3 perigos de não se fazer homologação de fornecedores

homologação de fornecedores

Os profissionais da área de compras sabem melhor do que ninguém como é importante contar com um bom parceiro. Ter certeza que a demanda será cumprida, no prazo acordado, sob as condições de pagamento predeterminado, sem dúvidas, torna o trabalho muito mais simples. Mas para ter essa tranquilidade, realizar a homologação dos fornecedores é fundamental. Esse é um passo importante que, muitas vezes, é deixado de lado por conta da sobrecarga dos compradores. Acontece que ignorá-lo pode expor a empresa toda a uma série de riscos.

Neste artigo, trouxemos os principais. Aqui, você entenderá o que é a homologação de fornecedores e o porquê dela ser tão importante no contexto atual. Acompanhe!

Entenda por que fazer a homologação dos fornecedores

A homologação dos fornecedores nada mais é que um processo de qualificação. Afinal, é preciso entender se, além do preço oferecido, ele terá condições de suprir a demanda, atuar de acordo os prazos estipulados e quais são as garantias que ele pode dar de que o que foi combinado será cumprido. Mas, além disso, uma série de documentos precisa ser analisada a fim de assegurar a área de compras de que está lidando com um parceiro idôneo.

Podemos dizer, então, que a homologação é um estudo aprofundado dos fornecedores, que envolve a gestão de riscos e os critérios definidos pela empresa como essenciais para qualificação. Ela atua para assegurar à área de suprimentos de que os riscos envolvidos na relação serão mitigados, sejam eles reputacionais, produtivos ou legais.

3 riscos que sua empresa corre ao não homologar os fornecedores

1. Compromete a imagem corporativa

Há algum tempo, o bom relacionamento com os fornecedores poderia até justificar alguns processos menos rígidos ou detalhados. Entretanto, essa realidade vem mudando drasticamente e o compliance em compras tem sido cada vez mais exigido. E não estamos falando apenas das questões legais, cujo cumprimento evita multas ou outras sanções. Mas, também, da imagem da empresa, tanto frente ao mercado quanto aos clientes. Realizar a homologação dos fornecedores é uma forma de resguardar a credibilidade do negócio, uma vez que deixa clara a conformidade das ações.

2. Riscos de desabastecimento

Sabemos que essa é uma situação extrema, mas 2020 provou que a interrupção da cadeia de suprimentos é, sim, possível de acontecer. Dessa forma, o desabastecimento é uma questão que deve constar na gestão de risco da área de compras. Deixar de lado a homologação traz insegurança ao não se ter um acordo firmado, onde há o compromisso por parte do fornecedor.

3. Não há um acordo de nível de serviço

Na homologação, todos os detalhes acerca do abastecimento firmado com o fornecedor estão claros e determinados. Quando essa parte é ignorada, a empresa fica sem garantias de que tudo aquilo que foi combinado, será cumprido. E é claro que nenhum negócio que deseja se manter competitivo no mercado pode correr esse risco!

A homologação é essencial para a área de compras, mas, também, traz benefícios para o fornecedor. A segurança de um acordo mais longo e a garantia de renda são duas delas. Assim, ele consegue planejar o caixa e definir a estrutura e processos necessários para cumprir as expectativas dos clientes.

Homologação de fornecedores: como a tecnologia agrega à área de compras

Como você viu, realizar a homologação dos fornecedores é vital para a área de compras. Entretanto, não se pode negar que esse é um processo que demanda muito dos profissionais, que já se dividem entre uma série de outras tarefas. Muitas delas, ainda operacionais. Por outro lado, nunca houve tanta tecnologia à disposição dos profissionais.

Alguns dos softwares mais completos do mercado geram recorrência dos vencimentos de cadastros e documentos, tirando essa dependência de controle manual. Além disso, oferecem integrações com órgãos públicos ou consultas dos documentos necessários para cada tipo de parceiro.

Ao contar com tecnologias de e-procurement que auxiliam na homologação dos fornecedores, o relacionamento com eles tende a melhorar, uma vez que o processo se torna mais transparente. Ainda, a customização de formulários e fluxos de aprovação, de acordo com cada categoria, e os relatórios de acompanhamento dos cadastros fazem com que o dia a dia da equipe seja mais assertivo.

Esse, claro, é apenas um dos benefícios que se ganha ao aderir ao mundo das Compras 4.0. Quer saber o que mais um bom software exclusivo para negociações B2B faz pela sua equipe? Então, leia o artigo Como o uso de tecnologia na área de compras pode reduzir o trabalho operacional? e confira outras funcionalidades.

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