Relatório de compras: como fazer e quais informações incluir?
A análise e mensuração de resultados é fundamental em todos os setores — e na área de compras isso não é diferente. O relatório de compras é indispensável para o dia a dia do comprador e decisivo para empresas que desejam manter suas operações eficientes, estratégicas e financeiramente alinhadas.
Quer saber mais sobre como fazer um relatório de compras ou melhorar o que sua empresa já utiliza? Confira o guia completo a seguir para otimizar a sua gestão de compras.
O que é um relatório de compras?
O relatório de compras é um documento organizado, que reúne informações detalhadas sobre todas as aquisições realizadas dentro de um período. Ele pode incluir:
- dados financeiros, como valores investidos;
- aspectos operacionais, como prazos de entrega; e
- métricas estratégicas, como desempenho de fornecedores.
Ao compilar essas informações, o relatório oferece uma visão clara dos gastos e auxilia gestores em decisões que envolvem prioridades orçamentárias, mudanças operacionais e futuras negociações comerciais.
Por que o relatório de compras é importante?
A construção e a análise do relatório de compras vai além de um simples controle interno. Ele se torna uma ferramenta estratégica que impacta diretamente no sucesso das operações. Entenda suas principais finalidades a seguir.
Monitoramento de gastos
Controlar os gastos é essencial para evitar desperdícios e garantir que os recursos estão sendo alocados de maneira correta. O relatório de compras oferece uma visão precisa e detalhada do que está sendo adquirido, quanto isso custa e quais setores estão mais demandando.
Esse acompanhamento contribui para identificar excessos, ajustando o uso de recursos de forma estratégica. Além disso, permite estabelecer padrões mais eficazes para a gestão orçamentária da empresa.
Análise de performance de fornecedores
Por meio de dados coletados e organizados no relatório, é possível avaliar com maior precisão quais fornecedores entregam dentro dos prazos e padrões esperados. Ele transforma informações fragmentadas em resultados tangíveis, o que ajuda na identificação de parceiros confiáveis e na eliminação de gargalos desnecessários.
A análise permite ainda que sejam tomadas decisões estratégicas visando renegociações ou até mesmo a substituição de fornecedores, com base em performance mensurada e alinhada às metas corporativas.
Identificação de oportunidades de economia
Ao comparar dados detalhados, o relatório pode revelar:
- compras redundantes;
- prazos de pagamento que podem ser renegociados; ou
- itens que podem ser adquiridos em maiores volumes para reduzir custos.
Com esses insights, é possível promover economias reais sem comprometer a qualidade ou a agilidade das operações. Além disso, possibilita observar padrões históricos para ajustar estratégias e implementar práticas de compras mais econômicas e previsíveis.
Planejamento estratégico
Além de ser um reflexo do presente, o relatório de compras oferece a base para projeções de gastos futuros.
Ele auxilia no alinhamento das metas financeiras da empresa, proporcionando uma base para ajustes no orçamento anual, planejamento de novos investimentos ou revisão de contratos com fornecedores.
Com maior visibilidade, as empresas conseguem prever tendências e se preparar para cenários de demanda variável, ampliando a eficiência de longo prazo.
Como fazer um relatório de compras, na prática?
Preparar um relatório de compras requer método. Construí-lo de forma planejada e estruturada facilita a análise e a sua aplicação prática em decisões. Vamos conferir os passos principais.
1. Defina o objetivo do relatório
Antes de iniciar qualquer relatório, é essencial compreender sua finalidade. Ele será utilizado para acompanhar os gastos gerais de compras ou avaliar o desempenho de fornecedores individualmente?
Talvez sua principal meta seja identificar possibilidades de redução de custos ou otimizar processos operacionais? Uma definição clara orienta a coleta de dados, garantindo que apenas informações pertinentes sejam incluídas, o que favorece uma análise precisa e prática.
2. Escolha o período de análise
Determine o intervalo de tempo que o relatório cobrirá: será mensal, trimestral ou anual? Essa decisão deve ser ajustada conforme os requisitos de gestão e visão estratégica do negócio. Por exemplo:
- períodos mais longos como um ano fornecem um panorama abrangente e facilitam a identificação de padrões sazonais;
- já intervalos menores permitem insights mais ágeis e específicos sobre mudanças recentes ou desempenho imediato.
3. Colete os dados necessários
A coleta de dados é o coração de qualquer relatório de compras. Certifique-se de incluir informações completas e adequadas:
- descrição;
- quantidade e valores dos itens adquiridos;
- identificação dos fornecedores com seus desempenhos e graus de utilização; detalhamento dos custos diretos e indiretos, como taxas e impostos;
- prazos de pedidos e entregas; e
- categorias de compra que indiquem os departamentos ou setores responsáveis por cada transação.
Dados estruturados e detalhados são a base de uma análise efetiva.
4. Organize os dados em categorias
Para maximizar a funcionalidade e a clareza do relatório, divida os dados em categorias que tenham lógica operacional. Estruture informações por tipo de compra, por fornecedor ou por conta de custo.
Esta organização aprimora a visualização final e também facilita a identificação de insights estratégicos, acelerando tomadas de decisão e garantindo maior eficiência em análises posteriores.
5. Inclua análises e insights
Relatórios objetivos e detalhados vão além dos números puros. Amplie os dados coletados com interpretações que agreguem valor aos resultados apresentados. Destaque aspectos cruciais como gargalos operacionais, tendências de demanda ou problemas recorrentes.
Por exemplo, ao identificar fornecedores pouco eficientes, é possível planejar ações corretivas. Utilize os dados para construir insights práticos e aplicáveis.
6. Crie gráficos e tabelas
Ferramentas visuais são indispensáveis para tornar os dados mais acessíveis e compreensíveis. Utilize:
- gráficos de barras, linhas ou setores para ilustrar tendências importantes;
- diagramas para resumir processos; e
- tabelas para concentrar informações detalhadas em formatos objetivos.
Esses elementos gráficos aceleram a assimilação de dados e tornam o relatório mais apresentável e funcional para tomada estratégica de decisões.
7. Revise e valide o relatório
Cada etapa do relatório deve ser validada com cuidado. Garanta que os números estejam corretos, as categorias bem organizadas e que o documento esteja diretamente alinhado à sua finalidade previamente definida.
Além disso, é recomendável verificar a consistência e a compatibilidade dos dados apresentados, eliminando eventuais erros antes da apresentação final. A revisão garante que o relatório atenda às expectativas do usuário e ofereça informações seguras e confiáveis.
O que incluir em um relatório de compras?
Para ter valor estratégico, o relatório de compras precisa conter informações práticas e bem definidas. Vamos conferir alguns dos elementos imprescindíveis.
Resumo executivo
A introdução do relatório apresenta um panorama das atividades, organizado de forma sintética para destacar os principais resultados alcançados, como:
- economia nos processos de compra;
- melhoria nos prazos de entrega; e
- aumento na colaboração com fornecedores.
Este resumo permite que os gestores obtenham, em pouco tempo, uma visão alinhada ao planejamento estratégico e aos objetivos do setor.
Desempenho financeiro
Nesta seção, o foco está na consolidação de todos os dados financeiros relacionados às operações.
Além dos totais investidos e dos tributos pagos, é recomendável incluir informações sobre custos indiretos e possíveis variações orçamentárias ocorridas ao longo do período. Com isso, o relatório fornece uma análise detalhada da alocação de recursos e da sustentabilidade das práticas adotadas no setor de compras.
Análise de fornecedores
A avaliação dos fornecedores deve incorporar dados como:
- o cumprimento de prazos estabelecidos;
- os índices de qualidade dos produtos ou serviços fornecidos; e
- a regularidade das entregas.
Além de identificar possíveis áreas de melhoria, essa análise permite a criação de políticas estratégicas de interação e renegociação com os principais parceiros.
Mapeie os riscos associados a cada fornecedor para garantir maior estabilidade na cadeia de suprimentos.
Categorias de compra
O detalhamento das categorias de compra promove uma compreensão mais ampla sobre como cada área ou departamento está consumindo os recursos financeiros alocados.
Essa subdivisão pode incluir análises sobre o impacto de cada categoria nos objetivos gerais da empresa, evidenciando possíveis oportunidades para redução de custos ou para otimização na escolha de fornecedores dentro de áreas específicas.
Indicadores-chave (KPIs)
Os indicadores de desempenho (KPIs) não devem ser interpretados de forma isolada. Além de avaliar métricas como tempo médio de entrega, é importante mensurar a taxa de cumprimento de contratos e os resultados obtidos em projetos associados à melhoria de processos.
Adicionalmente, os percentuais de pedidos emergenciais e as economias geradas nas negociações devem ser comparados com as metas estipuladas — para garantir uma visão completa sobre a efetividade das ações do setor de compras.
Dicas para melhorar seu relatório de compras
Mesmo com suas informações bem detalhadas, os relatórios de compras podem ser aprimorados com pequenas mudanças no processo.
Automatize processos
Eliminar etapas manuais reduz erros, promove agilidade e gera resultados mais precisos. Soluções de automação facilitam a coleta de dados e garantem maior eficiência na organização, análise e criação do relatório final.
Ao implementar processos automatizados, empresas podem diminuir riscos de inconsistências enquanto economizam tempo nas operações.
Estabeleça métricas consistentes
Escolher métricas específicas e claras é indispensável para assegurar avaliações uniformes.
Definir parâmetros que reflitam os valores da empresa e suas prioridades auxilia na execução de análises mais coesas, garantindo que todos os relatórios sigam um padrão relevante para o monitoramento de fornecedores e processos.
Essa consistência é fundamental para a tomada de decisão em ambientes corporativos.
Atualize o relatório periodicamente
Manter o relatório atualizado minimiza erros no planejamento e previne decisões com base em dados antigos. Informações atualizadas melhoram a capacidade de prever cenários e aumentam a confiabilidade do documento para as partes interessadas.
Investir em um cronograma regular de revisões permite identificar e corrigir possíveis lacunas de forma contínua.
Customize para o público-alvo
Relatórios técnicos voltados para a equipe de compras devem incluir detalhes operacionais e métricas específicas. Já os relatórios destinados à diretoria precisam priorizar dados estratégicos, como custos e otimização de recursos.
Adaptar o conteúdo é imperativo para garantir que a mensagem seja bem compreendida por cada destinatário, apresentando informações relevantes alinhadas ao perfil de seu público.
Use ferramentas digitais
O uso de tecnologias avançadas, como plataformas de eProcurement, transforma todo o processo de criação de relatórios. Essas soluções:
- proporcionam maior precisão na coleta e análise de dados;
- facilitam a organização de informações; e
- minimizam erros.
Ferramentas digitais também oferecem funcionalidades para customização e integração com outros sistemas — o que amplia as possibilidades de otimização e garante maior assertividade no processo final.
O Nimbi eProcurement transforma a maneira como as empresas gerenciam suas compras. Com módulos específicos, a solução reúne tudo o que é necessário para centralizar processos, automatizar análises e agir de maneira estratégica e eficiente.
Dentre os pontos otimizados, destacam-se:
- centralização das informações em uma plataforma única;
- acesso a um catálogo com fornecedores pré-qualificados; e
- fluxos de aprovação padronizados que garantem compliance e agilidade nas decisões internas.
Isso permite que os compradores foquem em atividades estratégicas e realizem negociações mais assertivas, enquanto tarefas operacionais são otimizadas.
O modelo de eProcurement da Nimbi funciona de maneira modular. É possível adquirir apenas os recursos mais relevantes para suas operações e expandir conforme novas necessidades surjam.
Entre os módulos disponíveis estão:
- Gestão de Fornecedores: criação de uma rede privada de fornecedores com validações automáticas e relatórios de risco;
- Negocia: equalização de cotações e realização de leilões reversos para economias significativas;
- Compra e Catálogo: pedido automático de itens previamente negociados, centralização de solicitações e definição de aprovações sob medida;
- Paga: consolidação de notas fiscais e visibilidade sobre pagamentos;
- FUP: Visibilidade e acompanhamento de entregas com compartilhamento de informações estratégicas;
- Analytics: Exibição dos KPIs essenciais para mensurar economia, eficiência e produtividade.
Outro diferencial está na tecnologia SaaS (Service as a Service). Por ser 100% em nuvem, o Nimbi eProcurement dispensa infraestrutura física ou licenças fixas. Além disso, funciona por assinatura mensal, sem taxa de adesão ou multa ao cancelar, oferecendo flexibilidade para seus clientes.
Quer transformar sua gestão de compras e aumentar a eficiência em até 40%? Conheça as soluções da Nimbi!
Em resumo
Como fazer um relatório de compras?
Para fazer um relatório de compras:
- defina o objetivo;
- escolha o período;
- colete dados de itens, fornecedores e custos;
- organize as informações;
- analise tendências;
- crie gráficos; e
- valide o conteúdo.
Use ferramentas digitais para maior eficiência.
O que são relatórios de compras?
Relatórios de compras são documentos que compilam informações sobre aquisições realizadas, incluindo dados financeiros, operacionais e estratégicos, para auxiliar no controle e na tomada de decisões.
Quais são os três tipos de relatório?
Os principais tipos são:
- relatório analítico (entradas e saídas detalhadas);
- relatório sintético (visão geral); e
- relatório comparativo (análise entre diferentes períodos ou fornecedores).
Créditos da imagem: Freepik