Gestão de compras e estoque: integração para redução de custos
A gestão de estoque é um processo essencial que envolve o controle e a organização de todos os produtos armazenados em uma empresa. Para garantir o equilíbrio ideal entre oferta e demanda, é fundamental que essa gestão seja integrada com a gestão de compras.
Essa integração permite evitar excessos ou faltas de mercadorias, resultando na otimização de custos e garantindo uma operação mais eficiente. Ao alinhar essas duas áreas estratégicas, a empresa consegue melhorar o fluxo de trabalho e assegurar que os recursos sejam utilizados de forma inteligente e produtiva.
Neste artigo, entenda a relação entre gestão de compras e estoque, e como integrar as duas áreas na empresa. Acompanhe!
Qual é a relação entre a gestão de compras e estoque?
A gestão de compras e estoque tem uma relação importante e interdependente, sendo essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa. O setor de compras depende das informações do estoque para saber o que deve ser adquirido, enquanto o estoque precisa garantir que há espaço disponível para armazenar os materiais que chegam.
Quando essa comunicação flui bem, a empresa evita atrasos na produção e nas vendas, além de prevenir a perda de produtos por vencimento ou falta de uso.
O setor de compras é responsável por negociar e adquirir os produtos necessários, enquanto o estoque cuida de receber, armazenar e controlar esses itens.
Se esses dois setores não estiverem alinhados, podem ocorrer problemas como compras desnecessárias ou a falta de materiais no momento em que são mais precisos, o que pode afetar tanto a produção quanto a satisfação dos clientes.
Por isso, uma gestão integrada ajuda a empresa a usar seus recursos de forma mais inteligente, evitando gastos extras e garantindo que as metas sejam alcançadas.
Além disso, uma boa gestão permite lidar melhor com variações nos pedidos e evita compras duplicadas. Quando os dados de ambos os setores estão bem conectados, a empresa consegue prever com mais precisão o que precisa ser reposto, evitando aquisições desnecessárias.
Dessa forma, a integração entre compras e estoque garante uma operação mais eficiente, trazendo benefícios tanto para o processo produtivo quanto para a saúde financeira do negócio.
Por que é importante alinhar a gestão de compras e estoque?
O alinhamento entre a gestão de compras e estoque é importante para o bom funcionamento de uma empresa, pois garante que os materiais ou produtos adquiridos correspondam às reais necessidades da operação.
Esse alinhamento ajuda a manter o equilíbrio certo entre o que é comprado e o que é armazenado, evitando tanto a falta de produtos quanto o excesso que pode gerar custos adicionais.
Evitar desperdício
Um dos principais benefícios desse alinhamento é a redução de desperdício. Quando há uma boa comunicação entre compras e estoque, a empresa evita adquirir produtos que não serão utilizados ou que podem perder validade.
Assim, o controle de estoque fica mais preciso, e a empresa pode gerenciar melhor os prazos de validade, além de garantir que os itens armazenados sejam realmente necessários. Isso também ajuda a prevenir a perda de materiais e otimiza o uso dos recursos disponíveis.
Melhores condições de negociação
Tendo uma gestão de compras e estoque alinhadas, a empresa pode se planejar melhor e evitar compras de última hora, que costumam ser mais caras e com condições menos favoráveis.
Com previsibilidade, o time de compras consegue buscar melhores ofertas no mercado, negociar prazos de pagamento mais flexíveis e até obter descontos por volume.
Esse planejamento antecipado, proporcionado por uma boa gestão de estoque, garante que as aquisições sejam feitas em condições mais vantajosas para a empresa.
Economia
A economia gerada por uma gestão eficiente de compras e estoque vai além de evitar desperdícios. Ao manter os níveis adequados de estoque e evitar compras emergenciais, a empresa economiza em vários aspectos, como custos de armazenamento, transporte e até multas por entregas atrasadas.
Além disso, a possibilidade de negociar melhores condições de compra contribui diretamente para a redução de gastos operacionais.
Essa economia obtida com a gestão integrada impacta positivamente a saúde financeira da empresa, permitindo que os recursos sejam alocados de maneira mais eficiente.
Como integrar a gestão de compras e estoque?
Elaboração de um calendário de compras
Com base no histórico de vendas e nas previsões de demanda, o calendário ajuda a planejar as aquisições de forma estratégica, evitando compras emergenciais que geralmente resultam em condições menos vantajosas.
Isso permite que a empresa mantenha um estoque adequado, evitando tanto a falta de produtos quanto o acúmulo desnecessário, além de proporcionar uma maior organização das reposições.
Gestão das entradas e saídas de produtos e materiais
Um dos pilares para integrar compras e estoque é o controle rigoroso das entradas e saídas de mercadorias. Para isso, monitorar o fluxo de materiais que chegam e saem é essencial para saber exatamente o que está disponível e o que precisa ser adquirido.
Esse acompanhamento garante que o setor de compras tenha uma visão precisa do que realmente está faltando no estoque, permitindo que os pedidos sejam feitos na hora certa, evitando excessos ou faltas.
Faça o inventário de produtos e materiais
Ao realizar contagens regulares, a empresa pode comparar o estoque físico com os registros do sistema, garantindo que as informações estejam corretas. Isso reduz o risco de problemas como produtos em falta ou excesso e ajuda a manter o estoque sempre atualizado e alinhado com as necessidades de compras.
Descrição e categoria dos produtos
Para facilitar a gestão de estoque e compras, é importante padronizar a descrição e a categorização dos produtos. Essa prática organiza o armazenamento e evita confusões no momento de registrar entradas e saídas.
Com uma identificação clara e padronizada, a equipe pode localizar os produtos rapidamente e saber exatamente o que está disponível. Dessa forma, é possível evitar erros de compra, como duplicação de itens, melhorando a eficiência geral.
Não permita a falta ou o excesso de itens no estoque
O acompanhamento de vendas e o controle das movimentações permitem que o setor de compras saiba exatamente quando é hora de repor ou reduzir certos itens.
Dessa forma, a empresa evita a falta de produtos essenciais, que pode impactar as vendas, e também previne o acúmulo de mercadorias desnecessárias, que pode gerar custos adicionais.
Boa relação com fornecedores
Manter uma boa relação com fornecedores é uma peça-chave na integração entre compras e estoque, pois um relacionamento sólido facilita negociações de preços, prazos de entrega e condições de pagamento.
Além disso, ter opções alternativas de fornecedores para os mesmos materiais dão mais flexibilidade ao setor de compras, ajudando a garantir que o estoque seja reposto de forma eficiente, mesmo em situações emergenciais.
Automação de processos
Utilizar um sistema de gestão que automatize o controle de entradas, saídas e reposições facilita o acompanhamento em tempo real e torna o processo mais preciso.
Isso diminui o risco de erros manuais, melhora a comunicação entre setores e permite uma análise mais eficiente dos dados de estoque, contribuindo para uma tomada de decisão mais rápida e assertiva.
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A Nimbi é uma empresa referência em tecnologia para gestão de supply chain, desenvolvendo soluções que otimizam operações e aumentam a eficiência em compras e estoque.
Nossa principal solução, o eProcurement, oferece uma transformação digital completa para o processo de compras, desde a homologação de fornecedores até o pagamento, garantindo conformidade com as melhores práticas de mercado e uma gestão mais eficiente e estratégica.
Com base em tecnologia SaaS na nuvem, o eProcurement permite que a área de compras foque nas decisões estratégicas, enquanto a plataforma automatiza atividades operacionais.
Um dos grandes diferenciais do eProcurement é sua capacidade de melhorar a gestão integrada de compras e estoque. Com um controle rigoroso das entradas e saídas de materiais, a plataforma ajuda a manter o estoque sempre atualizado, evitando tanto a falta de produtos quanto o excesso que gera custos desnecessários.
A padronização de descrições de itens, a gestão automatizada de contratos e a análise contínua de indicadores-chave de desempenho (KPIs) proporcionam precisão e agilidade na reposição de estoque, eliminando desperdícios e maximizando a eficiência.
Além disso, o módulo Compra automatiza o fluxo de requisições e pedidos, com aprovações personalizadas e controle de contratos e serviços, aumentando em até 42% a produtividade da equipe de compras.
Já o Catálogo permite que itens previamente negociados sejam adquiridos automaticamente, garantindo controle sobre faturamento, especificações e condições comerciais, resultando em economias superiores a 30% nos custos de compra.
Outro destaque da solução é o módulo Follow-up, que acompanha todo o processo de compras até a entrega final, permitindo uma visão completa do status de cada pedido. Isso facilita o compartilhamento de informações atualizadas e mantém a integração perfeita com o ERP da empresa, otimizando o fluxo de trabalho e garantindo que a gestão de estoque seja sempre precisa e eficiente.
Com o eProcurement da Nimbi, a sua empresa também tem acesso a funcionalidades como antecipação de recebíveis para fornecedores e análises detalhadas de performance operacional e de equipe.
Esses recursos oferecem insights estratégicos que vão além da automação, fortalecendo relações com fornecedores, melhorando o capital de giro e trazendo uma visão mais clara e detalhada sobre toda a cadeia de suprimentos.
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Em resumo
Qual é a relação entre a gestão de compras e estoque?
A gestão de compras e estoque são interdependentes: compras usa dados do estoque para planejar aquisições, e o estoque deve ter espaço para armazenar os itens comprados. Essa coordenação evita excessos e falta de produtos.
Por que é importante alinhar a gestão de compras e estoque?
O alinhamento entre gestão de compras e estoque é importante para evitar faltas ou excessos de produtos, reduzir desperdícios, melhorar negociações e gerar economia. Isso permite compras planejadas, evita custos adicionais, otimiza o uso de recursos e garante melhores condições financeiras para a empresa.
Como integrar a gestão de compras e estoque?
Para integrar a gestão de compras e estoque, é necessário:
- criar um calendário de compras com base em previsões e histórico de vendas, evitando compras emergenciais;
- controlar rigorosamente as entradas e saídas de produtos para garantir que o estoque reflete as necessidades reais;
- fazer inventários regulares para verificar a precisão dos registros;
- padronizar a descrição e categorização dos produtos para facilitar o controle e evitar duplicidades;
- evitar faltas ou excessos de itens, ajustando as reposições conforme o fluxo de vendas;
- manter boas relações com fornecedores para facilitar negociações e reposições eficientes;
- automatizar processos de controle para maior precisão e eficiência na gestão.
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