Diligenciamento de compras corporativas: entenda como fazer e os benefícios
Diligenciamento de compras é uma forma de garantir eficácia em todo o fluxo de abastecimento da empresa.
Fazer um follow-up adequado dos pedidos, evitar quebras de contrato, controlar indicadores como spend e custo para comprar, transmitir com clareza cada detalhe para sua equipe funcionar bem.
Uma boa gestão de fornecedores e compras vai muito além de gerar relatórios para o chefe, é preciso saber acompanhar cada etapa do processo com um bom diligenciamento de compras para garantir qualidade e entrega.
Afinal, diligenciamento é uma metodologia que consiste em coletar, acompanhar e fiscalizar todas as etapas da entrega de uma aquisição a partir do momento em que a parceria é fechada.
Dessa forma, é possível manter os padrões de qualidade da cadeia como um todo, assegurando que os prazos e condições acordados no contrato sejam cumpridos.
Para isso, o profissional responsável deve verificar o andamento do pedido por meio de contato direto com o fornecedor e fazer até mesmo visitas presenciais para compreender com maior clareza se existem atrasos, divergência na entrega ou até irregularidades.
Como é o processo de diligenciamento de compras?
Para fazer o acompanhamento necessário, é crucial incluir etapas e tarefas como:
- Relatório completo sobre cada visita ou contato ao fornecedor;
- Análise do cronograma de produção;
- Acompanhamento e fiscalização do progresso das etapas de produção;
- Registro fotográfico;
- Armazenamento de documentos técnicos e de vendas sobre a situação.
Assim, é possível aumentar o lucro, reduzir custos e perdas, diminuir as chances de erros ou falhas operacionais, e garantir maior agilidade para tomar decisões caso haja algum problema. Sem contar, claro, que um bom diligenciamento pode ajudar na construção de uma parceria de sucesso com o fornecedor.
Como fazer o diligenciamento?
Para garantir que cada etapa da aquisição seja realizada da maneira correta, essa gestão de fornecedores e diligenciamento precisa seguir 3 práticas:
Mantenha um bom relacionamento
Ao realizar uma boa gestão de fornecedores, sua equipe de compras e procurement consegue analisar, identificar e qualificar melhor a cadeia de suprimentos como um todo, assegurando que terá um fornecimento de qualidade e parceiros que realmente não vão deixá-lo(a) na mão, especialmente se documentar todo o processo.
Por meio de metas e indicadores de desempenho como diversidade de fornecedores e lead-time, fica fácil identificar a taxa de sucesso de cada parceiro de maneira mais concreta e objetiva para que sua análise de mercado seja mais precisa.
Faça follow-up
Follow-up é o monitoramento de pedidos para garantir que o produto ou serviço adquirido que foi acordado se concretize. Essa etapa é fundamental para o diligenciamento de compras funcionar, já que é responsável por garantir que a infraestrutura inteira da cadeia funcione bem por meio de dados como curva de consumo e controle de estoque, permitindo a satisfação de todos os stakeholders.
Com a ajuda de soluções como o e-Procurement da Nimbi, essa tarefa fica prática e rápida, pois a plataforma de gestão de fornecedores consegue reduzir em até 60% o tempo de diligenciamento das entregas, otimizar o tempo da equipe interna, maximizando as respostas de transações dentro do prazo e SLA acordados, e ainda fornece dados valiosos para a análise da base de fornecedores e ações de melhoria contínua.
Com uma identificação pró-ativa de não-conformidade e a atuação sobre as exceções, fica fácil otimizar os processos de resolução de eventuais contingências.
Acompanhe as entregas
Quando possível, crie uma rotina de visitas e acompanhamento mais próximo, monitorando o transporte, armazenamento e recebimento de maneira presencial com um responsável designado em sua equipe para o diligenciamento de compras.
Lembrando, claro, que, da mesma maneira que quer transparência, é importante também manter o fornecedor a par de todo o processo. Plataformas como a Nimbi permitem notificações, documentos padronizados e consultas automáticas que tornam a comunicação bem mais clara com esses parceiros.
Como pode ver, a tecnologia, em especial da Nimbi, é a aliada perfeita para simplificar seu processo de gestão de fornecedores e assegurar que seu diligenciamento de compras seja feito de maneira otimizada.
Essa facilidade permite que as equipes de supply chain estejam mais alinhadas e as parcerias possam ser ainda mais confiáveis e seguras, mitigando riscos de desabastecimento e quebras de contrato.
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