Metodologias ágeis: 5 benefícios de implementá-las na área de compras

Não é de hoje que a área de compras vem se transformando. Antes a missão de encontrar preços baixos era a protagonista do dia a dia do setor, hoje, além desta, existem outras operações que carecem de atenção. Gerar mais produtividade e identificar custos ocultos são alguns exemplos. A implementação de metodologias ágeis é apenas uma das mudanças visíveis. Seu maior objetivo é servir como um guia para equipes que desejam sair do foco operacional e aproveitar mais as oportunidades.

Neste artigo, você encontrará algumas vantagens percebidas após a execução de técnicas, além de conhecer as principais delas. Acompanhe!

O que são metodologias ágeis?

Metodologias ágeis são abordagens de gestão de projetos que priorizam a flexibilidade, a colaboração e a entrega contínua de valor. Diferente dos métodos tradicionais, que seguem um planejamento rígido e sequencial, elas dividem os projetos em ciclos curtos, chamados de sprints, permitindo ajustes frequentes e respostas rápidas às mudanças.

Essas metodologias surgiram no contexto do desenvolvimento de software, mas, hoje, são aplicadas em diversas áreas, incluindo a gestão de compras. O principal objetivo é melhorar a eficiência e a qualidade dos processos, promovendo uma comunicação constante entre as equipes e os clientes.

Quais os pilares de uma metodologia ágil?

As metodologias ágeis são fundamentadas em quatro pilares principais que orientam suas práticas e princípios, sendo eles:

Indivíduos e interações acima de processos e ferramentas

A colaboração entre as pessoas é mais importante do que seguir rigidamente processos ou depender de ferramentas específicas. A comunicação eficaz e a cooperação são essenciais para o sucesso dos projetos.

Software funcionando mais do que a documentação abrangente

A prioridade é entregar um produto funcional que atenda às necessidades dos clientes, em vez de gastar tempo excessivo na criação de documentação detalhada. A entrega contínua de valor é fundamental.

Colaboração com o cliente mais do que a negociação de contratos

O envolvimento constante do cliente no processo de desenvolvimento é crucial. Isso garante que o produto final esteja alinhado com as expectativas e necessidades do cliente, permitindo ajustes rápidos conforme necessário.

Responder mais às mudanças do que simplesmente seguir um plano

A flexibilidade para adaptar-se a mudanças é um dos principais diferenciais das metodologias ágeis. Em vez de seguir um plano fixo, as equipes ágeis estão preparadas para ajustar suas estratégias conforme surgem novas informações e necessidades.

Conheça os 12 princípios das metodologias ágeis

O Manifesto Ágil foi criado por um conjunto de desenvolvedores de software interessados em aperfeiçoar sua produção por meio de técnicas de crescimento acelerado. Ao todo, dezesseis profissionais se uniram e escreveram o documento.

Apesar de ter sido feito por um grupo ligado ao nicho de tecnologia, ele é indicado para todos os segmentos. Conheça quais são os preceitos e complemente seu entendimento sobre o tema.

1. Os projetos devem ser orientados por valores e resultados alcançáveis;
2. As atividades devem ser estáveis e sustentáveis;
3. O aperfeiçoamento contínuo garante agilidade;
4. A mudança deve ser vista como oportunidade;
5. Não há espaço para microgerenciamento;
6. As pessoas devem ser empoderadas;
7. Velocidade e valor caminham juntos;
8. Satisfação do cliente é prioridade;
9. O interpessoal deve ser o foco;
10. Colaboração acima do conflito;
11. Sempre há como melhorar;
12. Simplicidade.

Diferenças entre uma metodologia ágil e uma metodologia tradicional

As metodologias ágeis e tradicionais diferem em vários aspectos fundamentais, refletindo abordagens distintas para a gestão de projetos.

Flexibilidade vs. rigididade

As metodologias ágeis são conhecidas por sua flexibilidade, permitindo ajustes frequentes ao longo do projeto. Em contraste, as metodologias tradicionais seguem um plano rígido e sequencial, com pouca margem para mudanças.

Entrega contínua vs. entrega única

Em metodologias ágeis, as entregas são feitas de forma contínua e incremental, permitindo feedback constante e melhorias ao longo do desenvolvimento. Já nas metodologias tradicionais, a entrega ocorre apenas ao final do projeto, com todas as etapas concluídas de uma vez.

Colaboração vs. hierarquia

As metodologias ágeis enfatizam a colaboração entre todos os membros da equipe e o cliente, promovendo uma comunicação aberta e constante. Por outro lado, as metodologias tradicionais tendem a ser mais hierárquicas, com decisões centralizadas e menos interação direta com o cliente.

Documentação vs. produto funcional

Enquanto as metodologias tradicionais valorizam a documentação detalhada e abrangente, as metodologias ágeis priorizam a entrega de um produto funcional, com a documentação sendo mínima e apenas o suficiente para suportar o desenvolvimento.

Planejamento detalhado vs. adaptação contínua

Nas metodologias tradicionais, o planejamento é feito de forma detalhada no início do projeto, com todas as etapas definidas antecipadamente. Em contraste, as metodologias ágeis adotam um planejamento contínuo, adaptando-se às mudanças e novas informações que surgem durante o desenvolvimento.

Saiba quais são as metodologias ágeis essenciais para a área de compras

Metodologias ágeis são recursos indispensáveis para qualquer ramo de mercado. Na área de compras, não é diferente. Partindo de uma condição onde ter agilidade é importante para alcançar diversos benefícios a médio e longo prazo,  atingir o equilíbrio é crucial. A linha entre ser rápido e perder eficiência é tênue.

Dessa forma, as metodologias ágeis chegam para promover essa harmonia tão valiosa e necessária. Para entender como elas colaboram para atingir a eficiência, veja quais são as estratégias usadas.

1. Scrum

Para gerenciar os fluxos, esse método tem como ideia central a organização dos processos por meio de ciclos, ou sprints, como também são chamados. O objetivo é separar as responsabilidades e realizar reuniões periódicas para acompanhar o andamento do projeto. Um dos diferenciais é que a próxima etapa não deve ser iniciada se a anterior não estiver concluída.

O americano Jeff Sutherland escreveu um livro sobre o tema com o título “A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”. A partir daí já dá para ter uma ideia da efetividade da metodologia.

2. Lean

Ideal para permear as tarefas relacionadas à obtenção de saving, ele é utilizado desde startups até grandes indústrias. Conhecido por ser criado pela Toyota na década de 80 para acelerar sua produção, tem como objetivo eliminar desperdícios. Otimização é a palavra-chave quando se trata dessa metodologia. Sua prioridade é ampliar os olhares sobre o que é oneroso e ultrapassado. Com a visão macro aplicada, o time será melhor orientado para a alta performance.

3. Kanban

Talvez seja uma das práticas mais comuns. Kanban é um termo japonês que, em sua tradução quer dizer “cartão” ou “sinalização”. Consiste em uma disposição visual dos elementos do projeto, simplificando a realização das etapas. Por trás dele, está o conceito de fazer o que tem que ser feito e, para que se concretize, as pessoas devem saber os próximos passos. O que, nesse modelo, é possível.

4. Smart

Se você busca uma lógica ou critério para facilitar a criação de metas, a Smart é bem útil. O nome, na verdade, é uma sigla. Saiba o que cada letra significa.

• S: specific (específico);
• M: measurable (mensurável);
• A: attainable (atingível);
• R: relevant (relevante);
• T: time-related (temporal).

Confira quais as vantagens de trabalhar com metodologias ágeis na área de compras

Adotar metodologias ágeis na área de compras é uma estratégia capaz de preparar os times para responder rapidamente aos acontecimentos. Vivemos em um mundo VUCA e tomar decisões com velocidade faz diferença.

Os processos automatizados viabilizam isso e fornecem fluidez na adaptação às transformações do segmento. Entretanto, os proveitos podem ser ainda maiores. Confira os principais.

1. Fluidez na rotina de trabalho

As demandas táticas e operacionais tomam todo o dia de quem lida com a área de compras. Por esse motivo, aplicar metodologias ágeis é uma saída para dividir bem os prazos e, finalmente, empregar energia em ações estratégicas.

2. Redução de custos operacionais

Assim como qualquer setor, a área de compras precisa conhecer seus gargalos para diminuir o valor gasto sem necessidade. Com as metodologias ágeis, torna-se simples visualizar onde é possível aprimorar para descobrir essas brechas.

Imagine, por exemplo, quantas horas mensais e montante em dinheiro são envolvidos em um controle manual de emissão de notas fiscais. Para substituir, pode-se utilizar um software. Ele automatiza a atividade e permite que o profissional reduza, além dos custos com impressões, o tempo investido em uma tarefa tão demorada.

3. Aumento da produtividade

Já ficou claro como as metodologias ágeis conseguem ser bem aproveitadas na rotina de quem lida com compras. Esse ponto, especificamente, é muito beneficiado por elas. Executando-as na íntegra, o time conseguirá ter clareza sobre suas metas, próximos passos, ameaças e oportunidades.

O êxito, então, gera maior produtividade, sentida não apenas na execução em si, mas também no bem-estar da equipe. Esta, por sua vez, estará trabalhando em um ambiente onde há transparência e preocupação em solucionar os problemas.

4. Consolidação do relacionamento com fornecedores

Fortalecer o relacionamento com a base de parceiros proporciona inúmeros ganhos. A partir da execução de uma das metodologias citadas, ou, até mesmo, outras que você julgar adequadas, encontrar situações de fraqueza no vínculo com fornecedores será fácil. Com esse registro, conseguirá executar um plano de ação visando aproximá-lo do departamento. Essa atitude é rentável e muito favorável para a empresa.

5. Mais resiliência e facilidade para adaptações

Como já citamos, o cenário atual prioriza a instantaneidade, pois é incerto e volátil. As transformações ocorrem numa velocidade que nem sempre é possível acompanhar, especialmente em uma realidade voltada às estratégias de negociação. Otimizar e automatizar as tarefas por meio de metodologias ágeis é uma saída para desenvolver a resiliência nesse contexto.

Implementar metodologias ágeis na área de compras pode transformar a eficiência e a qualidade dos processos. Ao adotar uma abordagem flexível e colaborativa, as equipes de compras podem responder rapidamente às mudanças do mercado, melhorar a comunicação interna e externa, e entregar resultados mais alinhados com as necessidades do negócio. 

Se você deseja saber mais sobre como otimizar seus processos de compras, acesse nosso artigo sobre fluxograma de compras.

Resumindo

O que são e como funcionam as metodologias ágeis?

Metodologias ágeis são práticas de gestão de projetos que priorizam a flexibilidade, a colaboração e a entrega contínua de valor. Elas funcionam dividindo grandes projetos em ciclos curtos, chamados sprints, permitindo ajustes frequentes e respostas rápidas às mudanças. 

Essas metodologias envolvem a participação ativa de todos os membros da equipe e do cliente, garantindo que o produto final esteja sempre alinhado com as necessidades e expectativas.