Como calcular o lead time na área de compras? Entenda aqui
Entender e gerenciar o lead time é importante para garantir que as operações das empresas sejam bem sucedidas, especialmente na gestão de compras. Afinal, ele está relacionado com a duração total desde a realização do pedido até a entrega do produto, impacta diretamente na capacidade de uma empresa em atender seus clientes de forma eficaz.
Continue lendo para descobrir todas as informações necessárias para aprimorar a gestão de compras da sua empresa.
O que é Lead Time?
Lead time é a duração de tempo que um produto leva desde a solicitação do pedido até a sua entrega final. No setor de compras, ele consiste nas etapas do processo, como:
- identificação da necessidade;
- aprovação do pedido;
- produção;
- transporte;
- entrega ao cliente.
O que influencia o lead time na área de compras?
Fornecedores
A escolha dos fornecedores é um dos fatores mais críticos que afetam o lead time. Aqueles localizados em regiões distantes ou com processos de produção mais lentos podem aumentar o tempo de entrega.
Data da compra
A época de realização da compra pode ter influência no lead time. Por exemplo, compras feitas durante períodos de alta demanda, como feriados ou finais de ano, tendem a ter prazos de entrega mais longos devido ao aumento no volume de pedidos.
Burocracias
Processos burocráticos, como aprovações internas, liberação de documentos e procedimentos alfandegários, podem atrasar a entrega dos produtos.
Empresas que operam internacionalmente precisam considerar o tempo adicional necessário para a liberação de mercadorias na alfândega.
Manutenções não planejadas
Interrupções inesperadas na produção, como manutenções não planejadas de máquinas ou problemas logísticos, podem aumentar o lead time. A falta de peças de reposição ou falhas técnicas também pode causar atrasos.
Gestão de estoques
A falta de materiais essenciais pode atrasar a produção, enquanto o excesso de estoque pode resultar em custos adicionais e desperdício.
Transporte
O método de transporte escolhido para a entrega também influencia o lead time. Transportes mais rápidos, como aéreo, tendem a ser mais caros, enquanto opções mais econômicas, como marítimo, podem aumentar o tempo de entrega.
Como calcular o Lead Time em compras?
Identificação das etapas do processo de compras
Solicitação de compra
Nessa fase, os departamentos internos identificam a necessidade de um produto ou serviço e formalizam um pedido de compra. Esse pedido é então encaminhado ao setor de compras para análise e aprovação.
Aprovação interna
Após a solicitação de compra, o pedido passa por uma fase de aprovação interna. Dependendo da estrutura da empresa, essa etapa pode envolver várias camadas de aprovação, desde supervisores imediatos até diretores executivos. A rapidez com que essa liberação é concedida pode impactar o lead time.
Envio do pedido ao fornecedor
Com a aprovação interna concluída, o próximo passo é enviar o pedido ao fornecedor selecionado. Essa etapa inclui a comunicação dos detalhes do pedido, como quantidade, especificações e prazos. A eficiência dessa comunicação é crucial para evitar atrasos.
Processamento pelo fornecedor
Uma vez que o fornecedor recebe o pedido, ele inicia o processamento. Essa fase refere-se à produção, montagem ou preparação dos itens solicitados. A duração de cada etapa varia conforme a complexidade do pedido e a capacidade do fornecedor.
Transporte e entrega
Após o processamento, os produtos são embalados e enviados para a empresa compradora. O método de transporte escolhido (aéreo, marítimo, terrestre) e a distância entre o fornecedor e a empresa compradora influenciam o tempo de entrega.
Recebimento e inspeção
A última etapa do processo de compras é o recebimento e inspeção dos produtos. Ao receber os itens, a empresa realiza uma verificação para garantir que tudo está conforme o pedido e em boas condições. Qualquer discrepância ou problema identificado pode resultar em devolução ou ajuste, afetando o lead time total.
Coleta de dados de tempo para cada etapa
Para calcular o lead time de forma precisa, é necessário realizar uma coleta dos dados de tempo para cada etapa do processo de compras. Isso inclui:
- Solicitação de compra: registre o tempo desde a constatação da necessidade até a formalização do pedido;
- Aprovação interna: anote o período para que o pedido seja aprovado internamente;
- Envio do pedido ao fornecedor: marque o tempo gasto para enviar o pedido ao fornecedor após a aprovação;
- Processamento pelo fornecedor: registre o tempo que o fornecedor leva para processar o pedido, incluindo produção e preparação;
- Transporte e entrega: anote a duração do transporte desde o fornecedor até a empresa compradora;
- Recebimento e inspeção: registre o tempo para receber e inspecionar os produtos ao chegarem na empresa.
Cálculo do Lead Time total
Após coletar os dados de tempo para cada etapa, o próximo passo é somar esses tempos para obter o lead time total. O lead time total é a soma de todos os períodos registrados nas etapas mencionadas acima.
Isso fornece uma visão clara do tempo total necessário para completar o processo de compras, desde a solicitação até o recebimento e a inspeção dos produtos.
Fórmula para calcular o Lead Time
A fórmula básica para calcular o lead time é:
Lead Time Total = Tempo de Solicitação + Tempo de Aprovação + Tempo de Envio + Tempo de Processamento + Tempo de Transporte + Tempo de Recebimento
Exemplo prático:
Suponha que os tempos registrados para cada etapa sejam os seguintes:
- Solicitação de compra: 2 dias
- Aprovação interna: 1 dia
- Envio do pedido ao fornecedor: 1 dia
- Processamento pelo fornecedor: 5 dias
- Transporte e entrega: 3 dias
- Recebimento e inspeção: 1 dia
Aplicando a fórmula, temos:
Lead Time Total= 2 + 1 + 1 + 5 + 3 + 1 = 13 dias
Portanto, o lead time total para esse processo de compras seria de 13 dias.
Qual a importância da otimização do lead time na área de compras?
A otimização do lead time na área de compras impacta na melhoria dos processos e da competitividade da empresa. Diminuir o lead time significa diminuir a duração entre a solicitação de um pedido e a entrega do produto.
Com um lead time mais curto, a empresa pode responder mais rapidamente às demandas do mercado, aumentando a satisfação dos clientes. Clientes que recebem seus produtos de forma ágil tendem a ser mais leais e a recomendar a empresa para outros consumidores.
A redução do lead time pode contribuir para a diminuição dos custos operacionais. Processos mais rápidos e eficientes reduzem a necessidade de grandes estoques, o que diminui os custos de armazenamento e o risco de obsolescência de produtos.
Ao otimizar o lead time, a empresa pode identificar e corrigir gargalos no processo de compras, estabelecendo parcerias mais eficazes com fornecedores que atendam aos prazos de entrega de forma consistente.
Quais as estratégias para reduzir o Lead Time?
1. Automação de processos
Implementar sistemas automatizados para tarefas repetitivas, como a emissão de pedidos e o acompanhamento de entregas, pode acelerar o fluxo de trabalho.
A automação minimiza erros humanos e melhora a precisão dos dados, permitindo uma gestão mais eficiente.
2. Melhoria na comunicação com fornecedores
Estabelecer canais de comunicação diretos e frequentes ajuda a garantir que os fornecedores compreendam plenamente os requisitos e prazos.
A utilização de plataformas digitais para troca de informações pode agilizar o processo de negociação e acompanhamento de pedidos.
3. Redução de gargalos na gestão de compras
Pode incluir a revisão e simplificação de procedimentos burocráticos, a melhoria da coordenação entre departamentos e a implementação de práticas de gestão de estoque mais eficientes. Ao abordar esses pontos críticos, a empresa pode reduzir atrasos e melhorar o fluxo de trabalho.
Como a solução Nimbi Private pode ajudar na redução do Lead Time?
A Nimbi Private é uma solução de marketplace B2B que oferece um catálogo de produtos e serviços projetado para aumentar a produtividade e reduzir o lead time na área de compras.
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A plataforma elimina a necessidade de procedimentos manuais e repetitivos, como a emissão de pedidos e o acompanhamento de entregas, que reduz o tempo de requisição para pedido (req-to-order) e de requisição para entrega (req-to-deliver).
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Em resumo
O que é lead time e como calcular?
Lead time é o tempo total que um produto leva desde a solicitação do pedido até a entrega final. Para calcular, basta somar o tempo de todas as etapas do processo de compras:
- solicitação de compra;
- aprovação interna;
- envio do pedido ao fornecedor;
- processamento pelo fornecedor;
- transporte e entrega;
- recebimento e inspeção.
A fórmula básica é:
Lead Time Total = Tempo de Solicitação + Tempo de Aprovação + Tempo de Envio + Tempo de Processamento + Tempo de Transporte + Tempo de Recebimento
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