Como o uso de tecnologia na área de compras pode reduzir o trabalho operacional?
Cada vez mais, gestores têm percebido a necessidade de incorporar tecnologia no setor de compras. A dependência de processos operacionais tradicionais reduz a produtividade da equipe e aumenta o risco de erros.
Além disso, esses métodos já não atendem às exigências de competitividade do mercado atual, especialmente no contexto da Indústria 4.0. Se a sua empresa ainda não adotou essas inovações, é hora de se preparar, pois em breve elas se tornarão indispensáveis no dia a dia.
Apesar das vantagens claras, a implementação de novas tecnologia no setor de compras ainda gera muitas dúvidas. Essas incertezas podem estar relacionadas tanto às ferramentas tecnológicas disponíveis quanto à urgência de sua adoção.
Afinal, por que a área de compras, em particular, precisa tanto dessas inovações agora?
Se você quer saber a resposta, continue a leitura e entenda tudo a respeito desse assunto.
A nova posição estratégica da área de compras exige mudanças
A Indústria 4.0 trouxe automatizações, sensores, drones e muitas facilidades para as rotinas operacionais. Essa revolução se destaca, afinal, as inovações não se restringem apenas às linhas de produção.
Elas devem ser utilizadas, também, no âmbito gerencial para amparar a tomada de decisão. Deste modo, com mais tecnologia no setor de compras, ganha-se eficiência, agilidade e, claro, a área de compras precisa acompanhar esse novo ritmo.
É inegável que essa área sempre foi de suma importância para qualquer empresa. É a partir das negociações feitas ali que é possível seguir o fluxo de produção, encontrar materiais que agreguem valor ao produto final e que se adequem ao orçamento destinado.
Em contrapartida, garantir isso envolve uma série de processos. Estes, muitas vezes, são complexos, burocráticos e geram inúmeros documentos, como planilhas e trocas de e-mail com fornecedores.
Dessa forma, enquanto algumas áreas ganham eficiência, agilidade e produtividade, os colaboradores de suprimentos seguem presos a tarefas manuais.
É por garantir esse alinhamento que a tecnologia na área de compras vem recebendo cada vez mais investimentos. Eliminando os gargalos gerados pelo operacional, a equipe pode se voltar a questões estratégicas, como a análise dos dados gerados.
Principais tecnologias no setor de compras
A adoção de tecnologia no setor de compras mudou a forma como as empresas gerenciam suas aquisições, otimizando processos e melhorando a tomada de decisões. Abaixo, veja as principais inovações que estão redefinindo o mercado.
Inteligência Artificial
A Inteligência Artificial (IA) é uma tecnologia essencial no setor de compras, pois transforma a maneira como as empresas gerenciam suas aquisições.
Sua capacidade de analisar enormes volumes de dados e identificar padrões complexos assegura prever com precisão as demandas futuras, ajustar a gestão de estoques e sugerir estratégias de compra que aumentam o retorno sobre o investimento.
Além disso, a IA pode automatizar tarefas repetitivas e operacionais, como a categorização de produtos e a avaliação de fornecedores, liberando os profissionais de compras para focarem em decisões estratégicas que exigem uma abordagem mais analítica e criativa.
Essa tecnologia aumenta a eficiência e contribui para que as empresas se adaptem rapidamente às mudanças do mercado, mantendo-se competitivas e inovadoras.
Big Data e Analytics
Essa ferramenta tecnológica é indispensável para a gestão de compras, pois possibilita a coleta e análise de grandes quantidades de dados provenientes de diversas fontes, como histórico de compras, desempenho de fornecedores e tendências de mercado.
O Big Data e Analytics capacitam as empresas a obterem informações detalhadas que orientam a tomada de decisões de forma mais informada e assertiva.
Por exemplo, através do Big Data, é possível identificar padrões de comportamento dos fornecedores, prever flutuações de preços e avaliar a eficiência dos processos internos.
Essas informações valiosas resultam em uma gestão de compras mais precisa e alinhada com os objetivos estratégicos da empresa, permitindo a otimização de recursos, a mitigação de riscos e a maximização do valor gerado pelas aquisições.
E-procurement
Esta é uma solução que automatiza o processo de aquisição de bens e serviços, proporcionando maior eficiência e controle em todas as etapas, desde a solicitação de compras até a gestão de contratos.
Com o E-procurement, as empresas podem centralizar todas as suas operações de compras em uma única plataforma, garantindo maior transparência e visibilidade do processo.
Essa tecnologia no setor de compras também facilita a comunicação com fornecedores, reduz custos operacionais e minimiza o risco de erros humanos, ao mesmo tempo em que agiliza a aprovação e o acompanhamento das ordens de compra.
Machine Learning
O Machine Learning é uma subárea da IA que se destaca por sua capacidade de aprender com dados históricos e melhorar continuamente as previsões e análises ao longo do tempo.
No setor de compras, o Machine Learning pode ser utilizado para prever variações de preços, identificar os fornecedores mais confiáveis e ajustar estratégias de negociação com base em dados atualizados e precisos.
Contar com esse tipo de tecnologia no setor de compras melhora a eficiência operacional das empresas, fazendo com que elas respondam mais rapidamente Às mudanças do mercado
Robotic Process Automation
O Robotic Process Automation (RPA) é uma tecnologia que automatiza tarefas repetitivas e baseadas em regras, como inserção de dados, envio de e-mails e verificação de documentos.
No contexto das compras, o RPA é particularmente útil para acelerar processos administrativos, garantindo que tarefas rotineiras sejam concluídas de maneira consistente e sem erros.
Com a ferramenta, as empresas conseguem reduzir o tempo gasto em atividades manuais, direcionando a equipe para tarefas mais estratégicas, o que impacta diretamente no aumento da produtividade e do valor agregado do setor.
Cloud Computing
Esta é outra tecnologia no setor de compras que representa uma revolução na forma como as empresas gerenciam suas operações, oferecendo uma infraestrutura flexível e escalável que elimina a necessidade de investimentos pesados em sistemas locais e servidores físicos.
O cloud computing centraliza todos os dados e aplicações em um ambiente virtual acessível de qualquer lugar, a qualquer hora, desde que haja uma conexão à internet. Isso facilita a colaboração entre equipes localizadas em diferentes regiões e garante que todos os envolvidos no processo de compras tenham acesso às mesmas informações, em tempo real.
Além disso, a tecnologia oferece recursos avançados de segurança, como criptografia de dados e backups automáticos, protegendo as informações sensíveis contra perda, roubo ou corrupção.
O uso da nuvem também simplifica a gestão de atualizações e manutenções, já que essas tarefas são realizadas de forma centralizada, sem interrupções significativas nas operações.
As vantagens de contar com a tecnologia no setor de compras
Ao contar com a tecnologia, a área de compras assume um lugar estratégico, responsável por saving, segurança nas transações e uma cadeia de suprimentos conectada.
Ao trabalhar alinhada aos objetivos da organização e com o auxílio da transformação digital, agora, é possível ter contato com os demais departamentos e realizar planejamentos mais detalhados e assertivos.
1. Padroniza os processos
A falta de padronização nos processos de compras sempre foi um desafio para os gestores, especialmente no ambiente presencial, onde cada colaborador poderia seguir práticas ligeiramente diferentes.
Com a migração para o home office, essa falta de uniformidade se tornou ainda mais crítica. Por isso, a tecnologia no setor de compras desempenha um papel fundamental na padronização desses processos, independentemente de onde a equipe esteja trabalhando.
Soluções tecnológicas garantem que todas as etapas, desde as requisições e pedidos até as cotações e negociações com fornecedores, sigam um modelo consistente.
Isso facilita o controle e a governança e assegura que as boas práticas sejam mantidas em toda a organização, minimizando o risco de erros e garantindo que os procedimentos sejam seguidos de forma uniforme e eficiente.
2. Garante a segurança de dados
A segurança de dados é uma preocupação crescente para as áreas de compras, que lidam diariamente com informações sensíveis, tanto da organização quanto de clientes e fornecedores.
Com a ascensão do home office, essa preocupação se intensificou, pois as informações passaram a ser acessadas de diversos locais, aumentando a vulnerabilidade a ciberataques.
Em 2023, o Brasil continuou sendo um dos países mais visados por cibercriminosos na América Latina, sendo alvo de 55% das tentativas de invasões virtuais na região, segundo o relatório “Panorama de Ameaças na América Latina“.
A adoção de tecnologia para o setor de compras, como sistemas de gestão que incluem criptografia e autenticação multifator, é essencial para proteger esses dados contra acessos não autorizados e garantir a integridade das informações que circulam internamente.
Essas tecnologias defendem contra ameaças externas e asseguram a conformidade com as regulamentações de proteção de dados, como a LGPD, proporcionando um ambiente de compras seguro e confiável.
3. Unifica as informações
Com os departamentos cada vez mais integrados, o de suprimentos lida com informações vindas de todos eles. Quando isso é automatizado, está longe de ser um problema.
Mas se o processo ainda é manual, muita produtividade está sendo perdida. Rotinas simples, como a checagem de negociações ou avaliação de fornecedores, podem ganhar muita agilidade ao contar com a tecnologia no setor de compras.
A tecnologia no setor de compras vem para ajudar na unificação dessas informações. Ao centralizar todos os dados em uma única plataforma, as empresas conseguem agilizar processos rotineiros e garantir que todas as informações estejam atualizadas e acessíveis em tempo real.
Essa centralização facilita a realização de auditorias e conferências de conformidade e permite uma análise mais eficiente do desempenho das empresas parceiras.
Com todas as informações organizadas e integradas, a área de compras obtém controle total sobre os fluxos de trabalho, oferecendo uma visão clara e precisa dos processos, o que é essencial para a tomada de decisões estratégicas e para a manutenção de um relacionamento saudável com fornecedores.
4. Agiliza a homologação e avaliação de fornecedores
A gestão dos fornecedores é um processo delicado e bastante complexo. Tudo começa na homologação, etapa onde será confirmado que o fornecedor cumpre os requisitos solicitados pelo comprador.
Mas, após isso, há o acompanhamento, onde se observará o cumprimento de tudo que foi acertado na fase anterior. Ainda, é preciso avaliar o relacionamento no decorrer do contrato, para garantir que entregas e prazos continuem sendo cumpridos.
Além de complexo, esse cuidado com os parceiros deve ser feito de forma contínua. Com a tecnologia na área de compras, esse trabalho é otimizado. Softwares permitem a definição de KPIs (indicadores-chave de desempenho) e geram relatórios e gráficos para avaliação. Assim, o gestor pode acessar os dados rapidamente, o que torna a tomada de decisão mais acertada e ágil.
5. Automatiza os Processos
A automação de processos é uma das maiores transformações que a tecnologia no setor de compras traz.
Ao automatizar tarefas repetitivas e demoradas, como a emissão de pedidos de compra, aprovações e controles de recebimento, as empresas conseguem liberar suas equipes de tarefas operacionais que consomem tempo e são propensas a erros.
Essa automação aumenta a eficiência dos processos e reduz significativamente a margem de erro, garantindo maior precisão nas operações. Com as atividades rotineiras automatizadas, os profissionais de compras podem concentrar seus esforços em tarefas mais estratégicas.
Além disso, a ferramenta facilita a padronização dos processos, assegurando que as melhores práticas sejam seguidas consistentemente em toda a organização.
6. Análise Avançada de Dados
Com o uso de ferramentas de coleta e análise de dados, as empresas podem processar e interpretar grandes volumes de informações provenientes de diversas fontes, como histórico de compras, desempenho de fornecedores e tendências de mercado.
A análise avançada de dados facilita a identificação de oportunidades de melhoria contínua, permitindo que os processos de compra sejam ajustados em tempo real para melhor atender às demandas do negócio.
Com isso, a área de compras se torna não apenas mais eficaz, mas também mais alinhada aos objetivos estratégicos da empresa, contribuindo para uma vantagem competitiva sustentável.
Conheça as soluções da Nimbi
A Nimbi é uma empresa especializada em oferecer soluções inovadoras para a gestão e otimização dos processos de compras, ajudando as organizações a se manterem competitivas em um mercado cada vez mais dinâmico.
Suas plataformas de E-procurement permitem a automatização e digitalização completa das aquisições, desde a solicitação até o pagamento, garantindo maior controle e transparência em cada etapa.
Além disso, a Nimbi disponibiliza ferramentas avançadas de análise de dados, que proporcionam insights valiosos para melhorar a tomada de decisões estratégicas e otimizar a performance da área de compras.
Com foco em eficiência e segurança, as soluções da Nimbi integram todos os processos em um único ambiente, facilitando a gestão e reduzindo riscos operacionais.
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Resumindo
Como a tecnologia auxilia na gestão de compras?
A tecnologia automatiza processos, como emissão de pedidos e acompanhamento de entregas, reduzindo erros e economizando tempo. Sistemas integrados facilitam a comunicação com fornecedores e o uso de inteligência artificial otimiza a negociação de preços.
Tendências atuais na gestão de compras
A digitalização está em alta, com inteligência artificial e blockchain aumentando a segurança nas transações. Sustentabilidade é uma prioridade, com foco em fornecedores responsáveis. Big data é usado para prever demandas e otimizar estoques, enquanto a globalização impulsiona a diversificação da cadeia de suprimentos.