Homologação de fornecedores: o que é e por que deve ser feita

Os profissionais da área de compras sabem melhor do que ninguém como é importante contar com uma boa gestão de fornecedores. Ter certeza que a demanda será cumprida, no prazo acordado, sob as condições de pagamento predeterminado, sem dúvidas, torna o trabalho muito mais simples.

Contudo, para ter essa tranquilidade, realizar a homologação dos fornecedores é fundamental. Esse é um passo importante que, muitas vezes, é deixado de lado por conta da sobrecarga dos compradores. Acontece que ignorá-lo pode expor a empresa toda a uma série de riscos.

Neste artigo, trouxemos os principais. Aqui, você entenderá o que é a homologação de fornecedores e o porquê dela ser tão importante no contexto atual. Acompanhe!

O que é a homologação de fornecedores?

A homologação de fornecedores é um processo formal e sistemático realizado por empresas para avaliar e aprovar fornecedores antes de iniciar uma relação comercial. Esse processo visa garantir que os fornecedores atendam a padrões específicos de qualidade, conformidade legal, capacidade técnica e confiabilidade financeira.

Sendo assim, a homologação dos fornecedores nada mais é do que um processo de qualificação. Afinal, é preciso entender se, além do preço oferecido, o fornecedor terá condições de suprir a demanda, atuar de acordo os prazos estipulados e quais são as garantias que ele pode dar de que o que foi combinado será cumprido.

Podemos dizer, então, que a homologação é um estudo aprofundado dos fornecedores, que envolve a gestão de riscos e os critérios definidos pela empresa como essenciais para qualificação. Ela atua para assegurar à área de suprimentos de que os riscos envolvidos na relação serão mitigados, sejam eles reputacionais, produtivos ou legais.

Quais são as etapas de uma homologação de fornecedores?

A homologação de fornecedores envolve várias etapas, cada uma delas desempenhando um papel fundamental na seleção de parceiros comerciais adequados. As principais etapas são:

1. Identificação de necessidades

A primeira etapa consiste em identificar as necessidades específicas da empresa em relação aos produtos ou serviços que serão adquiridos. Isso inclui definir os requisitos técnicos, qualidade, volume, prazo de entrega e outros critérios relevantes.

2. Pesquisa e seleção de fornecedores

Após definir as necessidades, a empresa realiza uma pesquisa de mercado para identificar potenciais fornecedores que possam atender aos critérios estabelecidos. A seleção inicial pode envolver a consulta a bancos de dados, referências de mercado e contatos comerciais.

3. Solicitação de propostas e documentos

A empresa solicita aos fornecedores selecionados que enviem propostas detalhadas, incluindo informações sobre preços, prazos, condições de pagamento, e outros termos comerciais. Além disso, é comum solicitar documentos que comprovem a capacidade técnica, legal e financeira dos fornecedores, como certificados de qualidade, licenças, demonstrações financeiras, entre outros.

4. Avaliação e validação

Nesta etapa, a empresa avalia as propostas e documentos recebidos. Isso pode incluir auditorias e visitas técnicas aos fornecedores, entrevistas e verificações de referências. A empresa verifica se os fornecedores atendem aos requisitos e padrões estabelecidos, avaliando aspectos como qualidade, capacidade de produção, conformidade legal e estabilidade financeira.

5. Aprovação e contratação

Os fornecedores que passam pela avaliação e são considerados adequados são aprovados e adicionados à lista de fornecedores homologados da empresa. A partir daí, são formalizados os contratos e acordos comerciais, detalhando os termos e condições da parceria.

Quais são os riscos de não homologar os fornecedores da sua empresa?

A ausência de um processo de homologação de fornecedores pode acarretar diversos riscos para a empresa, incluindo:

Comprometimento da imagem corporativa

Há algum tempo, o bom relacionamento com os fornecedores poderia até justificar alguns processos menos rígidos ou detalhados. Entretanto, essa realidade vem mudando drasticamente e o compliance em compras tem sido cada vez mais exigido. E não estamos falando apenas das questões legais, cujo cumprimento evita multas ou outras sanções. Mas, também, da imagem da empresa, tanto frente ao mercado quanto aos clientes. Realizar a homologação dos fornecedores é uma forma de resguardar a credibilidade do negócio, uma vez que deixa clara a conformidade das ações.

Riscos de desabastecimento

Sabemos que essa é uma situação extrema, mas 2020 provou que a interrupção da cadeia de suprimentos é, sim, possível de acontecer. Dessa forma, o desabastecimento é uma questão que deve constar na gestão de risco da área de compras. Deixar de lado a homologação traz insegurança ao não se ter um acordo firmado, onde há o compromisso por parte do fornecedor.

Falta de acordo a nível de serviço

Na homologação, todos os detalhes acerca do abastecimento firmado com o fornecedor estão claros e determinados. Quando essa parte é ignorada, a empresa fica sem garantias de que tudo aquilo que foi combinado, será cumprido. E é claro que nenhum negócio que deseja se manter competitivo no mercado pode correr esse risco!

A homologação é essencial para a área de compras, mas, também, traz benefícios para o fornecedor. A segurança de um acordo mais longo e a garantia de renda são duas delas. Assim, ele consegue planejar o caixa e definir a estrutura e processos necessários para cumprir as expectativas dos clientes.

Custos adicionais

Problemas com fornecedores não homologados podem gerar custos adicionais, seja pela necessidade de corrigir falhas, buscar novos fornecedores em caráter de urgência ou lidar com penalidades contratuais.

Além dos custos diretos com atrasos, desabastecimento e produtos com defeitos, a falta de homologação pode gerar custos indiretos como retrabalho, perda de tempo e produtividade e aumento de inventário.

A homologação de fornecedores ajuda a prevenir esses custos adicionais, pois garante que os parceiros selecionados atendem aos requisitos de qualidade, prazo e preço da empresa.

Homologação de fornecedores: como a tecnologia agrega à área de compras

Como você viu, realizar a homologação dos fornecedores é vital para a área de compras. Entretanto, não se pode negar que esse é um processo que demanda muito dos profissionais, que já se dividem entre uma série de outras tarefas. Muitas delas, ainda operacionais. Por outro lado, nunca houve tanta tecnologia à disposição dos profissionais.

Alguns dos softwares mais completos do mercado geram recorrência dos vencimentos de cadastros e documentos, tirando essa dependência de controle manual. Além disso, oferecem integrações com órgãos públicos ou consultas dos documentos necessários para cada tipo de parceiro.

Ao contar com tecnologias de e-procurement que auxiliam na homologação dos fornecedores, o relacionamento com eles tende a melhorar, uma vez que o processo se torna mais transparente. Ainda, a customização de formulários e fluxos de aprovação, de acordo com cada categoria, e os relatórios de acompanhamento dos cadastros fazem com que o dia a dia da equipe seja mais assertivo.

Esse, claro, é apenas um dos benefícios que se ganha ao aderir ao mundo das Compras 4.0. Quer saber o que mais um bom software exclusivo para negociações B2B faz pela sua equipe? Então, leia o artigo Como o uso de tecnologia na área de compras pode reduzir o trabalho operacional? e confira outras funcionalidades.

Imagem: Freepik.