Política de compras: como elaborar e implementar na empresa?
Uma política de compras bem estruturada é essencial para garantir que os processos de compra ocorram de maneira eficiente e transparente. Ao definir diretrizes claras, a empresa consegue alinhar suas práticas de compra aos seus objetivos estratégicos, promovendo a otimização dos processos internos e a redução de custos.
Além disso, uma boa política fortalece as relações com fornecedores, garantindo que as transações sejam realizadas de forma justa e vantajosa para todas as partes envolvidas.
Neste texto, entenda qual a importância de uma política de compras bem estruturada e como elaborar uma na sua empresa. Continue a leitura!
O que é uma política de compras?
Uma política de compras consiste em um conjunto de normas e diretrizes que orientam o processo de aquisição de bens e serviços dentro de uma organização, buscando eficiência, conformidade legal e controle de custos.
Esse documento define desde os critérios para seleção de fornecedores até a forma de lidar com concorrências e negociações, além de assegurar que as aquisições estejam alinhadas com os objetivos financeiros da empresa.
A política de compras também estabelece responsabilidades claras dentro da organização, definindo quem está autorizado a realizar determinadas ações no processo de compra, e como as requisições devem ser feitas e aprovadas. Além disso, ela proporciona uma maior visibilidade e controle sobre os gastos, ajudando a prever custos e evitar desperdícios.
Qual a importância da política de compras?
A política de compras ajuda a garantir que o processo de aquisição seja eficiente e estratégico. Ela permite o controle dos custos, orienta as decisões de compra e mantém o equilíbrio do estoque, evitando tanto a falta quanto o excesso de materiais.
A política de compras também oferece visibilidade sobre as aquisições realizadas, permitindo que a empresa controle seus gastos de maneira eficaz, o que facilita o cumprimento das metas financeiras e melhora a previsibilidade dos custos a curto, médio e longo prazo.
Essa padronização dos processos de compra também colabora no alinhamento das aquisições com as necessidades dos departamentos de marketing, vendas e estoque, promovendo maior produtividade.
Além disso, a política de compras ajuda a fortalecer o relacionamento com fornecedores ao garantir que as parcerias sejam estratégicas e que as aquisições ofereçam o melhor custo-benefício possível.
Ao seguir as diretrizes estabelecidas, a empresa pode evitar desperdícios e assegurar que suas compras atendam aos padrões de qualidade exigidos, contribuindo para uma gestão eficiente.
Quais são os principais elementos de uma política de compras?
Diretrizes e procedimentos
As diretrizes e procedimentos definem o fluxo de trabalho e as regras a serem seguidas durante o processo de aquisição. Em outras palavras, elas são essenciais para padronizar as práticas de compra, assegurando que todas as aquisições ocorram de forma consistente e eficiente.
Elas orientam desde a identificação da demanda por novos itens ou serviços até a finalização do processo, de modo que todas as etapas sejam realizadas de acordo com os padrões estabelecidos pela organização.
Requisitos de homologação de fornecedores
A definição clara dos critérios de homologação de fornecedores garante que a escolha dos parceiros seja feita de maneira objetiva e alinhada aos interesses estratégicos da organização.
Esses critérios podem incluir aspectos como preço, qualidade dos produtos ou serviços, capacidade de entrega, histórico de desempenho e conformidade com os requisitos da empresa, incluindo princípios de ESG (Ambiental, Social e Governança).
Processo de solicitação de compras
O processo de solicitação de compras envolve a formalização da necessidade de aquisição dentro da empresa, ajudando a garantir que todas as compras sejam justificadas e devidamente autorizadas.
A política de compras deve definir claramente como essas solicitações devem ser feitas, quem tem autoridade para aprová-las e quais documentos são necessários para iniciar o processo de aquisição.
Termos e condições de compra
Os termos e condições de compra estabelecem os acordos contratuais entre a empresa e seus fornecedores, o que protege a empresa contra riscos e garante que os fornecedores cumpram com suas obrigações.
A política de compras deve assegurar que todos os termos e condições estejam claros e que as compras sejam realizadas conforme os acordos estabelecidos.
Os termos e condições podem incluir aspectos como prazos de pagamento, condições de entrega, garantias, penalidades por descumprimento e outros detalhes contratuais.
Controle e auditoria
O controle e a auditoria asseguram a conformidade e a integridade do processo de compras, permitindo que a empresa mantenha a transparência e a confiança no processo de compras.
A política deve incluir mecanismos de monitoramento e auditoria para verificar se os procedimentos estão sendo seguidos corretamente e se os objetivos de compras estão sendo alcançados.
Por exemplo, a revisão periódica das transações, a análise do desempenho dos fornecedores e a identificação de possíveis fraudes ou desvios.
Como elaborar uma política de compras?
Entenda o processo de compras da empresa
O primeiro passo para desenvolver uma política de compras eficaz é analisar detalhadamente o funcionamento atual do processo de compras na empresa.
Para isso, envolve mapeie todas as etapas, desde a identificação da necessidade de compra até o fechamento da aquisição, e compreenda o fluxo de compras para identificar possíveis gargalos, ineficiências e áreas de melhoria, permitindo que a política seja construída para otimizar essas fases.
Analise as necessidades da empresa
Após entender o processo de compras existente, é preciso analisar as necessidades da empresa em relação às aquisições, pois permite que a política de compras seja personalizada, garantindo que ela atenda às demandas reais da empresa.
Assim, determine quais produtos e serviços são mais críticos para o funcionamento do negócio, quais critérios devem ser priorizados nas compras e como essas necessidades se alinham com os objetivos estratégicos da organização.
Envolvimento das partes interessadas
A criação de uma política de compras não deve ser feita de forma isolada. É importante envolver todas as partes interessadas no processo, como a equipe de compras, os gestores de departamentos, o setor financeiro e o departamento jurídico.
Esse envolvimento garante que a política reflita as necessidades e expectativas de todos os setores da empresa, além de facilitar a adesão às diretrizes estabelecidas e permitir que a política esteja em conformidade com os regulamentos internos e externos.
Criação de diretrizes claras
A política de compras deve incluir diretrizes claras e bem definidas que orientem todas as fases do processo de aquisição, que devem contemplar desde a seleção de fornecedores, passando pelos procedimentos de solicitação e aprovação de compras, até os termos e condições contratuais.
É essencial que as diretrizes sejam de fácil compreensão e acessíveis a todos os colaboradores responsáveis pela implementação, garantindo que a política seja aplicada em toda a organização.
Como implementar uma política de compras?
Treinamento e capacitação da equipe
A implementação de uma política de compras começa com o treinamento adequado dos colaboradores envolvidos no processo. Todos devem estar cientes das novas diretrizes, entender como aplicá-las e saber quais são suas responsabilidades.
A capacitação contínua é essencial para garantir que a equipe esteja preparada para seguir as normas estabelecidas, evitando erros e garantindo a eficiência nas aquisições. Investir em treinamentos regulares também ajuda a manter a equipe atualizada sobre mudanças na política e em práticas de mercado.
Monitoramento e revisão contínua
Após a implementação, é importante estabelecer um processo de monitoramento constante da política de compras, de modo a realizar ajustes rápidos e assegurar que a política permaneça relevante e eficiente ao longo do tempo.
As revisões periódicas da política também devem ser realizadas para garantir que ela continue alinhada com as necessidades da empresa e as mudanças no mercado.
Para isso, a empresa deve acompanhar a conformidade dos processos, avaliar a eficácia das diretrizes e identificar possíveis áreas de melhoria.
Gestão de fornecedores
A gestão de fornecedores é um componente-chave na implementação de uma política de compras. Assim, deve-se estabelecer critérios claros para a seleção, avaliação e manutenção de fornecedores possibilitam que a empresa trabalhe com parceiros confiáveis e que ofereçam o melhor custo-benefício.
A política deve incluir mecanismos para avaliar o desempenho dos fornecedores regularmente, incentivando a melhoria contínua e garantindo que os padrões de qualidade sejam mantidos. Isso porque um bom relacionamento com fornecedores também facilita negociações e pode trazer vantagens estratégicas para a empresa.
Uso de tecnologia e automação
Sistemas de gestão de compras e ferramentas de automação, como as oferecidas pela Nimbi, podem ajudar a padronizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência.
A automação de tarefas repetitivas, como a geração de pedidos e o monitoramento de contratos, libera tempo para que a equipe de compras se concentre em atividades mais estratégicas.
Além disso, o uso de tecnologia permite um melhor acompanhamento e controle das aquisições, facilitando o cumprimento das diretrizes estabelecidas na política de compras.
Quais são as melhores práticas para uma política de compras eficaz?
Gestão de riscos
Identificar e abordar os riscos relacionados às compras permite que a empresa tome medidas proativas para mitigá-los. Isso envolve identificar os principais riscos, avaliá-los em termos de impacto e probabilidade, e desenvolver estratégias para minimizá-los.
A elaboração de uma matriz de riscos de fornecedores é uma ferramenta útil nesse processo, pois permite classificar ameaças e monitorar possíveis pendências e falhas no compliance, garantindo que essas questões não prejudiquem a empresa.
Avaliação de desempenho de fornecedores
A avaliação contínua do desempenho dos fornecedores permite assegurar a qualidade e a eficiência das aquisições, além de garantir que os fornecedores estejam alinhados com os objetivos da empresa e contribuam para a eficiência do fluxo de produção.
Assim, a política de compras deve incluir critérios claros para a escolha e análise de fornecedores, considerando fatores como qualidade dos produtos, preço, prazo de entrega, lead time e cumprimento de prazos de pagamento.
Para isso, é necessário a definição de KPIs de compras, como custo de aquisição, precisão da compra e taxa de devolução, que ajudarão a monitorar a performance dos fornecedores e otimizar a tomada de decisões com base em dados concretos.
Sustentabilidade e responsabilidade social
A política de compras deve incluir diretrizes que incentivem a escolha de produtos e fornecedores que tenham menor impacto ambiental e que promovam benefícios sociais.
Por exemplo, a seleção de produtos que utilizam menos recursos naturais, consomem menos energia ou geram menos resíduos.
Além disso, uma declaração de sustentabilidade e diversidade pode ser incorporada na política, destacando os compromissos da empresa com práticas éticas e responsáveis, tanto na seleção de fornecedores quanto na aquisição de produtos.
Conheça as soluções da Nimbi
A Nimbi oferece soluções avançadas para otimizar a política de compras das empresas, facilitando a gestão completa do processo de aquisição. Com a plataforma de eProcurement, a empresa pode automatizar todo o ciclo de compras, desde a solicitação até o pagamento, garantindo conformidade, visibilidade e controle em cada etapa do processo.
Além disso, o Nimbi Private é um marketplace exclusivo que permite às empresas criarem um ambiente personalizado para negociações com fornecedores, facilitando a gestão de compras e melhorando a eficiência nas transações.
As soluções da Nimbi garantem conformidade e controle, ajudando as empresas a implementar políticas de compras que priorizam transparência e redução de custos.
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