Como calcular o lead time na área de compras? Entenda aqui

Entender e gerenciar o lead time é importante para garantir que as operações das empresas sejam bem sucedidas, especialmente na gestão de compras. Afinal, ele está relacionado com a duração total desde a realização do pedido até a entrega do produto, impacta diretamente na capacidade de uma empresa em atender seus clientes de forma eficaz. 

Continue lendo para descobrir todas as informações necessárias para aprimorar a gestão de compras da sua empresa.

O que é Lead Time?

Lead time é a duração de tempo que um produto leva desde a solicitação do pedido até a sua entrega final. No setor de compras, ele consiste nas etapas do processo, como: 

• identificação da necessidade;
• aprovação do pedido; 
• produção;
• transporte;
• entrega ao cliente. 

O que influencia o lead time na área de compras?

Fornecedores

A escolha dos fornecedores é um dos fatores mais críticos que afetam o lead time. Aqueles localizados em regiões distantes ou com processos de produção mais lentos podem aumentar o tempo de entrega. 

Data da compra

A época de realização da compra pode ter influência no lead time. Por exemplo, compras feitas durante períodos de alta demanda, como feriados ou finais de ano, tendem a ter prazos de entrega mais longos devido ao aumento no volume de pedidos.

Burocracias

Processos burocráticos, como aprovações internas, liberação de documentos e procedimentos alfandegários, podem atrasar a entrega dos produtos. 

Empresas que operam internacionalmente precisam considerar o tempo adicional necessário para a liberação de mercadorias na alfândega.

Manutenções não planejadas

Interrupções inesperadas na produção, como manutenções não planejadas de máquinas ou problemas logísticos, podem aumentar o lead time. A falta de peças de reposição ou falhas técnicas também pode causar atrasos.

Gestão de estoques

A falta de materiais essenciais pode atrasar a produção, enquanto o excesso de estoque pode resultar em custos adicionais e desperdício.

Transporte

O método de transporte escolhido para a entrega também influencia o lead time. Transportes mais rápidos, como aéreo, tendem a ser mais caros, enquanto opções mais econômicas, como marítimo, podem aumentar o tempo de entrega.

Como calcular o Lead Time em compras?

Identificação das etapas do processo de compras

Solicitação de compra

Nessa fase, os departamentos internos identificam a necessidade de um produto ou serviço e formalizam um pedido de compra. Esse pedido é então encaminhado ao setor de compras para análise e aprovação.

Aprovação interna

Após a solicitação de compra, o pedido passa por uma fase de aprovação interna. Dependendo da estrutura da empresa, essa etapa pode envolver várias camadas de aprovação, desde supervisores imediatos até diretores executivos. A rapidez com que essa liberação é concedida pode impactar o lead time.

Envio do pedido ao fornecedor

Com a aprovação interna concluída, o próximo passo é enviar o pedido ao fornecedor selecionado. Essa etapa inclui a comunicação dos detalhes do pedido, como quantidade, especificações e prazos. A eficiência dessa comunicação é crucial para evitar atrasos.

Processamento pelo fornecedor

Uma vez que o fornecedor recebe o pedido, ele inicia o processamento. Essa fase refere-se à produção, montagem ou preparação dos itens solicitados. A duração de cada etapa varia conforme a complexidade do pedido e a capacidade do fornecedor.

Transporte e entrega

Após o processamento, os produtos são embalados e enviados para a empresa compradora. O método de transporte escolhido (aéreo, marítimo, terrestre) e a distância entre o fornecedor e a empresa compradora influenciam o tempo de entrega.

Recebimento e inspeção

A última etapa do processo de compras é o recebimento e inspeção dos produtos. Ao receber os itens, a empresa realiza uma verificação para garantir que tudo está conforme o pedido e em boas condições. Qualquer discrepância ou problema identificado pode resultar em devolução ou ajuste, afetando o lead time total.

Coleta de dados de tempo para cada etapa

Para calcular o lead time de forma precisa, é necessário realizar uma coleta dos dados de tempo para cada etapa do processo de compras. Isso inclui:

• Solicitação de compra: registre o tempo desde a constatação da necessidade até a formalização do pedido;
• Aprovação interna: anote o período para que o pedido seja aprovado internamente;
• Envio do pedido ao fornecedor: marque o tempo gasto para enviar o pedido ao fornecedor após a aprovação;
• Processamento pelo fornecedor: registre o tempo que o fornecedor leva para processar o pedido, incluindo produção e preparação;
• Transporte e entrega: anote a duração do transporte desde o fornecedor até a empresa compradora;
• Recebimento e inspeção: registre o tempo para receber e inspecionar os produtos ao chegarem na empresa.

Cálculo do Lead Time total

Após coletar os dados de tempo para cada etapa, o próximo passo é somar esses tempos para obter o lead time total. O lead time total é a soma de todos os períodos registrados nas etapas mencionadas acima. 

Isso fornece uma visão clara do tempo total necessário para completar o processo de compras, desde a solicitação até o recebimento e a inspeção dos produtos.

Fórmula para calcular o Lead Time

A fórmula básica para calcular o lead time é:

Lead Time Total = Tempo de Solicitação + Tempo de Aprovação + Tempo de Envio + Tempo de Processamento + Tempo de Transporte + Tempo de Recebimento

Exemplo prático:

Suponha que os tempos registrados para cada etapa sejam os seguintes:

• Solicitação de compra: 2 dias
• Aprovação interna: 1 dia
• Envio do pedido ao fornecedor: 1 dia
• Processamento pelo fornecedor: 5 dias
• Transporte e entrega: 3 dias
• Recebimento e inspeção: 1 dia

Aplicando a fórmula, temos:

Lead Time Total= 2 + 1 + 1 + 5 + 3 + 1 = 13 dias

Portanto, o lead time total para esse processo de compras seria de 13 dias.

Qual a importância da otimização do lead time na área de compras?

A otimização do lead time na área de compras impacta na melhoria dos processos e da competitividade da empresa. Diminuir o lead time significa diminuir a duração entre a solicitação de um pedido e a entrega do produto.

Com um lead time mais curto, a empresa pode responder mais rapidamente às demandas do mercado, aumentando a satisfação dos clientes. Clientes que recebem seus produtos de forma ágil tendem a ser mais leais e a recomendar a empresa para outros consumidores.

A redução do lead time pode contribuir para a diminuição dos custos operacionais. Processos mais rápidos e eficientes reduzem a necessidade de grandes estoques, o que diminui os custos de armazenamento e o risco de obsolescência de produtos.

Ao otimizar o lead time, a empresa pode identificar e corrigir gargalos no processo de compras, estabelecendo parcerias mais eficazes com fornecedores que atendam aos prazos de entrega de forma consistente.

Quais as estratégias para reduzir o Lead Time?

1. Automação de processos

Implementar sistemas automatizados para tarefas repetitivas, como a emissão de pedidos e o acompanhamento de entregas, pode acelerar o fluxo de trabalho. 

A automação minimiza erros humanos e melhora a precisão dos dados, permitindo uma gestão mais eficiente.

2. Melhoria na comunicação com fornecedores

Estabelecer canais de comunicação diretos e frequentes ajuda a garantir que os fornecedores compreendam plenamente os requisitos e prazos. 

A utilização de plataformas digitais para troca de informações pode agilizar o processo de negociação e acompanhamento de pedidos.

3. Redução de gargalos na gestão de compras

Pode incluir a revisão e simplificação de procedimentos burocráticos, a melhoria da coordenação entre departamentos e a implementação de práticas de gestão de estoque mais eficientes. Ao abordar esses pontos críticos, a empresa pode reduzir atrasos e melhorar o fluxo de trabalho.

Como a solução Nimbi Private pode ajudar na redução do Lead Time?

A Nimbi Private é uma solução de marketplace B2B que oferece um catálogo de produtos e serviços projetado para aumentar a produtividade e reduzir o lead time na área de compras. 

Com mais de 400 mil materiais indiretos disponíveis, a plataforma permite que as empresas encontrem rapidamente os itens necessários, com preços pré-negociados e competitivos.

A plataforma elimina a necessidade de procedimentos manuais e repetitivos, como a emissão de pedidos e o acompanhamento de entregas, que reduz o tempo de requisição para pedido (req-to-order) e de requisição para entrega (req-to-deliver).

Para saber mais sobre como a Nimbi Private pode transformar a gestão de compras da sua empresa e reduzir o lead time, acesse o site da Nimbi e descubra todas as vantagens desta solução inovadora.

Em resumo

O que é lead time e como calcular?

Lead time é o tempo total que um produto leva desde a solicitação do pedido até a entrega final. Para calcular, basta somar o tempo de todas as etapas do processo de compras: 

• solicitação de compra;
• aprovação interna;
• envio do pedido ao fornecedor;
• processamento pelo fornecedor;
• transporte e entrega;
• recebimento e inspeção. 

A fórmula básica é:

Lead Time Total = Tempo de Solicitação + Tempo de Aprovação + Tempo de Envio + Tempo de Processamento + Tempo de Transporte + Tempo de Recebimento

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