Critérios de homologação de fornecedores: 3 pontos de atenção ao definir quem fará parte da sua lista

homologação de fornecedores

A homologação de fornecedores é uma das atividades-chave para o bom rendimento da área de suprimentos. Afinal, é com base nessa qualificação que os compradores sabem que aquele é um parceiro que atende às necessidades de determinada categoria e está apto a prestar serviços. Não realizar esse processo expõe a empresa a alguns riscos, como desabastecimento e danos à imagem corporativa.

Bom, ciente dessa importância, é natural que muitos queiram saber quais os critérios mais relevantes a serem avaliados. Para ajudar a definir os pontos de atenção na homologação de fornecedores do seu negócio, criamos este artigo. Nele, você encontrará algumas dicas que auxiliarão a equipe de compras nessa parte do procurement.

Homologação de fornecedores: 3 critérios para considerar ao montar a sua base

Antes de mais nada, é necessário que a sua base de fornecedores já esteja dividida em categorias. Até porque os compradores sabem que existem distinções entre as compras de indiretos e as de matérias-primas, por exemplo. Consequentemente, os critérios de avaliação são diferentes para esses fornecedores.

Entretanto, alguns deles devem ser os mesmos para todos, não importa a categoria na qual se enquadra. E o fluxo para firmar a parceria também. É recomendado que todos os potenciais fornecedores passem, indistintamente, pelas etapas de pré-cadastro, homologação e cadastro. A segunda parte merece cuidado redobrado. Veja, a seguir, o que não pode deixar de ser avaliado na hora de qualificá-los.

1. Antecedentes

Muitas organizações já lidam com os mesmos parceiros há tempos e, por isso, ignoram esse critério quando precisam fazer a homologação de fornecedores novos. Porém, ele vale não apenas para quem está por entrar na lista, mas também para quem já faz parte dela. Claro que, no caso dos que estão participando do processo, esse passo pode ser mais rigoroso.

Entretanto, dar uma boa checada nos antecedentes dos fornecedores é uma boa prática que vem sendo ainda mais importante. Falamos isso por conta da evolução do compliance em compras, que preza pela lisura das ações de todos os membros da cadeia. Mesmo que, com a sua empresa, o fornecedor sempre tenha tido uma boa conduta, no caso de envolvimento em problemas com outro cliente, a imagem do seu negócio pode sair arranhada.

2. Documentação

Talvez essa seja a parte mais complexa de toda a homologação de fornecedores. Também, é onde os compradores podem passar mais tempo em busca das comprovações. Isso porque engloba recolhimento de documentos que confirmem a qualidade (normas técnicas, certificações etc.), regularidades fiscais e jurídicas, além, é claro, do contrato que será firmado entre as partes.

Aqui, é preciso, inclusive, realizar consultas públicas para averiguar a idoneidade do parceiro e, ainda, analisar sua saúde financeira. Afinal, o cenário vivido por ele pode impactar diretamente na capacidade de abastecimento ou prestação de serviços. Vale lembrar também que a homologação não acontece apenas uma vez! A base de fornecedores deve passar por atualizações constantes, o que exige que a equipe esteja atenta à validade dos documentos.

3. Suporte

O que o parceiro tem a oferecer após a compra ter sido realizada? Pode parecer que esse é um critério menos importante que os outros, mas não se engane! Nada pior que ficar sem atualizações do fornecedor, ter o prazo de entrega alterado sem aviso ou, então, receber uma remessa errada e não ter contato direto com o vendedor para resolver o problema. Assim, ter acertado os termos de suporte é um passo fundamental para a homologação de um fornecedor.

Outsourcing de compras: veja como esse serviço pode otimizar a homologação de fornecedores

Como você pôde perceber, trouxemos alguns dos pontos mais delicados no momento de fazer a homologação de fornecedores. Critérios básicos como capacidade de fornecimento, condições de pagamento, prazos e garantia de qualidade são de conhecimento de todo comprador, além de serem imprescindíveis para a qualificação de todos os parceiros.

No começo deste artigo, mencionamos a complexidade de realizar esse trabalho. E vistas as nuances do processo, não é de espantar que muitas empresas acabam deixando essa parte de lado. Porém, não fazer isso traz uma série de riscos. Desse modo, muitos têm recorrido à terceirização de alguns dos processos de compras, incluindo a homologação de fornecedores.

Assim, a contratada assume toda a parte que envolve a análise de documentos, avaliação reputacional e estudo de viabilidade financeira dos parceiros que já constam na base. Esse é um fluxo totalmente personalizado, que deve seguir os parâmetros de cada cliente. É uma ótima maneira de manter a base sempre atualizada e tirar essa tarefa dos compradores, permitindo que se dediquem a tarefas mais estratégicas, como as negociações.

Quer saber se o serviço é indicado para a sua empresa? No artigo “Outsourcing de compras é para mim? Saiba para quais tipos de empresas esse modelo é interessante”, você sabe quem está apto a contratá-lo. Boa leitura!

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