O que evitar em um planejamento de compras corporativas

O planejamento de compras corporativas não é novidade para quem atua nessa área. Porém, se esse é o seu caso, deve saber que erros acontecem e podem colocar tudo o que foi previamente estipulado por água abaixo. Os motivos são muitos e, muitas vezes, não estão relacionados diretamente ao desempenho do comprador. Mas, mesmo assim, devem ser identificados e corrigidos antes que problemas graves, como aquisições com especificações equivocadas ou em quantidades inadequadas, aconteçam.

Bom, mas se nem sempre a “culpa” é da área de compras, por que, então, ela deveria se preocupar com essas questões? Pelo fato de que, hoje, é preciso que ela se veja como um centro estratégico para a empresa e deixe de atuar apenas de forma reativa ― e individual. Por ter acesso tanto à ala interna quanto à externa da empresa, esse departamento pode atuar de modo a encontrar gargalos produtivos importantes.

Neste artigo, trouxemos 4 erros que comprometem o planejamento de compras corporativas. Em cada um deles, você verá como, diferente do que possa parecer, o departamento de suprimentos tem relação direta com a resolução desses pontos. Acompanhe!

Erros em compras corporativas: os 4 mais comuns e como evitá-los

1. Processo desalinhado e burocrático

Aqui está um exemplo de erro que pode comprometer, e muito, o trabalho de quem faz o planejamento das compras corporativas. Entre o recebimento do pedido interno até a compra e chegada dos produtos adquiridos, uma série de processos são necessários. De fato, eles são essenciais e a intenção não é excluí-los, mas, sim, repensá-los.

Como evitar

Os processos de compras operacionais, manuais e com pouco respaldo da tecnologia têm a tendência de serem mais longos e custosos. E quando falamos isso, não mencionamos apenas os termos financeiros, mas, especialmente, em relação à eficiência. Então, cabe ao comprador mapear o fluxo e se questionar: como torná-lo mais ágil? Quais são as medidas que a área de suprimentos pode adotar para otimizá-lo? Essas são algumas perguntas cujas respostas podem conduzir a uma melhoria significativa no lead time.

2. Falta de comunicação com o estoque

Essa é uma consequência da falta de alinhamento mencionada no tópico anterior. Ao receber uma requisição, sua equipe tem atenção às quantidades solicitadas? Se não, saiba que esse é um cuidado que pode evitar que todo o seu planejamento de compras corporativas seja inutilizado. Especialmente em indústrias impactadas pela sazonalidade na produção, é importante que suprimentos e estoque estejam em contato direto. Isso acaba com o risco de adquirir uma quantidade superior à capacidade física de estocagem ou, ainda, de faltarem produtos para o momento em que a operação estiver em 100% da capacidade.

Como evitar

Sem dúvidas, considerar o momento exato da recompra e verificar as quantidades solicitadas, levando em conta as possíveis sazonalidades, é uma boa prática. Mas, para que isso se torne viável, é necessário haver uma comunicação direta entre os dois departamentos, compras e estoque. Algumas empresas já vêm adotando softwares que criam essa ponte e, ainda, geram dados que ajudam nos próximos planejamentos.

3. Ignorar as métricas e dados

E já que o assunto são os dados gerados, não se atentar a esse ponto é um erro bastante grave. São eles, por sinal, os grandes responsáveis por abrir espaço a um novo perfil na área de suprimentos, o profissional de Compras 4.0. Agora, angariar, tratar e analisar as informações é essencial para negociações mais assertivas, que considerem o compliance e o ganho estratégico para a empresa.

Como evitar

Enquanto o novo cenário pede por agilidade e decisões embasadas em dados, a equipe de compras segue presa a planilhas, e-mails e telefonemas. E, no dia a dia, sobra pouco tempo para avaliar tudo o que aconteceu, documentar e usar nas próximas transações. Uma das maneiras mais assertivas de corrigir esse erro é a implementação da tecnologia na área. Com a ajuda de softwares específicos, todas as informações são captadas e organizadas em relatórios, reunidos em um único dashboard.

4. Não avaliar os fornecedores constantemente

Deixar de lado a gestão de fornecedores pode custar caro para a sua empresa! E vale ressaltar que não são apenas os parceiros de insumos e matérias-primas que merecem atenção. As aquisições recorrentes, como materiais de limpeza e escritório, podem gerar um saving de até 10%, quando bem adquiridos e negociados. Instituir essa prática de maneira recorrente ajuda a elaborar um planejamento de compras mais robusto. Sabendo o real estado da parceria, dá para buscar novos vendedores e não ficar dependente de um único fornecedor.

Como evitar

Mais uma vez, o trabalho operacional é o grande responsável por provocar esse erro. Sem conseguir tempo para fazer a gestão dos fornecedores, muitos acabam se guiando pelo bom relacionamento, mesmo quando um olhar mais apurado poderia sugerir outra saída. Incluir a área de compras na transformação digital é uma das soluções mais adequadas para dar aos colaboradores acesso a esses dados.

Os erros que mostramos neste artigo são, sem dúvidas, os mais prejudiciais para o planejamento de compras corporativo. E, como você pôde perceber, todos eles são evitáveis, desde que a área de suprimentos passe a investir na digitalização de tarefas. No artigo Catálogo de fornecedores: como eles otimizam processos de compras B2B? trouxemos alguns motivos para que a tecnologia passe a fazer parte da rotina do departamento. Boa leitura!