5 erros que podem ser sanados ao optar pelo outsourcing da área de compras

Também conhecido como BPO (Business Process Outsourcing), esse trabalho é responsável por aumentar a eficiência dos profissionais e do setor de suprimentos. Mas não apenas isso: ele ajuda a reduzir custos, elevar o nível de serviço e corrigir inconsistências que podem estar atrapalhando o desempenho da equipe.

Neste material, trouxemos os 5 principais erros cometidos na área de compras e mostraremos como o outsourcing irá saná-los. Confira uma prévia abaixo.

1. Falta de planejamento das demandas que resulta em gargalos na área de suprimentos.
2. Acompanhamento das entregas negligenciado.
3. Baixa produtividade causada pela sobrecarga.
4. Base com fornecedores não homologados.
5. Desorganização da base de dados.

Algum desses problemas parece familiar? Então, continue a leitura e veja como a terceirização de compras poderá resolvê-los.

5 erros que serão corrigidos com o outsourcing na área de compras

1. Falta de planejamento que resulta em desfalques na equipe

Pode acontecer de um dos seus compradores precisar se ausentar durante um tempo, como no caso das licenças maternidade ou de saúde. Por vezes, esses desfalques podem ser previstos, mas outros acontecem sem o menor aviso. Você, como gestor, sabe bem a problemática envolvida em receber um novo colaborador: recrutamento, entrevistas, treinamentos etc. que demandam um grande esforço.

Quando o “titular” tem data para voltar, muitos acabam preferindo ignorar o problema e esperar pelo seu retorno. Como não poderia deixar de ser, aqueles que permanecem ficam ainda mais atarefados, tendo que atender às demandas daquele colega. O outsourcing na área de compras tem uma solução perfeita para esses casos. Os serviços de compras da Nimbi, por exemplo, oferecem a contratação de um BPO dedicado. Ele é um profissional de compras treinado, que atuará in loco. Assim, supre a ausência de um dos membros da equipe enquanto esse estiver afastado.

2. Acompanhamento das entregas negligenciado

O que acontece após a compra deve ser monitorado pela área de compras. Conferir quantidades, qualidade, manter contato com o fornecedor e garantir a conformidade do pedido e a data de entrega acordada são alguns dos pontos que fazem parte do diligenciamento de entregas.

Também chamado de follow up, é mais um dos processos que o outsourcing na área de compras pode tirar da agenda do setor de compras interno. Afinal, por ser um trabalho complexo, muitas vezes, acaba ficando de lado em meio a todas as novas requisições. Os benefícios de contar com esse serviço são muitos. Entre os principais, estão:

• evitar eventuais paradas por falta de insumos;
• diminuição do ciclo de compra e do lead time;
• melhor imagem perante os clientes internos;
• gestão completa das entregas;
• foco na redução de custos.

3. Baixa produtividade causada pela sobrecarga

Nem sempre a falta de produtividade significa pouco comprometimento da equipe. Em grande parte das vezes, o rendimento abaixo do desejado pode ser reflexo da sobrecarga dos profissionais. Especialmente, quando eles trabalham com base em processos não integrados e bastante operacionais.

Ao buscar a terceirização em compras, o setor transfere para o parceiro a maioria dessas tarefas. Desse modo, o time central fica a cargo de questões estratégicas, que realmente importam para o negócio.

4. Base com fornecedores não homologados

Ignorar a homologação de fornecedores pode expor sua empresa a uma série de riscos. Porém, de nada adianta fazer esse procedimento e não acompanhar a parceria ao longo do contrato. Ou seja, deixar a gestão desses parceiros de lado é tão errado quanto não homologá-los. Por outro lado, sabemos que a realidade da área de compras nem sempre permite que os colaboradores se dediquem a essas tarefas com a atenção que elas merecem.

Quando esse serviço é terceirizado a uma empresa especializada, esta assume toda a parte que envolve a análise de documentos, avaliação reputacional e estudo de viabilidade financeira dos parceiros que já constam na base. Esse é um processo que deve ser totalmente personalizado, seguindo os parâmetros de cada cliente.

5. Desorganização da base de dados

Cadastros duplicados ou desatualizados são um grande problema que o outsourcing na área de compras ajuda a resolver. Por meio desse serviço, a base que engloba itens e categorias será revisada para remover as inconsistências, irrelevâncias e imprecisões. Como você pode imaginar, esse não é um trabalho simples e, de fato, costuma ter um tempo de execução maior.

Porém, o esforço da parceira que foi contratada mostrará seus resultados tão logo o trabalho chegue ao fim. A padronização é um dos mais visíveis. Alguns, inclusive, conhecem esse serviço como PDM (Padrão Descritivo de Materiais). Ao unificar os materiais com base em códigos padrão do mercado, até mesmo as cotações serão mais fáceis de solicitar e terão muito menos chances de erros, uma vez que cliente e fornecedor estarão falando a mesma língua.

Como você pôde ver, o outsourcing é dividido em diferentes serviços para a área de compras. Entretanto, todos eles têm o mesmo objetivo: alçar seu setor de suprimentos a um patamar estratégico, deixando com que tarefas importantes, mas ainda operacionais, fiquem a cargo de uma equipe especializada. A Nimbi, empresa focada em soluções para supply chain management, oferece esses e outros serviços voltados ao universo das compras corporativas. Confira os detalhes neste link. Em caso de dúvidas, entre em contato com a gente!