Como um marketplace corporativo pode aumentar a produtividade nas empresas?

Os marketplaces corporativos têm sido cada vez mais utilizados. Além de serem um reflexo da transformação digital na área de compras, os benefícios que levam para as empresas são, de fato, inegáveis. Agilidade, novos fornecedores, desoneração do time de compras sem abrir mão de visibilidade e controle do processo, padronização de itens e transações transparentes, seguras e muito mais vantajosas, são algumas melhorias conquistadas ao eliminar o trabalho operacional, grande responsável por diminuir a produtividade da equipe.

E esse ponto, o da produtividade, vem sendo amplamente debatido. Porém, o foco não é que os colaboradores produzam mais: mas que produzam melhor, de maneira mais estratégica. Porém, fica difícil alcançar isso quando a equipe segue soterrada em planilhas, trocas de e-mails e correndo para encontrar informações que deveriam ser de fácil acesso.

Neste artigo, trouxemos alguns exemplos, bastante práticos, de como um software para gestão de fornecedores contribui para o desempenho do departamento de suprimentos. Você verá que trabalhos rotineiros, mas importantes, podem ser automatizados e que, em tempos de Indústria 4.0, a tecnologia é uma aliada, também, da competitividade.

Marketplaces corporativos: aliados da produtividade da área de compras

Gerir os fornecedores é imprescindível. Mas não é, nem de longe, a única tarefa em que a área de compras está envolvida. É preciso atender aos pedidos internos, coordenar os cronogramas de aquisições, gerenciar itens, pedidos, entregas e, ainda, buscar oportunidades de economia. Então, todo e qualquer trabalho que possa ser automatizado e que ainda é desempenhado de forma manual, deve ser encarado como um desperdício ― tanto de capital financeiro quanto humano.

Isso porque a tecnologia permite que os colaboradores se tornem profissionais de compras 4.0. Ou seja: muito mais estratégicos, alinhados aos objetivos do negócio e orientados por dados concretos, não mais em “achismos”. Na gestão dos parceiros, esse perfil faz toda a diferença. Afinal, um dos principais erros na negociação com fornecedores é, justamente, ignorar os históricos e manter a parceria baseada apenas no bom relacionamento.

Busca por novos fornecedores

Mesmo que o relacionamento com os fornecedores atuais seja ótimo, oxigenar a base é sempre uma atitude recomendada. Assim, é possível conhecer novos produtos, condições de pagamento diferentes e, talvez, muito mais atrativas, além de evitar a dependência de poucos parceiros. Entretanto, é inegável que essa é uma tarefa que demanda tempo e pesquisa da área de compras.

Atualmente, esse trabalho já pode ser automatizado por meio de um software de gestão de fornecedores. Existem opções, inclusive, gratuitas e hospedadas em nuvem, o que dispensa a necessidade de espaço físico para armazenamento do programa. Soluções ainda mais completas oferecem a criação de um marketplace com os itens recorrentes que sua equipe negocia e uma grande lista de parceiros já homologados. Empresas que adotam esse modelo têm ganho de produtividade em torno de 30% e uma redução no ciclo de compra de até 40%.

Saneamento de base

Empresas que ainda não aderiram aos marketplaces corporativos têm outro sério problema: a base extensa de cadastro. E isso se refere tanto ao cadastro de parceiros, como de itens. Sem que exista uma padronização, é bastante comum encontrar duas, três ou quatro vezes o registro do mesmo produto. Ou então, do mesmo vendedor/fornecedor, mas com diferenças no preenchimento dos campos. Como resultado, uma lista enorme, mas que não oferece informações exatas. Realizar o saneamento, sem dúvidas, é um processo complexo ― além de bastante moroso ― se feito de forma manual.

Ao contar com o uso dos marketplaces, há uma surpresa no primeiro momento, com a percepção da redução da lista. Mas, na realidade, foram retiradas as duplicidades e os dados são organizados. Assim, gerir os parceiros se torna mais fácil. Além de, claro, contribuir para a produtividade da equipe, que pode confiar nas informações dispostas na base e se dedicar a tarefas mais estratégicas, como negociações mais vantajosas.

Especificações técnicas e seus benefícios

É muito mais normal do que qualquer profissional de compras gostaria, haver dúvidas quanto a especificações de materiais e/ou serviços solicitados. Isso afeta diretamente na velocidade em que o processo avança. Afinal, comprador e requisitante precisam trocar uma série de mensagens (muitas vezes, por e-mail e telefone) para esclarecer as dúvidas e, só então, iniciar a busca por cotações.

Junto a isso, o fornecedor pode apresentar a proposta de um item que não atenda totalmente ao que o requisitante precisa, mas o pedido ser gerado e só ser constatado o problema no momento da entrega.

Quando a solução é implementada, a gestão dos cadastros e especificações dos itens passa a ser de responsabilidade do fornecedor que, na maioria dos casos, já está integrado ao marketplace trazendo especificações bem detalhadas de cada material. Assim, o requisitante já tem todas as informações para escolher o produto que melhor o atende e incluir no carrinho de compras.

Informações centralizadas

A Indústria 4.0 exige agilidade. E, definitivamente, a gestão manual de fornecedores não contribui em nada para isso! Para se ter uma ideia do problema gerado pela falta de centralização de informações, um levantamento da McKinsey, empresa global de consultoria, mostrou que quase 2h por dia são desperdiçadas em busca de arquivos importantes. O cenário fica ainda pior quando não são encontrados e alguém precisa se dedicar a recriá-los. Lembra de quando mencionamos a duplicidade na base? É muito provável que uma pessoa tenha procurado por um fornecedor e, ao não encontrar, feito um novo cadastro.

O marketplace corporativo, além de realizar o saneamento, mantém todas as informações agrupadas em um único local. Algumas soluções também possibilitam a integração com o ERP. Ou, então, geram relatórios periódicos para essa atualização.

Agora que você já viu como um software para gestão de fornecedores e itens pode contribuir para a produtividade da equipe, continue se informando sobre a transformação digital na área de compras. No artigo Big Data: entenda os benefícios do tratamento de dados massivos em compra você entenderá mais sobre outro conceito que vem ganhando espaço na indústria.