CLM: saiba os benefícios da digitalização na gestão de contratos

A gestão de contratos é uma tarefa minuciosa. Afinal, além da coleta inicial de assinaturas, é preciso monitorar todo o ciclo de vida do acordo para garantir que tudo que foi combinado está sendo cumprido. Mas quando isso acontece de maneira manual, com a conferência de documento por documento, as chances de deixar passar alguma informação são grandes. Por isso, contar com uma ferramenta como o CLM, que é focada nesse acompanhamento, é tão importante.

Você e a sua equipe já sabem o que este tipo de solução pode fazer pelo setor de suprimentos? Conheça neste artigo todos os seus benefícios. Boa leitura!

O que é o CLM e quais as vantagens para o setor de compras?

A sigla CLM vem do inglês “Contract Lifecycle Management” e nada mais é do que “gerenciamento do ciclo de vida do contrato” em português. Esse tipo de software automatiza e agiliza os processos do contrato durante os estágios principais das interações com os clientes e fornecedores. Entre as etapas que ele abrange estão:

• colhimento de assinaturas;
• armazenamento;
• conformidade;
• renovações;
• negociação;
• obrigações;
• solicitação;
• aprovação;
• criação.

Assim, ferramentas de CLM permitem que você controle compras e vendas, licenças IP e acordos internos automaticamente. Ainda, padronizam o desenvolvimento do contrato, fortalecendo a conformidade operacional, contratual e regulatória. A partir de templates pré-aprovados de cláusulas legais, elas criam uma linguagem comum de modelos básicos. Isso é possível analisando termos unificados, condições repetíveis e consistentes nos documentos da empresa. O resultado é a economia e redução das possibilidades de erros, tanto para compradores quanto fornecedores.

De modo geral, os softwares de CLM são projetados para otimizar o tempo dos compradores, uma vez que reduz de 50% a 80% o tempo de criação, além de melhorar a eficiência da gestão de contratos.  Por conta dessas vantagens, é uma facilidade que realmente faz a diferença na rotina do setor de suprimentos moderno.

Um caso real de sucesso do CLM

Em negociações do mercado B2B, é normal que os critérios para garantir o compliance em compras sejam exigentes. Logo, todos os fornecedores de grandes empresas passam por uma seleção rigorosa em termos de análise de qualificação. Dependendo do item comercializado, diferentes documentos são exigidos para comprovar a aptidão e legalidade do parceiro junto aos órgãos regulamentadores para, só então, dar sequência ao contrato.

Se a companhia não conta com tecnologia para automatizar essas exigências, a saída é gerenciar tudo de maneira manual com planilhas alimentadas pelos compradores. Esse era o caso da PETRONAS ― multinacional dos ramos de gás e petróleo. A falta de digitalização fazia com que, mês a mês, os profissionais precisassem revisar os contratos em busca de inconformidades.

Após aderir à tecnologia, o Diretor de Compras da empresa, Adilson Tunes de Souza Mello comenta que “hoje, atuamos, basicamente, como auditores, selecionando amostras para conferir se tudo está conforme o planejado”. Isso porque os alertas de renovação avisam os fornecedores e gestores da carteira quando é necessária alguma atualização. Assim, os compradores tiram essa conferência da agenda, podendo se dedicar a tarefas mais estratégicas e relevantes para o negócio.

Confira esse case em detalhes: Inteligência digital de compras: conheça os benefícios para grandes indústrias

Quando terceirizar a gestão de contratos?

Se você trabalha com muitos prestadores de serviço e precisa fazer um controle efetivo dos documentos, a melhor opção é a terceirização de compras. Pode até ser que sua equipe já conte com o suporte de alguma ferramenta, como o ERP. Entretanto, mesmo que esse sistema tenha evoluído, ele não é capaz de englobar todas as necessidades dos fluxos de compra. Isso porque, por mais que auxiliem no registro das informações, as interfaces ainda são pouco amigáveis para o usuário e possuem pouca interação com fornecedores.

Atualmente, o ritmo adotado pelo mercado B2B exige a inserção de tecnologias próprias para e-procurement. Adotando o CLM no dia a dia, além de reduzir o tempo gasto com cadastro, validação e controle, sua empresa encontra tudo o que precisa para desafogar fluxos, tomar decisões mais estratégicas e assertivas.

Que tal compreender melhor como essa ferramenta funciona na prática? No blog da Nimbi, preparamos um artigo sobre como aplicar o procurement na empresa. Confira e aproveite para tornar a sua gestão de contratos mais inteligente e automatizada!