Quais erros mais comuns na hora de montar um setor de compras interno?

Independente do segmento, todas as empresas são, também, compradoras. Seja de itens simples, como os materiais de escritório, até os mais complexos e de alto valor agregado, essas transações fazem parte do dia a dia de qualquer negócio. Dessa forma, é inegável que erros no setor de compras podem trazer consequências sérias. Baixa qualidade do produto final, compras incorretas ou desnecessárias, interrupção da produção por falta de insumos ou, até mesmo, desvios e corrupção, são as principais.

Para quem está montando, agora, uma área de suprimentos interna, alguns cuidados ajudam a evitar muita dor de cabeça no futuro. Além disso, se a construção do departamento já estiver em consonância com as exigências do mercado, ela pode, inclusive, tornar-se um importante centro estratégico para o negócio.

Neste artigo, trouxemos os erros no setor de compras mais cometidos por gestores que tentam instituí-lo. Leia com atenção e saiba como evitá-los ou, então, corrigi-los na sua empresa.

Erros no setor de compras: 4 que não podem passar despercebidos pelos gestores

Mesmo que a proposta do nosso artigo seja orientar aqueles que estão montando um setor de compras interno, quem já tem um instituído também deve ficar atento. Especialmente se a área está consolidada há anos e poucas mudanças ocorreram nos processos desde a sua criação. Confira, abaixo, nossa lista com 4 atitudes que precisam ser evitadas.

1. Ignorar as tecnologias de E-procurement

A área de compras, muitas vezes, carece de investimentos em ferramentas que agilizem o dia a dia dos profissionais. Entretanto, essas inovações são responsáveis por ganhos em várias frentes, principalmente, quando o assunto é eficiência. Afinal, os processos operacionais são responsáveis por diminuírem drasticamente a produtividade dos profissionais. Estes, ao invés de se dedicarem a questões estratégicas, acabam perdendo tempo atualizando cadastros de fornecedores ou entendendo requisições de compra, por exemplo.

As tecnologias de E-procurement, ao contrário do que muitos pensam, já não são exclusividade dos grandes players. Isso porque, hoje, essas ferramentas estão disponíveis no modelo SaaS (Software as a Service), o que significa que operam em nuvem. Assim, não exigem instalação de um programa nos computadores da empresa. Por meio das cloud platforms, os pagamentos de licenças e aquisição do software são eliminados. A cobrança se dá por meio de mensalidades, o que dá liberdade para que a equipe utilize apenas enquanto enxergar valor. É importante mencionar que as plataformas mais robustas, conseguem proporcionar um ganho de até 30% na produtividade. O ciclo de compra, por sua vez, chega a uma redução de até 40%.

2. Negligenciar a organização e a gestão de documentos

Na hora de estruturar o setor de compras interno, busque instituir os protocolos que guiarão a forma de gestão dos documentos. Esse cuidado evitará alguns problemas bem comuns entre aqueles que já o têm estruturado há tempos. Duplicidade de cadastros, tanto de itens quanto de fornecedores, extravio de informações entre a equipe e perda de prazos importantes figuram entre os principais. Tudo isso, certamente, atrapalha os fluxos de trabalho e sobrecarrega os profissionais.

Para se ter uma ideia do impacto na produtividade diante de documentos desorganizados, um levantamento da consultoria McKinsey mostrou que os colaboradores perdem, diariamente, 1,8 horas apenas procurando informações. Isso sem falar que muitos, por não encontrarem as versões antigas, dedicam-se a recriar os arquivos extraviados. Esse tempo, certamente, poderia ser usado em atividades mais estratégicas para o negócio.

3. Não recorrer à terceirização de tarefas operacionais

É fato que, hoje, vivemos em um contexto de Compras 4.0. Este conceito, “emprestado” da indústria, fomenta a adoção de tecnologias que tornem a gestão de compras mais eficiente e assertiva. Para conquistar isso, é preciso mais que apenas inserir plataformas e ferramentas de automatização na rotina dos profissionais. É necessário que um novo mindset seja trabalhado e que essa agilidade seja parte da cultura organizacional. Por que estamos falando isso? Porque a terceirização de certos processos operacionais se enquadra nessa categoria.

Ela é uma forma de desafogar os compradores e permitir que eles possam se dedicar a tarefas que, realmente, precisam da intervenção de verdadeiros profissionais de Compras 4.0. Uma série de serviços pode ser terceirizada, como consultorias, homologação de fornecedores e follow-up. Dessa forma, atividades táticas, que não agregam valor estratégico ao negócio, são consolidadas e otimizadas por um especialista nesses serviços

4. Tratar o compliance como um assunto secundário

O compliance surgiu para coibir a corrupção e já era amplamente utilizado na gestão pública. Entretanto, o mundo corporativo absorveu esse conceito e, hoje, ele abrange questões trabalhistas, fiscais, concorrenciais e, também, de conduta. O objetivo principal é evitar, detectar e corrigir possíveis irregularidades. A área de compras, por tratar diretamente com negociações estratégicas, orçamentos e fornecedores, é bastante suscetível às tentativas de fraude.

Uma pesquisa da Price Waterhouse Coopers (PWC), realizada com 7.200 participantes de 123 países, revelou que metade das empresas respondentes já havia sofrido com alguma fraude ou crime financeiro. O levantamento, feito em 2018, mostrou um aumento de 36% em relação a 2016. No Brasil, o número passou de 12% para 50%. As irregularidades no setor de compras correspondem a 34% dos casos, perdendo apenas para o roubo de ativos (51%).

No estudo O Perfil Global do Fraudador, os resultados mostram que, em sua maioria, as irregularidades acontecem por influências externas. Quando o fraudador age sozinho, dentro da companhia, ele é descoberto rapidamente nas auditorias internas. Bom, por esses dados, já dá para entender por que esse assunto não pode ficar em segundo plano, certo? Definitivamente, o melhor momento para instituí-lo é na hora de montar um setor de compras interno. Entretanto, aqueles que já o têm na estrutura organizacional devem revisar os processos ou, então, formalizá-los.

É claro que cada empresa tem sua realidade e objetivos. Mas, independente de quais sejam, evitar os erros no setor de compras é fundamental para a competitividade e lucratividade do negócio. Para quem está montando uma equipe, é importante, também, saber mais sobre Strategic Sourcing. Leia o nosso artigo e conheça o conceito de compras estratégicas B2B!