Critérios de homologação de fornecedores: 3 pontos de atenção ao definir quem fará parte da sua lista
A homologação de fornecedores envolve a análise e seleção dos critérios a serem homologados, avaliação e monitoramento de fornecedores para garantir que eles atendam aos padrões e requisitos da organização.
Dessa forma, ao escolher fornecedores confiáveis, as empresas podem construir relações comerciais sólidas e promover um ambiente de negócios mais estável e eficiente.
Neste artigo, entenda os principais critérios a considerar na hora de escolher os fornecedores para seu negócio e como a tecnologia da Nimbi pode ajudar. Continue a leitura!
Entenda o conceito de homologação de fornecedores
A homologação de fornecedores é um procedimento em que uma empresa avalia e seleciona seus fornecedores para garantir que eles atendam a determinados critérios de qualidade, conformidade e desempenho.
Esse processo envolve a aplicação de diretrizes e ações específicas para assegurar que os fornecedores possam cumprir suas obrigações de maneira eficiente e confiável.
Quando um fornecedor é homologado, ele se compromete a seguir as políticas de fornecimento e disponibilizar informações dentro dos critérios estabelecidos pela empresa. Isso estabelece uma relação de parceria baseada na transparência e na qualidade, o que é essencial para a produtividade e sucesso das partes envolvidas.
A homologação de fornecedores também visa mitigar riscos associados à cadeia de suprimentos, como atrasos ou falhas no fornecimento, garantindo que os produtos ou serviços entregues estejam em conformidade com as expectativas da empresa contratante.
Além disso, esse processo pode resultar em vantagens econômicas, como a redução de custos e a obtenção de preços mais competitivos, ao mesmo tempo que aumenta a segurança e a confiabilidade das operações comerciais.
3 critérios para considerar ao realizar a homologação de fornecedores
Antes de mais nada, é necessário que a sua base de fornecedores esteja dividida em categorias. Até porque os compradores sabem que existem distinções entre as compras de indiretos e as de matérias-primas, por exemplo. Consequentemente, os critérios de avaliação são diferentes para esses fornecedores.
Entretanto, alguns deles devem ser os mesmos para todos, não importa a categoria na qual se enquadra. E o fluxo para firmar a parceria também. É recomendado que todos os potenciais fornecedores passem, indistintamente, pelas etapas de pré-cadastro e homologação para estar apto a fornecer.
A segunda parte merece cuidado redobrado. Veja, a seguir, o que não pode deixar de ser avaliado na hora de qualificá-los.
1. Antecedentes
Muitas organizações já lidam com os mesmos parceiros há tempos e, por isso, ignoram esse critério quando precisam fazer a homologação de fornecedores novos. Porém, ele vale não apenas para quem está por entrar na lista, mas também para quem já faz parte dela. Claro que, no caso dos que estão participando do processo, esse passo pode ser mais rigoroso.
Entretanto, dar uma boa checada nos antecedentes dos fornecedores é uma boa prática que vem sendo ainda mais importante. Falamos isso por conta da evolução do compliance em compras, que preza pela lisura das ações de todos os membros da cadeia.
Mesmo que, com a sua empresa, o fornecedor sempre tenha tido uma boa conduta, no caso de envolvimento em problemas com outro cliente, a imagem do seu negócio pode sair arranhada.
2. Documentação
Talvez essa seja a parte mais complexa de toda a homologação de fornecedores. Também, é onde os compradores podem passar mais tempo em busca das comprovações.
Isso porque engloba recolhimento de documentos que confirmem a qualidade (normas técnicas, certificações etc.), regularidades fiscais e jurídicas, além, é claro, do contrato que será firmado entre as partes.
Aqui, é preciso, inclusive, realizar consultas públicas para averiguar a idoneidade do parceiro e, ainda, analisar sua saúde financeira. Afinal, o cenário vivido por ele pode impactar diretamente na capacidade de abastecimento ou prestação de serviços.
Vale lembrar também que a homologação não acontece apenas uma vez! A base de fornecedores deve passar por atualizações constantes, o que exige que a equipe esteja atenta à validade dos documentos.
3. Suporte
O que o parceiro tem a oferecer após a compra ter sido realizada? Pode parecer que esse é um critério menos importante que os outros, mas não se engane!
Nada pior que ficar sem atualizações do fornecedor, ter o prazo de entrega alterado sem aviso ou, então, receber uma remessa errada e não ter contato direto com o vendedor para resolver o problema.
Assim, ter acertado os termos de suporte é um passo fundamental para a homologação de um fornecedor.
Bônus: 4 critérios para uma homologação de fornecedores eficiente
4. Realize uma reunião
Esse encontro permite discutir interesses e expectativas da negociação de forma direta, sendo possível conhecer melhor a infraestrutura da empresa parceira, entender seu histórico e avaliar a compatibilidade cultural entre as organizações.
Durante a reunião, é possível esclarecer dúvidas, alinhar objetivos e estabelecer uma relação mais próxima e colaborativa, o que pode facilitar futuras interações e negociações.
Além disso, é uma oportunidade para avaliar a qualidade do atendimento e o comprometimento do fornecedor, aspectos essenciais para um relacionamento saudável e produtivo.
5. Negocie e conheça todas as condições
Uma vez selecionado o fornecedor, é necessário negociar e acordar todos os pontos da relação comercial, como estabelecer normas, diretrizes, condições de fornecimento, preços, prazos e formas de pagamento.
Ainda, durante a negociação, deve-se discutir políticas de devolução, suporte técnico, garantias e quaisquer outras condições específicas que possam impactar a relação comercial.
Esse processo deve ser conduzido com transparência e detalhamento, garantindo que as partes compreendam e aceitem os termos estabelecidos, de modo que não haja surpresas e assegure que todas as expectativas e responsabilidades estejam claramente definidas.
6. Formalize o contrato
A formalização do contrato é a etapa em que todas as condições negociadas são documentadas oficialmente. Esse contrato deve esclarecer e detalhar todos os aspectos do acordo, incluindo os termos de fornecimento, as obrigações das partes, os prazos, os preços e as condições de pagamento.
É importante que o contrato seja claro e completo, evitando ambiguidades que possam gerar conflitos futuros. Além disso, o contrato deve incluir cláusulas que protejam a empresa em caso de descumprimento dos termos pelo fornecedor, estabelecendo as penalidades e os procedimentos a serem seguidos.
Um contrato bem elaborado serve como uma referência para resolver quaisquer disputas ou mal-entendidos que possam surgir durante a vigência do acordo. Ele também fornece uma base para a relação comercial, assegurando que as partes cumprem suas obrigações.
7. Monitore o desempenho
Monitorar o desempenho dos fornecedores após a homologação é necessário para garantir que eles continuem atendendo às expectativas e cumprindo os termos estabelecidos no contrato.
Esse monitoramento deve ser contínuo e baseado em indicadores-chave de desempenho (KPIs) pré-definidos, que avaliem a qualidade dos produtos ou serviços, a pontualidade nas entregas, a conformidade com as normas legais e regulatórias e o nível de atendimento.
Ao manter um acompanhamento regular, é possível identificar problemas ou não conformidades rapidamente, possibilitando a tomada de ações corretivas antes que se tornem críticas.
Além disso, o monitoramento contínuo facilita a manutenção de um relacionamento saudável e produtivo com os fornecedores, incentivando a melhoria contínua e a colaboração.
Para isso, ter canais abertos de comunicação e fornecer feedback construtivo são práticas essenciais para assegurar que os fornecedores permaneçam alinhados com os objetivos e valores da empresa, contribuindo para a eficiência operacional e a satisfação dos clientes.
Saiba quais os benefícios da homologação de fornecedores
A homologação de fornecedores oferece uma série de benefícios para as organizações, melhorando a eficiência operacional e a qualidade dos produtos e serviços.
Esse processo garante que os fornecedores selecionados atendam aos padrões de qualidade e conformidade necessários, reduzindo riscos e fortalecendo as relações comerciais.
Abaixo, confira os principais benefícios da homologação de fornecedores!
Acordos produtivos
Ao selecionar fornecedores confiáveis e competentes, é possível estabelecer acordos mais produtivos e vantajosos, aumentando a eficiência operacional, com prazos de entrega mais confiáveis e custos reduzidos. Isso facilita a celebração de acordos que beneficiam ambas as partes, promovendo parcerias estratégicas alinhadas aos objetivos da organização.
Essas parcerias estratégicas otimizam os processos de produção e incentivam a colaboração, estreitando o relacionamento e permitindo o compartilhamento de conhecimentos e ganhos mútuos.
Ganho de qualidade
Um dos benefícios mais evidentes da homologação de fornecedores é o ganho de qualidade. A seleção criteriosa dos fornecedores assegura que os produtos e serviços oferecidos atendam aos padrões desejados pela empresa. A verificação da procedência e a realização de testes de qualidade garantem que apenas materiais e serviços de alta qualidade sejam utilizados.
No caso de fornecedores de serviços, a checagem detalhada permite contratar profissionais bem instruídos e preparados, resultando em um desempenho superior e na satisfação dos clientes. Isso reduz retrabalhos e eleva o padrão dos produtos finais oferecidos pela empresa.
Menores chances de irregularidades
A homologação de fornecedores inclui uma análise detalhada dos antecedentes e da conformidade dos fornecedores, reduzindo significativamente as chances de irregularidades.
Esse processo rigoroso de avaliação assegura que os fornecedores estão em conformidade com todas as normas legais e regulamentares, diminuindo os riscos de falhas no relacionamento comercial.
Além disso, a análise criteriosa permite identificar e mitigar potenciais riscos financeiros, como a entrega de produtos defeituosos, problemas de capacidade financeira, corrupção e suborno. Com isso, é possível proteger a reputação da organização e seus interesses, garantindo uma relação comercial segura e confiável.
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