5 formas de ter uma gestão de compras mais eficiente e assertiva

O ritmo das empresas, agora é outro: muito mais ágil, conectado ― interna e externamente ― e automatizado. Essa busca por eficiência, como não poderia deixar de ser, tem relação direta com a gestão de compras. Agora, não há mais espaço para retrabalhos ou aquisições equivocadas. Ser assertivo, hoje, significa saving, produtividade e, claro, competitividade.

Mas e como fazer essa mudança-chave? De fato, alguns desafios se mostram ao tentar tirar a área de suprimentos de um lugar, basicamente, operacional para assumir a posição de um centro estratégico. E para ajudá-lo a superá-los, elaboramos este artigo. Nele, você encontrará 5 dicas para instituir uma gestão de compras eficiente e assertiva. Acompanhe.

Eficiência na gestão de compras: 5 dicas para alcançá-la

1. Elimine o trabalho operacional

Impossível falar em eficiência sem mencionar a automatização de tarefas. Os trabalhos operacionais são tema constante aqui no blog e não é para menos! Fazer manualmente o que já pode ser delegado à tecnologia é um grande gargalo, tanto produtivo, quanto financeiro. Assim, o primeiro passo para instituir uma gestão de compras mais ágil é fazer uma boa varredura nos processos internos. Quantos e-mails são trocados ou ligações realizadas diariamente por falta de informações? As negociações estão sendo documentadas ou essa atualização tem ficado em segundo plano?

Depois de levantado o fluxo, veja o que deve ser digitalizado. Atualmente, já existem excelentes tecnologias para e-Procurement capazes de tornar o dia a dia da área de suprimentos mais simples. Assim, enquanto as ferramentas cuidam da parte operacional, gestor e equipe podem se dedicar às tarefas mais estratégicas, que, realmente, farão a diferença na eficiência do setor. Alguns exemplos de terceirização são em relação ao follow-up de vendas, sourcing e cadastro de fornecedores.

2. Não negligencie a avaliação de fornecedores

A eficiência da gestão de compras está estreitamente atrelada ao desempenho dos fornecedores. A lógica é simples: de nada adianta um bom planejamento, uma negociação vantajosa e assertiva se o parceiro falhar, justamente, na entrega. Por isso, realizar a avaliação de desempenho deles deve ser uma prática recorrente. Mas para que isso seja viável, é necessário que os trabalhos operacionais, mencionados no nosso primeiro tópico, não sejam mais uma constante no dia a dia da equipe de suprimentos.

Na hora de fazer esse levantamento acerca dos fornecedores, busque a racionalização da base. O que isso significa? Que a sua lista precisa ter informações importantes, atualizadas e sem inserções duplicadas ou incorretas. Assim, evita-se a perda de tempo dos compradores em angariar informações ou, até mesmo, refazer cadastros.

3. Agilize a homologação de fornecedores

Aqui, mais um exemplo de gargalo produtivo na área de compras. De fato, esse trabalho toma muito tempo da equipe, mas é essencial que seja feito. Mais uma vez, a tecnologia pode dar um empurrãozinho em busca da eficiência na realização dessa tarefa. Alguns dos softwares mais completos do mercado geram recorrência dos vencimentos de cadastros e documentos, tirando essa dependência de controle manual. Além disso, oferecem integrações com órgãos públicos ou consultas dos documentos necessários para cada tipo de parceiro.

Ao contar com inovações em e-procurement que auxiliam na homologação dos fornecedores, o relacionamento com eles tende a melhorar, uma vez que o processo se torna mais transparente. Ainda, a customização de formulários e fluxos de aprovação, de acordo com cada categoria, e os relatórios de acompanhamento dos cadastros fazem com que o dia a dia da equipe seja mais assertivo.

4. Angarie, trate e analise dados

A assertividade e a eficiência na gestão de compras dependem de algo que se tornou prioridade em todas as áreas: os dados. Agora, a tecnologia não apenas automatiza certas tarefas, mas, também, documenta todas as etapas, oferecendo informações que servem de base para a tomada de decisão. A avaliação dos fornecedores é um ótimo exemplo! Por meio das inovações, relatórios de desempenho são gerados seguindo as métricas determinadas pelo gestor. Tudo fica em um único painel, com visualização facilitada. Assim, dá para acompanhar cada detalhe das relações: entregas, cumprimento de cláusulas do contrato, adequação às especificações técnicas etc.

Muitos dos dados coletados pelas plataformas eram, até então, ignorados. Como a equipe fica presa aos trabalhos burocráticos e morosos, essa atenção às informações acabava sendo negligenciada. E, trazê-los para a gestão de compras é um dos ganhos mais significativos que a tecnologia leva para a área.

5. Faça parte de um marketplace corporativo

Com um marketplace corporativo, a equipe ganha agilidade por meio de transações seguras e transparentes com parceiros já homologados. Dessa forma, há uma centralização das compras por meio dos catálogos implementados, o que evita que negociações recorrentes, como materiais de limpeza e escritório, tomem mais tempo que o necessário.

Em empresas que adotam esse modelo, o ganho de produtividade fica em torno de 30%. Além disso, há uma redução no ciclo de compra de até 40%, uma vez que as aquisições podem ser realizadas pelas próprias áreas, mantendo as regras de compliance definidas pela empresa. Aderir a um marketplace corporativo, possibilita conhecer novos produtos e fornecedores, estabelecer ou escolher condições de pagamento diferentes e, talvez, muito mais atrativas. É uma ótima opção para oxigenar a base e evitar a dependência de poucos parceiros.

Como você viu, adotar uma gestão de compras mais estratégica passa, necessariamente, pela inclusão da área na transformação digital. Hoje, softwares que operam em nuvem, sob medida às necessidades de cada empresa, já podem ser contratados via mensalidades. Com eles, é possível tirar os profissionais de um lugar estritamente operacional e fazê-los assumir uma posição mais condizente com a nova realidade: ágil, assertiva e guiada por dados.

Leia, também, o artigo Como um marketplace corporativo pode aumentar a produtividade nas empresas? e conheça mais uma inovação que está transformando a gestão de compras.