adequação da operação à sua demanda e operação..

3. Agilidade

Montar uma área de compras interna eficiente, definitivamente, não é tarefa simples. Além de proporcionar as ferramentas adequadas, é preciso investir em treinamentos e gestão. Por isso, o BPO é uma ótima pedida para as grandes empresas que precisam de rapidez nesse momento. Seja na hora de direcionar os compradores para determinadas categorias ou na substituição de algum profissional, por meio do Business Process Outsourcing essa questão é facilmente resolvida. Afinal, o comprador alocado internamente ou a operação via uma Central de Compras, agrega experiência especializada nas categorias que o cliente mais necessita.

Como você pôde perceber, ao terceirizar os processos de compras, o seu negócio não está contratando apenas com um serviço. Na verdade, está adquirindo, junto a isso, o conhecimento de uma empresa especializada no assunto enquanto a área de compras própria desenvolve todo o seu potencial estratégico.

Também, vale mencionar que o BPO é totalmente personalizado para a demanda e objetivos de cada cliente. Ou seja, o modelo que será aplicado no seu negócio é único, focado em suprir o que a área de suprimentos necessita. A Nimbi, especialista em soluções para supply chain management, oferece esse e outros serviços voltados ao universo das compras corporativas. Confira os detalhes das nossas soluções. Em caso de dúvidas, entre em contato com a gente!