Como o uso de tecnologia na área de compras pode reduzir o trabalho operacional?

Aos poucos, muitos gestores têm percebido a importância de inserir a tecnologia na área de compras. Isso porque os processos operacionais diminuem a produtividade da equipe e aumentam o risco de falhas. Além de, claro, estarem em desacordo com o que se espera de uma empresa competitiva, visto o cenário 4.0 que vivemos. Então, se as inovações ainda não fazem parte do dia a dia, é bom se preparar! Certamente, em pouco tempo elas estarão presentes na sua rotina também.

Mas tantas novidades ainda causam algumas dúvidas. Muitas, envolvem as tecnologias em si. Já outras, são a respeito da necessidade: por que a área de compras precisa tanto, agora, contar com essas ferramentas? Responder a essa pergunta é fundamental para saber, inclusive, quais soluções são mais adequadas para a realidade da sua empresa. Acompanhe!

A nova posição estratégica da área de compras exige mudanças

A Indústria 4.0 trouxe automatizações, sensores, drones e muitas facilidades para as rotinas operacionais. Essa revolução se destaca, afinal, as inovações não se restringem apenas às linhas de produção. Elas devem ser utilizadas, também, no âmbito gerencial para amparar a tomada de decisão. Deste modo, com mais tecnologia nas operações, ganha-se eficiência, agilidade e, claro, a área de compras precisa acompanhar esse novo ritmo.

É inegável que essa área sempre foi de suma importância para qualquer empresa. É a partir das negociações feitas ali que é possível seguir o fluxo de produção, encontrar materiais que agreguem valor ao produto final e que se adequem ao orçamento destinado. Em contrapartida, garantir isso envolve uma série de processos. Estes, muitas vezes, são complexos, burocráticos e geram inúmeros documentos, como planilhas e trocas de e-mail com fornecedores.

Dessa forma, enquanto algumas áreas ganham eficiência, agilidade e produtividade, os colaboradores de suprimentos seguem presos a tarefas manuais. É por garantir esse alinhamento que a tecnologia na área de compras vem recebendo cada vez mais investimentos. Eliminando os gargalos gerados pelo operacional, a equipe pode se voltar a questões estratégicas, como a análise dos dados gerados.

As vantagens de contar com a tecnologia na área de compras

Ao contar com a tecnologia, a área de compras assume um lugar estratégico, responsável por saving, segurança nas transações e uma cadeia de suprimentos conectada. Ao trabalhar alinhada aos objetivos da organização e com o auxílio da transformação digital, agora, é possível ter contato com os demais departamentos e realizar planejamentos mais detalhados e assertivos.

1. Padroniza os processos

Já na jornada presencial, a falta de padronização dos processos de compras era um grande entrave para os gestores. Com as equipes migrando para o home office, esse problema se intensificou. Afinal, como controlar a uniformidade dos documentos gerados e as boas práticas de governança com o trabalho remoto?

A tecnologia na área de compras tem um papel importante na padronização dos processos. Requisições, pedidos, cotações e contatos com fornecedores, além de outras etapas das negociações, seguem o mesmo modelo, o que facilita o dia a dia de quem lida com esses arquivos.

2. Garante a segurança de dados

Durante o dia, a área de compras lida com uma série de informações sensíveis que dizem respeito não apenas à organização, mas, também, a clientes e fornecedores. A questão da segurança de dados ganhou ainda mais destaque em 2020, com as equipes trocando o escritório pelo home office.

No ano passado, nosso país foi o campeão latino-americano de tentativas de ciberataques. De acordo com o relatório Panorama de Ameaças na América Latina, o Brasil foi alvo de 56% das invasões virtuais ocorridas. Contar com uma tecnologia própria para a área de compras é uma excelente maneira de assegurar a integridade das informações que circulam internamente.

3. Unifica as informações

Com os departamentos cada vez mais integrados, o de suprimentos lida com informações vindas de todos eles. Quando isso é automatizado, está longe de ser um problema. Mas se o processo ainda é manual, muita produtividade está sendo perdida. Rotinas simples, como a checagem de negociações ou avaliação de fornecedores, podem ganhar muita agilidade ao contar com a tecnologia.

Manter as informações centralizadas em uma só plataforma facilita a realização de auditorias, conferência de conformidades e análise de desempenho das empresas parceiras. Dessa forma, a área de compras têm controle total dos fluxos de trabalho e uma visão clara dos processos.

4. Agiliza a homologação e avaliação de fornecedores

A gestão dos fornecedores é um processo delicado e bastante complexo. Tudo começa na homologação, etapa onde será confirmado que o fornecedor cumpre os requisitos solicitados pelo comprador. Mas, após isso, há o acompanhamento, onde se observará o cumprimento de tudo que foi acertado na fase anterior. Ainda, é preciso avaliar o relacionamento no decorrer do contrato, para garantir que entregas e prazos continuem sendo cumpridos.

Além de complexo, esse cuidado com os parceiros deve ser feito de forma contínua. Com a tecnologia na área de compras, esse trabalho é otimizado. Softwares permitem a definição de KPIs (indicadores-chave de desempenho) e geram relatórios e gráficos para avaliação. Assim, o gestor pode acessar os dados rapidamente, o que torna a tomada de decisão mais acertada e ágil.

Em matéria para o portal Logística Brasil, o CEO da Nimbi, Felipe Almeida, fala sobre o papel da tecnologia como o motor da cadeia de suprimentos e como isso tem gerado novos modelos de negócios e novas experiências para os clientes. Leia a entrevista na íntegra!

 

Compartilhar: 

Compartilhar no facebook
Compartilhar no linkedin