3 dificuldades da gestão de gastos na área de compras

janeiro 24, 2022

Para os compradores, a gestão de gastos faz parte do dia a dia. Afinal, mesmo com um orçamento, muitas vezes restrito, deve-se atender às solicitações internas e, ainda, garantir o saving nas operações. Acontece que, quando falamos em gastos, não estamos nos referindo apenas ao quanto se paga em cada negociação. Existem muitos deles que são ocultos mas, mesmo assim, podem ter um impacto significativo nos cofres da empresa ― e no desempenho da área de compras.

Na gestão dos gastos, existem aqueles que são considerados de cauda longa, os chamados Tail Spend. Aqui, estão aqueles itens pontuais ou de baixo volume, que não estão ligados, diretamente, à atividade fim da empresa. Ou seja, os indiretos. Essas compras, muitas vezes, não são mapeadas e feitas de acordo com a demanda. Segundo a consultoria McKinsey & Company, elas correspondem a 80% de tudo que é adquirido e 20% dos gastos totais.

Como você percebeu, existem muitos custos a serem gerenciados. Mas, então, por que eles não são tão explorados quanto aqueles que estão envolvidos nas negociações? Neste artigo, reunimos as principais respostas para essa pergunta. Acompanhe.

Conheça as 3 principais dificuldades na gestão de gastos da área de compras

Independente do segmento em que a empresa atua, se você conta com um setor de compras interno sabe que o dia a dia dos profissionais é bastante corrido. E complexo! Além de lidar com todas as requisições que chegam, é preciso negociar, estar atento às especificações técnicas, monitorar (e sempre tentar reduzir) o lead time e, também, gerenciar fornecedores e documentos. Por conta disso, a gestão de gastos acaba ficando bastante comprometida. Claro, o saving é sempre buscado nas transações, mas alguns custos inerentes à operação precisam ser otimizados.

Abaixo, trouxemos 3 motivos pelos quais a sua equipe de compras pode estar deixando a gestão de custos de lado. Leia com atenção e veja se algum deles ainda faz parte da rotina do seu time.

1. Sobrecarga dos profissionais

Você acabou de ver um pouco sobre a rotina dos compradores, certo? Em meio a tantas tarefas, é natural que a gestão de custos acabe sendo deixada de lado. Afinal, para que ela seja realizada, é preciso que a equipe possa ter tempo hábil para coletar dados sobre esses custos ocultos, conseguir identificá-los e mapeá-los, além de traçar estratégias a fim de minimizá-los. Definitivamente, isso não acontece quando os profissionais se veem em meio a processos manuais, como a homologação de fornecedores.

Quando o time de compras está sobrecarregado com atividades que já poderiam ser automatizadas por meio de tecnologias de e-procurement, tarefas estratégicas importantes são negligenciadas. A gestão de custos é uma das que mais sofrem com a falta de envolvimento da área, que se resume a ser uma mera “recebedora de pedidos”.

2. Falta de apoio tecnológico

No contexto de Compras 4.0 que estamos vivenciando, já não há desculpas para insistir em modelos de operação manuais. Hoje, com as cloud platforms, o trabalho da área ganhou uma poderosa aliada na otimização. E, assim, mais autonomia para se envolver em assuntos, de fato, relevantes para o negócio, como a gestão de custos.

Ao contar com a tecnologia, é possível automatizar até 70% dos processos que envolvem as compras. Além disso, adotá-la possibilita um ganho de produtividade de, em média, 30%, enquanto o ciclo de compra apresenta uma redução de até 40%. Com ela, também há muito mais visibilidade sobre os custos. Nas inovações mais robustas, a equipe tem acesso aos principais indicadores de desempenho, como custo evitado, saving e, claro, a gestão dos custos por categoria de produtos.

3. Descentralização de compras

Muitos acreditam que essa descentralização significa fluidez para o processo. Entretanto, na realidade, o que costuma acontecer é justamente o oposto: retrabalhos, fluxos mais longos e perda de informações, quando o processo não é bem estruturado e acompanhado por uma célula central. Porém, vale mencionar que já é possível dar autonomia aos requisitantes sem comprometer a produtividade da área de compras. Isso pode ser feito por meio de um marketplace corporativo, onde os requisitantes encontrarão catálogos com itens já negociados de vendedores previamente qualificados.

Dessa forma, a centralização acontece em uma plataforma, não em uma equipe. Assim, todas as áreas de uma mesma empresa podem adquirir, com autonomia, em um ambiente organizado com os catálogos de fornecedores e produtos implementados pela área de suprimentos. Assim, em um único lugar, todas as aquisições ficam registradas e unificadas. O histórico, então, torna-se bastante robusto, ao conseguir angariar os dados de todas as aquisições.

Proporcionar acesso aos parceiros que estão aptos a cumprir com a demanda e com as políticas de compliance, dá aos compradores a segurança necessária para se aterem a partes mais estratégicas da operação, como a gestão de custos. Os fornecedores, inclusive, podem representar um Tail Spend. Entenda melhor sobre esse assunto no artigo Por que não fazer a gestão dos fornecedores custa caro para sua empresa?