Como aplicar o procurement na sua empresa e se preparar para o futuro?

Ao longo dos anos, os processos de compras têm evoluído a passos largos. Afinal, é preciso que essa área, tão vital para o sucesso de qualquer empresa, acompanhe as mudanças que acontecem no mercado. O conceito de procurement é resultado dessas transformações. Agora, os compradores têm responsabilidades muito maiores que negociar e adquirir os itens solicitados. É preciso que eles tenham uma visão holística de tudo que engloba a função, desde a chegada da requisição até o recebimento pelo solicitante.

Quem atua na área de suprimentos sabe que uma infinidade de tarefas e controles acontecem simultaneamente. Gerenciamento de fornecedores, contratos, coleta e análise de dados, planejamentos e monitoramento de indicadores de desempenho são apenas alguns exemplos. Por outro lado, estar a par de todos esses detalhes nunca foi tão importante. Isso porque, hoje, essa área ganhou destaque e passou a ser encarada como um centro estratégico.

O procurement leva isso às empresas: uma estrutura de ações que visa a auxiliar os gestores a tomarem decisões embasadas em dados. Isso, inevitavelmente, os ajuda a alcançarem algo que, segundo a pesquisa da Global Chief Procurement Officer 2017 é o objetivo de 79% dos gerentes de compras: a redução de custos. Essa meta segue como a prioridade apontada no relatório de 2019, mas dividiu espaço com outra preocupação: o gerenciamento de risco, apontado por 53% dos 481 entrevistados.

Bom, agora que você já teve uma visão geral sobre o assunto, é hora de nos aprofundarmos! Para isso, continue a leitura e saiba por que o procurement é uma forma de preparar sua área de compras para o futuro e, também, como aplicá-lo. Acompanhe.

Por que sua área de compras precisa de procurement?

O primeiro motivo, sem dúvidas, é que ele faz com que a área adote uma visão total da cadeia de suprimentos. As negociações passam a não se restringirem, meramente, a atender as solicitações internas. Essa, na verdade, é apenas uma das atividades englobadas pelo conceito.

Você pode estar se perguntando os motivos de, agora, a área de compras estar envolvida em um ecossistema tão complexo. Bom, esse ambiente sempre existiu, porém, hoje em dia, ele precisa ser considerado na hora de tomar decisões. Com o mercado cada vez mais ágil e volátil, cada transação deve ser encarada como uma oportunidade de construção de histórico, aprendizado e, claro, de geração de saving.

Ao adotar o procurement, a equipe de compras passa a ter uma estrutura de trabalho determinada e as tarefas mapeadas. Se esse conceito é novidade para você, ele pode assustar devido a sua abrangência. Mas, no próximo tópico, você verá como a implementação é mais simples do que se imagina!

Como dar início ao procurement na sua área de compras?

Antes de mais nada, é necessário que sua equipe conheça todos os processos nos quais está envolvida. Esse mapeamento é fundamental para verificar onde o fluxo encontra dificuldades e, assim, realizar otimizações e padronizações. Uma gestão de compras eficiente precisa estar a par de tudo aquilo que a engloba, desde as sazonalidades internas até as oscilações do mercado fornecedor. A seguir, confira como fazer a transição da sua equipe para o procurement.

Tecnologia

Ao longo deste artigo, você pôde perceber que reforçamos a rastreabilidade e gestão da cadeia. De fato, esses são pilares importantes do procurement, mas, também, sabemos que os compradores ainda lidam com uma série de processos operacionais que sugam a produtividade e o tempo da equipe. Portanto, nenhuma grande mudança pode ser orquestrada apoiada em fluxos manuais e a inserção da tecnologia é inevitável.

Não à toa, a tecnologia é tão importante e fundamental na construção e operacionalização dos processos que o termo ‘E-procurement’ ganhou força nos últimos anos, e hoje é base para novos tipos de negócios e sistemas.

As tecnologias de E-procurement são grandes aliadas daqueles que querem deixar de lado os controles manuais e se dedicarem à estratégia do negócio. Por meio das plataformas, é possível monitorar todo o ciclo de compra, que sofre uma redução de até 40% quando a operação migra para o digital.

Cultura de dados

Você já parou para pensar em quantos dados são gerados, diariamente, pela área de compras? É claro que não esperamos uma resposta exata, mas acreditamos que são muitos! Afinal, cada novo contato com fornecedor, negociação, pedidos, requerimentos, recebimento de material ou orçamento traz consigo uma série de informações que precisam ser coletadas, tratadas e analisadas.

Esse é outro ponto fundamental do procurement: a utilização estratégica de dados. Portanto, históricos de aquisição, negociações, homologação, gestão dos fornecedores e de contratos, enfim, cada movimentação feita pela área deve ser registrada. Isso porque a construção desse histórico trará respostas importantes para os gestores. Entretanto, para que se alcance isso é preciso mais que inserir as ferramentas de automação na rotina dos compradores. É necessário fomentar um novo mindset, baseado em uma cultura de dados.

Reorganizar a área de compras para que ela trabalhe dentro do conceito de procurement é algo que os gestores devem encarar como uma das prioridades. A partir disso, a equipe ganha um espaço integrado para todas as funções de compras e, assim, conquista muito mais agilidade e assertividade.

Agora que você já conhece mais sobre o procurement e sabe quais os primeiros passos para inseri-lo na sua empresa, leia, também, sobre outro assunto importante para o mundo de suprimentos: Strategic Sourcing: conheça o conceito de compras estratégicas B2B.