Qual a importância do compliance em compras?
A revolução das Compras 4.0 trouxe consigo uma série de novos termos. Entre eles, o compliance em compras. Muitos até têm uma ideia do que ele significa, mas, na prática, desconhecem as ações que o promovem e como podem assegurá-lo nas ações.
Existem, também, aqueles que ainda pensam que o conceito só é aplicável às grandes empresas, que realizam transações milionárias. Bom, isso não poderia estar mais longe da realidade! Hoje, ele é essencial para todas as companhias que negociam com fornecedores, independente do tamanho.
O compliance em compras tem o objetivo de garantir a conformidade das ações. O que isso significa? Que todas devem seguir um modelo de transparência, as leis e regulamentos, visando a lisura das negociações e a coibição de práticas corruptas. Como você pode imaginar, esse é um tema que se relaciona diretamente com a área de suprimentos.
Se você ainda tem dúvidas sobre o que é compliance em compras ou sua importância, continue a leitura! Neste artigo, responderemos a essas questões e traremos dados que comprovam a relevância deste tema.
O que é compliance em compras e por que ele é tão importante?
Antes de mais nada, é bom esclarecermos o conceito de compliance. O termo vem do inglês to comply, que significa cumprir. E a aplicação não poderia ser mais literal. Empresas que o instituem assumem o compromisso de estar em conformidade com regulamentos, leis e boas práticas que demonstrem a integridade de todas as práticas e políticas adotadas.
O compliance surgiu para coibir a corrupção e já era amplamente utilizado na gestão pública. Entretanto, o mundo corporativo absorveu esse conceito e, hoje, ele abrange questões trabalhistas, fiscais, concorrenciais e, também, de conduta. O objetivo principal é evitar, detectar e corrigir possíveis irregularidades. A área de compras, por tratar diretamente com negociações estratégicas, orçamentos e fornecedores, é bastante suscetível às tentativas de fraude.
Uma pesquisa da Price Waterhouse Coopers (PWC), realizada com 7.200 participantes de 123 países, revelou que metade das empresas respondentes já havia sofrido com alguma fraude ou crime financeiro. O levantamento, feito em 2018, mostrou um aumento de 36% em relação a 2016. No Brasil, o número passou de 12% para 50%. As irregularidades no setor de compras correspondem a 34% dos casos, perdendo apenas para o roubo de ativos (51%).
No estudo O Perfil Global do Fraudador, os resultados mostram que, em sua maioria, as irregularidades acontecem por influências externas. Quando o fraudador age sozinho, dentro da companhia, ele é descoberto rapidamente nas auditorias internas. A partir desses dados, já dá para entender a importância do compliance em compras, certo?
Esse é um instrumento poderoso para garantir a idoneidade da empresa, evitar rumores de favorecimento que comprometem a imagem corporativa e assegurar a saúde financeira do negócio.
Quais são os erros mais comuns do compliance em compras?
Os erros mais comuns no campo do compliance resultam geralmente de uma combinação de fatores, incluindo falta de compreensão das regulamentações pertinentes, falhas na implementação de procedimentos adequados e subestimação dos riscos envolvidos. Saiba mais detalhes a seguir:
Falha na comunicação
A falta de comunicação efetiva em uma organização é um dos principais problemas que podem levar a falhas em conformidade. Quando as políticas e regulamentos de compliance não são comunicados de forma clara e abrangente em todos os níveis da empresa, surgem lacunas na compreensão dos funcionários sobre suas responsabilidades em relação à conformidade e segurança jurídica.
Dessa forma, isso pode resultar em práticas não conformes, simplesmente porque os colaboradores não estão cientes das políticas ou regulamentos relevantes que regem suas atividades diárias.
Para evitar isso, as atualizações nas regulamentações e políticas de conformidade devem ser comunicadas de maneira oportuna e clara para garantir que todos os funcionários estejam cientes das alterações e possam ajustar suas práticas conforme necessário.
Treinamento em compliance
Muitas vezes, as empresas fornecem programas genéricos ou insuficientes que não abordam especificamente os riscos e regulamentações relevantes para cada função na organização.
Dessa forma, os programas de treinamento devem ser adaptados à realidade específica da organização, considerando suas atividades, setores de atuação e riscos específicos. Além de abordar questões legais e regulatórias, o treinamento em compliance em compras deve enfatizar a importância da ética e da integridade nos negócios, auxiliando os funcionários a entender não apenas o que é legal, mas também o que é ético.
Monitoramento
Sem processos claros de monitoramento e auditoria na gestão de compras, a organização pode não conseguir identificar atividades não conformes ou áreas de risco que exigem atenção.
Assim, é preciso que os processos de monitoramento sejam atualizados com frequência para acompanhar as mudanças nas regulamentações e nos processos internos, e que as descobertas de monitoramento sejam seguidas por ações corretivas apropriadas.
Abordagem superficial
Isso ocorre quando as organizações se concentram apenas em atender aos requisitos mínimos exigidos por regulamentações, sem considerar os princípios éticos e de integridade subentendidos. Isso pode expor a organização a riscos legais e reputacionais significativos, especialmente se práticas não conformes forem descobertas e divulgadas publicamente.
Portanto, o compliance em compras eficaz requer mais do que apenas cumprir regras e regulamentos; deve estar integrado à cultura organizacional, refletindo os valores e as normas éticas da empresa.
Comprometimento da alta administração com o compliance
Quando os líderes não demonstram um compromisso genuíno com a conformidade, isso pode minar os esforços da equipe de compliance e enviar uma mensagem equivocada aos funcionários sobre a importância dessas questões.
Por isso, os líderes devem promover uma cultura organizacional que valorize a conformidade e a integridade, estabelecendo um tom que inspire confiança e comprometimento em toda a organização.
Como dar início ao compliance em compras?
Agora que você já entendeu como o compliance é importante para a área de compras, deve estar querendo saber como colocá-lo em prática quanto antes.
De fato, se sua empresa ainda não conta com nenhum regramento que defina as condutas, estruturá-lo é urgente. Infelizmente, não existe uma fórmula pronta e o motivo é bem simples: como cada organização tem sua realidade, é impossível definir um passo a passo universal.
Entretanto, algumas ações são imprescindíveis em todas elas. Confira as principais a seguir.
Treinamento ― tanto interno quanto externo
A 4ª edição do levantamento Maturidade do Compliance no Brasil mostra que capacitar os públicos interno e externo é uma das grandes dificuldades, apontada por 79% dos respondentes.
A pesquisa, que entrevistou 300 profissionais de 240 empresas diferentes, ainda revelou que os terceiros não receberam nenhum treinamento de compliance ou anticorrupção nos últimos 12 meses em 57% dos casos.
Visto os números anteriores sobre fraudes na área de compras, não é surpresa que o treinamento dos envolvidos nas negociações seja o primeiro passo para instituir o compliance. Esse documento deve ser encarado como uma política organizacional e, desse modo, não pode ficar restrita às paredes da empresa. Os fornecedores também devem ser envolvidos nessa mudança e estarem cientes das novas regras.
Institua uma visão estratégica na área de compras
O compliance em compras representa uma mudança significativa na cultura dessa área. Isso porque, o bom relacionamento entre comprador e fornecedor pode influenciar a tomada de decisão.
Hoje, isso pode levantar rumores de favorecimento e abrir portas para a corrupção. Porém, não significa, claro, que não possa haver cordialidade entre as partes. Longe disso. Mas quer dizer que as aquisições precisam considerar apenas aspectos técnicos e que garantam o saving para a empresa.
Tenha um processo rastreável
Os processos de compras operacionais, além de colocar em xeque a produtividade da equipe, são difíceis ― para não dizer impossíveis ― de serem rastreados. A centralização das atividades em uma plataforma consegue reduzir esses riscos.
Isso porque todas as movimentações ficam registradas e asseguram a análise posterior. Assim, fica muito mais simples de acompanhar as ações de compliance em compras e rastrear incoerências.
Entretanto, um software não garante apenas a conformidade com as regras. Eles são importantes para fomentar uma conduta mais assertiva, onde as decisões são embasadas em dados, não em conceitos abstratos, como o bom relacionamento com os fornecedores.
Como uma empresa pode cultivar o compliance em compras?
Para uma empresa se manter saudável e se sustentar a longo prazo, é fundamental manter diretrizes sobre práticas éticas de antifraude e anticorrupção em seu supply chain, não só para si mesma quanto para seus fornecedores.
Afinal, de que adianta cuidar das suas ações se esse parceiro também pode afetar sua produção ou reputação com problemas similares?
Tenha uma política interna
Um gestor pode até pegar algum modelo de política interna na internet para sua estratégia de compliance em compras. Mas, lembre-se, cada setor e negócio tem suas peculiaridades de sourcing e cabe a você entender quais são as suas e fazer um texto claro e objetivo sobre isso para ser divulgado e implementado por um comitê, que deverá ser criado para reforçar esses ideais.
Manter acompanhamento constante
É primordial o acompanhamento constante das atividades de compras, monitorando de perto os processos, transações e interações com os fornecedores, de modo a identificar possíveis problemas de conformidade proativamente e tomar medidas corretivas rapidamente.
Isso pode envolver a implementação de um sistema de monitoramento eficaz, designando profissionais responsáveis pela supervisão e auditoria das operações.
Atender às mudanças na legislação
A empresa deve manter-se atualizada com as constantes alterações nas leis e regulamentos relacionados às compras.
Para isso, tenha uma equipe dedicada à análise e interpretação das mudanças legislativas, garantindo que os procedimentos de compras estejam sempre em conformidade.
Incentive sua cadeia
Certifique-se que seus fornecedores estão cientes do seu código de conduta e sua postura de compliance, assinando um reconhecimento de conformidade junto com o contrato.
Além disso, procure estimular, como uma estratégia da empresa, que esses parceiros criem o próprio controle para evitar fraudes, inclusive apresentando incentivos para quem o fizer como descontos e benefícios.
Comunique-se claramente
Transparência é uma das grandes chaves para o compliance em compras. Converse adequadamente com cada um dos seus stakeholders, seja fornecedor, cliente ou colaborador, e transmita seus valores e ações que pratica.
Se possível, faça treinamentos para reforçar a importância dessas políticas e como elas funcionam, fazendo auditorias e verificações periódicas para saber se estão sendo implementadas.
Criar canais de denúncias anônimas
Para promover uma cultura de transparência e integridade, é essencial criar canais de denúncias anônimas, permitindo que os funcionários relatem preocupações sobre práticas não éticas ou não conformes em compras de forma confidencial.
Ademais, a empresa deve garantir que os canais de denúncias sejam acessíveis, confidenciais e de fácil utilização, incentivando os funcionários a relatarem quaisquer irregularidades que observem.
Além disso, é importante designar uma equipe responsável por investigar e responder às denúncias recebidas, tomando as medidas adequadas para resolver os problemas identificados e prevenir futuras violações.
Implantar e-sourcing
O uso de plataformas de e-sourcing pode ajudar a empresa a aumentar a transparência, a eficiência e o controle sobre o processo de compras. Essas plataformas oferecem recursos para gerenciar o ciclo de vida das compras de forma eletrônica, desde a solicitação de cotações até a seleção de fornecedores e a execução de contratos, facilitando o cumprimento das políticas e regulamentos de compliance.
Use ferramentas digitais
A tecnologia é uma grande aliada do compliance em compras, mantendo a vigilância dos perigos que sua empresa pode estar correndo por meio de automações e fluxos pré-definidos.
Assim, o negócio não só adquire maior confiança por meio de processos de homologação e rastreabilidade, como também centraliza todas suas tarefas em uma só plataforma, garantindo o cadastro, avaliação, inspeção de terceiros e estratégias de compras mais concretas.
Quais benefícios que a boa aplicação do compliance em compras pode trazer?
Os principais benefícios da boa aplicação do compliance em compras incluem:
Redução de riscos legais e financeiros
A conformidade nas práticas de compras ajuda a mitigar o risco de violações legais, como corrupção, suborno, fraude e violações de leis de concorrência. Isso protege a empresa de enfrentar multas, litígios custosos e danos à reputação que podem surgir de práticas não éticas ou ilegais.
Transparência e Integridade
A Transparência e Integridade são fundamentais para construir confiança com stakeholders e proteger a reputação da empresa.
Um programa de compliance em compras promove a transparência em todas as etapas do processo de aquisição, desde a seleção de fornecedores até a execução de contratos, demonstrando um compromisso com a integridade nos negócios.
Eficiência operacional
A Eficiência Operacional é aprimorada quando são estabelecidos procedimentos claros e consistentes em conformidade com as melhores práticas de compras.
Isso inclui fluxos de trabalho bem definidos, delegação adequada de responsabilidades e implementação de controles internos eficazes para garantir uma execução suave e eficiente do processo de compra.
Qualidade dos fornecedores
A melhoria da qualidade dos fornecedores é alcançada por meio da diligência na seleção e avaliação de fornecedores. Um programa de compliance em compras robusto assegura que os fornecedores atendam aos padrões éticos, legais e de qualidade exigidos pela empresa, reduzindo o risco de receber produtos ou serviços abaixo do esperado, ou de lidar com parceiros problemáticos.
Redução de custos
A conformidade em compras pode ajudar a identificar oportunidades de economia de custos, seja mediante negociações mais favoráveis com fornecedores, identificação de redundâncias ou desperdícios nos processos de compra, ou pela prevenção de fraudes e desperdícios.
Melhora do relacionamento com fornecedores
O fortalecimento do relacionamento com fornecedores é promovido pela adoção de práticas de compliance em compras, pois a empresa demonstra um compromisso com a integridade e a parceria ética.
Dessa forma, isso pode resultar em uma parceria mais colaborativa e benefícios adicionais, como melhores termos de pagamento e acesso a inovações.
Resiliência diante crises
Um programa de compliance em compras bem estabelecido prepara a empresa para lidar com crises de forma mais eficaz, identificando e mitigando riscos antes que se tornem problemas significativos, garantindo a continuidade e valorização dos negócios, além de proteger a reputação da empresa.
No e-Procurement da Nimbi, por exemplo, é possível escolher, dentre diversos módulos, qual se adequa melhor a sua empresa, montando planos que funcionam para sua realidade. Se quiser pedir relatórios de riscos, por exemplo, o módulo Certifica ajuda a fazer análises de critérios financeiro, fiscal, reputacional, trabalhista, ambiental, de corrupção e até criminal. No entanto, se também precisar de padronização do processo de compras, os módulos Compra e Catálogo ajudam no controle e respeito das regras e políticas de aquisição (compliance).
É a partir de ações como estas que seu negócio pode formar uma base forte e estruturada de estratégia de compras. Mantenha-se firme no mercado e garanta o seu lugar, especialmente se tiver e cultivar parceiros como a Nimbi e fornecedores confiáveis que vão auxiliá-lo durante toda essa jornada sustentável de inteligência de supply chain.
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