Automação de processo de compras diminui falhas da sua empresa. Entenda como!

Automação de processo de compras é uma forma de reduzir a carga operacional das equipes e otimizar processos.

“Para que mexer em time que está ganhando, não é?”. Essa frase costuma representar bem a mentalidade de algumas empresas em relação ao supply chain. Elas estão tão acostumadas a operar de maneira manual por tanto tempo que não percebem como estão perdendo oportunidades por não apostar em tecnologias como a automação de processo de compras. 

Pode parecer que a gestão de compras é um setor com papeladas intermináveis. Afinal, há muitas planilhas, negociações, auditorias, contratos e controles de estoque que devem ser documentados, conferidos e salvos em algum lugar. E, muitas vezes, esse controle depende do computador dos colaboradores e o quanto eles são organizados para manter tudo em ordem e atualizado. É aí que começa o problema…

Já pensou nas dificuldades do processo manual?

O erro humano é uma grande problemática das compras corporativas. Quando feitas de maneira manual, até mesmo os colaboradores mais organizados estão fadados a esquecer onde colocaram determinado documento ou a ter dificuldades em acompanhar uma troca de e-mails, sem contar que os dados não se comunicam e ficam restritos ao computador de cada um. 

Já imaginou se, em uma atualização de sistema, sua empresa perder anos de dados simplesmente porque as informações do computador foram apagadas sem querer? O que fazer com todo o histórico de cotações, requisições e até mesmo os contatos dos fornecedores que desapareceram? Afinal, mesmo que alguns dados sejam recuperados pelo TI, nem sempre é possível ter acesso a tudo novamente.

Outra possível situação é o comprador esquecer de atualizar dados de contrato e o valor cobrado por um fornecedor ter mudado. Existiriam grandes chances da sua empresa continuar pagando a quantia antiga sem perceber até receber um aviso de multa. Haja prejuízo, não é mesmo?

Parece simples, mas muitas empresas perdem quantias grandes de dinheiro simplesmente porque esquecem de atualizar no sistema o que foi acordado, sem falar que, com um histórico atual e verídico de um sistema digitalizado em nuvem, elas teriam mais poder de negociação na hora de pedir por algum desconto ou para refazer o contrato. 

Não importa o tamanho da empresa, compras corporativas precisam da redução de custos, diminuição de riscos e agilidade do processo para conseguirem focar na sua atividade principal sem preocupações. E, para isso, automatizar é o ideal.

Quais são as vantagens da automação de processo de compras?

Ao automatizar as diferentes etapas do supply chain, a empresa elimina todas as dificuldades do trabalho manual. Afinal, uma plataforma 100% em nuvem será responsável por compilar todos os dados, padronizar contratos e documentos, e, assim, facilitar a inserção dessas informações.

Com uma plataforma de e-Procurement como a da Nimbi, sua área de compras consegue realizar cotações e negociações de maneira 100% digital, além de fazer a homologação de fornecedores e visualizar pagamentos para poder ter controle maior de todo o processo de compras corporativas com rastreamento, auditabilidade e registro de todas as ações dos requisitantes, compradores e aprovadores.

Nesse caso, a solução da Nimbi traz uma vantagem extra: a flexibilidade. Afinal, seu e-Procurement permite que a empresa monte seu plano conforme sua necessidade. Se quiser automatizar as atividades transacionais, é possível contratar o módulo Compra. No entanto, caso queira evitar pagamentos duplicados e obter maior controle dessa parte, pode-se combinar o Compra com o módulo Paga.

Com opções mais dinâmicas e digitalizadas como essas, é possível ter uma redução de riscos de fraudes em negociações com relatórios obtidos da plataforma de gestão de compras e uma diminuição do tempo gasto no processo de negociação em até 80% em comparação com o uso antiquado de e-mails. 

Sua empresa otimiza os processos existentes, garante segurança de dados na nuvem, reduz lead time e oferece a oportunidade da equipe abandonar as atividades manuais para assumir um papel mais estratégico dentro da corporação, tendo mais tempo para fazer análise dos dados, construir relações duradouras de confiança com os fornecedores e participar das tomadas de decisão.

O futuro do seu negócio pode depender da automação do processo de compras e do quanto você valoriza seu setor de compras, já percebeu isso? Caso queira conhecer mais soluções, leia nossos artigos ou acesse nossas redes sociais.