O que é cost avoidance e como aplicá-lo na sua empresa
O momento da renegociação de contratos ou, então, alguns aumentos inevitáveis em relação à aquisição de insumos, sempre trazem à tona a conhecida briga pela diminuição de gastos. Afinal, essa é quase que uma das funções primordiais da área de suprimentos: conseguir economia. Mas e o que fazer quando não há outra saída senão aceitar o valor mais alto? Bom, lutar para reduzi-lo é um bom começo. E é exatamente isso que o cost avoidance propõe.
Para ficar mais claro, vamos a um exemplo corriqueiro da área de compras: a renovação de um contrato. Em uma situação hipotética, temos um acordo que prevê um reajuste de 12% após um ano. Ou seja, temos, aqui, um custo inevitável. Porém, após o envolvimento e negociação por parte da área de compras o aumento ficou em apenas 7%.
Mas não é só nesses momentos que os compradores aplicam o conceito de cost avoidance. Continue a leitura e entenda mais sobre esse assunto!
Cost avoidance: o que é e como se mostra na área de compras?
De forma simples, o cost avoidance é todo custo futuro evitado pela área de compras. Ainda seguindo o exemplo acima, dá para calcular de quanto foi o impacto da negociação. Consideremos que o contrato firmado era no valor de R$ 50 mil por mês. Dessa forma, seguindo o reajuste de 12%, teríamos uma aplicação mensal de R$ 56 mil nesse fornecedor. Mas como a área de compras conseguiu reduzir o pleito para 7%, o contrato agora passa a ser de R$ 53.500 mil/mês. Isso representa R$ 2.500 a menos por mês e R$ 30 mil por ano.
Outra situação onde é possível observar o cost avoidance é em relação a investimentos imediatos que minimizam os custos a longo prazo. Aqui, a transformação digital em compras é um ótimo exemplo. Ao aplicar verba para contratação de uma plataforma que opere no modelo SaaS, ou seja, em nuvem, evitam-se todos os gastos decorrentes da implantação física de uma ferramenta. Aqui, entram despesas com licenças e acessos, servidores e máquinas para instalação de softwares, deslocamento de equipes para instalação e manutenção dos sistemas, por exemplo.
Como você pôde ver, o cost avoidance é quase que uma medida de prevenção. Assim, os compradores atuam de forma a evitar que, futuramente, a empresa venha a ter outras despesas. Ou, quando elas são inevitáveis, tenta-se reduzir seu impacto. Esse é um conceito que está bastante presente na indústria, envolvendo negociações de matérias-primas e insumos para a produção. Entretanto, todos os negócios que trabalham com esse tipo de fornecimento e contratos de longo prazo devem se atentar a ele.
A diferença entre saving e cost avoidance
Você deve estar se perguntando se cost avoidance e saving podem ser tratados como sinônimos, afinal, ambos representam economia para a empresa. Esse é um questionamento ― e um erro! ― muito comum.
O primeiro, por se tratar de um custo evitado, não é encarado como um ganho financeiro. Assim como aconteceu no exemplo que trouxemos neste artigo, a redução de 12% para 7% na renovação do contrato não tem impacto nos balanços financeiros ou no orçamento para o próximo exercício. Já o segundo, sim, representa um ganho imediato. Em uma compra spot de um produto cujo primeiro orçamento era de, hipoteticamente, R$ 15 a unidade, se os compradores conseguirem fechar negócio por R$ 13, aí temos o saving.
Como aplicar o cost avoidance na sua equipe de compras?
Para fazer com que a equipe de compras passe a implementar a mentalidade cost avoidance é preciso, antes de mais nada, entender que essa é uma mudança de cultura. Afinal, ela deve estar atenta a diversos fatores que, nem sempre, estão relacionados diretamente à compra. A renovação dos contratos é um exemplo! Antes que ela aconteça, os profissionais já devem estar buscando o fornecedor para discutir os termos, então, não acompanhar esse ponto pode fazer com que muitas oportunidades de evitar custos sejam perdidas.
Por outro lado, nunca houve tanto respaldo tecnológico para que essas chances não passassem em branco. Hoje, as inovações em e-procurement disponíveis para a área de compras permitem a definição de alertas, que não deixam renovações e tratativas importantes serem esquecidas.
De fato, a tecnologia tem papel fundamental no desenvolvimento de uma equipe orientada para o cost avoidance. Isso porque, ao digitalizar grande parte do trabalho operacional, os compradores podem se dedicar a questões mais relevantes para o negócio, como o estudo da cadeia de suprimentos. Depois de 2020 e todas as instabilidades que ocorreram, essa medida é cada vez mais importante. Mas que só pode ser bem desempenhada se eles não estiverem envolvidos em tarefas de baixo potencial estratégico.
Agora que você já sabe o que é cost avoidance e como aplicá-lo na sua empresa, leia o artigo Otimize a relação com fornecedores e negociações com NIMBI PRIVATE. Nele você verá como uma ferramenta totalmente dedicada à área de compras faz a diferença no desempenho da equipe.